Делопроизводство в кадровой службе

Егоркина О.Н., бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»

Значительная категория административно-управленческого персонала трудится в режиме ненормированного рабочего времени. При этом не все знают, что указанный график вовсе не означает, что на данных сотрудников не распространяются общепринятые правила, определяющие время начала и окончания рабочего дня. Так что из данной статьи вы узнаете, как установить ненормированный рабочий день, что такое «эпизодический труд», кому положен дополнительный отдых, а также найдете ответы на наиболее часто встречающиеся вопросы о ненормированном режиме. (№9, 2010)

Савельева И., юрист

Трудно представить современную крупную компанию, которая не направляла бы своих сотрудников в различные регионы для решения насущных производственных задач. Часто для этого служба персонала даже разрабатывает и внедряет специальные программы под условным названием «мобильный персонал», где отражает различные аспекты, связанные со спецификой работы вдали от головного офиса. Однако при этом не всегда должное внимание уделяется правовым проблемам. О том, какие условия необходимо включить в трудовой договор с мобильным сотрудником и как юридически грамотно оформить предстоящую поездку, читайте в статье. (№8, 2010)
Читать статью

Егоркина О.Н., бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»

В статье автор расскажет о том, как кадровикам грамотно провести замещение временно отсутствующего сотрудника. При этом, несмотря на то, что возможно несколько вариантов оформления данной операции (временный перевод, совместительство, срочный трудовой договор, совмещение профессий (должностей)), основное внимание будет уделено нюансам, возникающим при совмещении. С наиболее интересными вопросами мы обратились за разъяснением в Роструд. Ответы читайте в материале. (№7, 2010)

Сергеева Н., начальник юридического отдела ЗАО "Дормашинвест"

Любая организация старается расширить сферу своей деятельности, заявив о себе и за пределами территории своего основного местоположения. Для представления интересов в других регионах организация открывает обособленные структурные подразделения: филиалы и представительства. Так как функции филиала включают в себя и функции представительства, в статье мы поговорим о способах ведения кадровой документации в филиале организации и о том, как головная организация контролирует ведение филиалом кадровой документации, а именно проводит ее аудит. (№6, 2010)

Санкина Л.В., к.и.н., доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления. Заключается это в переносе с документа его реквизитов в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты. У кадровиков часто возникают вопросы: какие виды документов подлежат регистрации в кадровой службе, какие формы регистрации предусмотрены действующим законодательством, сколько журналов необходимо иметь в организации и как долго они должны храниться? Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в статье. (№5, 2010)

Егоркина О.Н., бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»

Окончание статьи, начало в №№ 2,3’2010

В статье мы продолжаем рассматривать нюансы отправления сотрудников в командировки. Вы узнаете порядок и размеры возмещения расходов, а также налоговые нюансы учета затрат командированного сотрудника. Ну и не обойдем своим внимание проблемы, возникающие при составлении отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах. (№4, 2010)

Егоркина О.Н., бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»

Продолжение статьи, начало в № 2’ 2010

В статье автор рассмотрела следующие моменты: продолжительность служебной командировки, как определить день приезда и день отъезда, особенности исчисления оплаты труда (расчет среднего заработка, доплаты до должностного оклада, сдельные расценки, работа в выходной день), командировка за границу, временная нетрудоспособность работника. (№3, 2010)

Егоркина О.Н., бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»

Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является командировкой. В данной статье мы рассмотрим порядок направления в командировки, а также те категории работников, кто вправе отказаться от такой поездки. При этом обратим ваше внимание на процедуру продления командирования сотрудников. (№2, 2010)

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Перевод работника может быть осуществлен не только в пределах одной компании, но и к другому работодателю (по письменной просьбе работника либо с его письменного согласия). В данном случае существует совершенно определенный порядок увольнения с прежнего места работы и прием к новому работодателю. Чтобы облегчить труд кадровиков, в статье автор постаралась привести максимальное количество образцов документов, с которыми вы можете столкнуться при внешних переводах сотрудников. (№2, 2010)

Щетинина А. В., начальник службы персонала ГК «Дон-Консультант»

С 1 января 2010 года согласно федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных» в любую компанию (в том числе и к индивидуальному предпринимателю), попадающую под определение «оператор персональных данных» могут пожаловать гости из Роскомнадзора и проверить, как соблюдается данный закон. В качестве наказаний для нерадивых работодателей законами РФ предусмотрены различные виды формы воздействия — от штрафов до представлений о приостановлении лицензий на основной вид деятельности, от дисквалификации должностного лица до ареста ответственных лиц. Кто же из работодателей является «оператором персональных данных»? Какие виды информации, с которой работает организация, попадают под понятие «персональные данные»? Об этом и многом другом мы поговорим в статье.

Примеры документов из статьи:

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления. (№12, 2009)
Читать статью

Щетинина А. В., начальник службы персонала ГК «Дон-Консультант»

Для организации эффективной работы предприятия работодатель имеет право требовать соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и четкого выполнения должностных обязанностей. Но сотрудники могут нарушать трудовую дисциплину: опаздывать на работу, не выполнять или халатно относиться к должностным обязанностям. Срыв производственного процесса может привести к финансовым потерям. Как при этом привлечь к ответственности нарушителей дисциплины труда? За что и при каких обстоятельствах работодатель имеет право привлечь нерадивых работников к дисциплинарной ответственности? Правильное документационное оформление служебного расследования является краеугольным камнем в этом административном процессе. С одной стороны, работодатель получает возможность принять взвешенное, законно обоснованное решение, с другой – не должны нарушаться права и интересы работника. (№11, 2009)

Шестакова Е., руководитель группы налогового контроля УФПС Филиала ФГУП «Почта России», к.ю.н.

В законодательстве определен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Вместе с тем работодатели зачастую самостоятельно выбирают порядок ведения личных дел сотрудников, целью которых является систематизация и сохранность имеющихся документов и  персональных данных работников. В  этой связи работодателям будет интересен опыт ведения личных дел государственных гражданских служащих. Особое внимание при рассмотрении данного вопроса будет уделено аспектам комплектования и хранения личных дел, а также проблеме конфиденциальности и судебной практике. (№10, 2009)

Щетинина А. В., начальник службы персонала ГК «Дон-Консультант»

Несчастный случай – явление стихийное, которое с разной степенью вероятности может произойти на любом предприятии. При этом самое главное не просто быстро реагировать на чрезвычайную ситуацию, а иметь план действий для каждого сотрудника, в том числе по учету и расследованию несчастного случая. С этой целью в организации должно быть составлено Положение о проведении расследования несчастного случая, где необходимо закрепить обязанности и  последовательность действий должностных лиц. Также у кадровика должны быть готовы бланки документов, необходимые в процессе расследования. (№10, 2009)

Погодина Г. В., директор по управлению персоналом компании Iveco в России

Многие руководители предпочитают, чтобы сотрудники в компании увольнялись в «добровольно­принудительном порядке». Некоторые работодатели расстаются с работниками по соглашению сторон с выплатой выходного бонуса. Но большинство идет по пути сокращения персонала.
Как грамотно оформить документы по сокращению работников? Кого можно уволить, а кто имеет преимущественное право сохранения рабочего места? Когда вручать уведомление о сокращении? Как сохранить хорошие отношения с сокращаемым работником? Ответы на все вопросы вы сможете прочитать в статье. (№9, 2009)

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек строго регламентированы действующим законодательством. Какие нормы и правила предусмотрены законом? Каков порядок приобретения и выдачи бланков трудовой? Как долго ее необходимо хранить? Кто должен нести ответственность за ведение, учет, выдачу «трудовых» в организации? Как списать и уничтожить испорченные бланки? Как организовать учет трудовых книжек, как заполнить необходимые документы? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в нашей статье. (№8, 2009)

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Ошибки, допущенные при ее заполнении, должны быть исправлены, при этом порядок их исправления строго регламентирован. Неверное исправление само по себе может стать причиной возникновения проблем при назначении пенсии работнику. В данной статье мы рассмотрели порядок изменения сведений о работнике и исправления сведений о работе, привели рекомендации специалиста Пенсионного Фонда РФ по заполнению и правке трудовой книжки. (№7, 2009)

Скрябина О.Н., консультант по вопросам трудового законодательства ГК «Градиент Альфа»

Коробцова Н., менеджер отдела кадрового обслуживания ООО «Учет Аудит Сервис»

Все большее число предприятий вынуждены в связи с уменьшением объемов производства выбирать между сокращением сотрудников и сокращением их рабочего времени. При этом работодатели, стремящиеся удержать бизнес «на плаву» и сохранить рабочие места путем введения режима неполного рабочего времени, сталкиваются с массой вопросов о том, как провести процедуру в соответствии с нормами законодательства. Одинаков ли порядок введения сокращенного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем и по инициативе администрации предприятия? Какими распорядительными документами следует оформлять новый режим? Как в этом случае должно оплачиваться время труда и отдыха работников? Когда и как предупреждать их о новом порядке работы? Как задокументировать изменение условий трудового договора? Вы найдете ответы на эти и другие вопросы. (№6, 2009)

Ягупова М.О., специалист по юридическому сопровождению проектов ООО «Энергия Развития»

Действующее законодательство устанавливает обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем, в течение определенных сроков хранения. В нашей шпаргалке вы найдете подробный перечень документов, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, с указанием сроков хранения, составленный в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом, а также рекомендации по его применению. (№6, 2009)

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях. (№5, 2009)
Читать статью

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Уволенные сотрудники, считающие, что они подверглись дискриминации в сфере труда, вправе подать заявление в суд о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального ущерба. И если суд признает увольнение работника незаконным, он должен быть незамедлительно восстановлен на прежней работе. Но что делать, если сотрудник больше не хочет работать в компании? Или если вы взяли его обратно, а само решение суда впоследствии было признано незаконным? И как поступить с сотрудником, которого вы уже успели принять на место уволенного? Какие выплаты ­положены обоим? (№3, 2009)

Егоркина О.Н., бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»

В соответствии с действующим законодательством каждый работодатель обязан до 1 марта представить в Пенсионный фонд сведения о лицах, за которых он уплачивает страховые взносы. Но как разобраться в тонкостях этой процедуры? Ведь сведения о каждом сотруднике должны быть правильно отражены в нескольких унифицированных формах. Помимо этого необходимо подготовить ведомость уплаты страховых взносов и опись передаваемых в ПФР документов, а сами документы при этом нужно формировать в пачки, и только по определенному принципу. Немудрено ошибиться… А что делать, если это произошло и вы обнаружили ошибку, уже подав документы? (№2, 2009)
Читать статью

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Если здоровье не позволяет работнику трудиться на прежней должности, работодатель должен перевести сотрудника на другое место, либо отстранить его от работы, либо уволить. Какой из вариантов следует выбрать, расскажет автор и приведет образцы оформления всех необходимых в этом случае документов. (№1, 2009)

Черникова К.А., юрист

Вы принимаете на работу временно проживающих в России иностранцев и все еще думаете, что им не требуется разрешение на работу? Наша статья развеет ваши иллюзии, ведь прием на работу иностранца без ­соответствующего разрешения грозит штрафом в размере до 50 000 рублей! (№12, 2008)

Кисельцев Н.К., аудитор ОАО «Сигма-плюс»

Название статьи говорит само за себя – в ней мы поговорим о недавно принятом документе, установившем новый порядок командирования. Существенных изменений достаточно много. Например, первое – новая инструкция распространяется на все виды командировок (в том числе и зарубежные). Вторая перемена – отказ от лимитирования срока служебной поездки. А об остальных нововведениях вы узнаете из статьи. (№12, 2008)
Читать статью

Черникова К.А., юрист

Окончание статьи, начало в № 10’ 2008

В заключительной части статьи про уведомление государственных органов об увольнении работников-иностранцев читатели узнают, вправе ли инспектор не принять уведомление об увольнении? Как уволить работника, разрешение на работу которого оказалось фальшивым? В какие сроки следует уведомить госорганы об увольнении иностранного работника? (№11, 2008)

Черникова К.А., юрист

Нужно ли представлять в миграционную службу, в органы занятости и в налоговую инспекцию уведомление об увольнении «безвизового» иностранца? Какой нормативный правовой акт обязывает работодателей сделать это? Существует ли законодательно утвержденная форма уведомления? Наверняка вы не раз задавали эти вопросы чиновникам. Но получали ли ответы? Если нет, то «разгадки» ждут вас в этой статье. (№10, 2008)

Юрьева Л.Н., юрист

Об общем порядке заполнения формы № Т-8 было сказано немало. В нашей статье мы коснемся лишь заполнения двух «проблемных» строк об увольнении и прекращении трудового договора. Почему-то при составлении формы сотрудники Госкомстата решили, что одна из этих строчек обязательно окажется лишней, и потребовали зачеркнуть пустую. Такое требование «породило» несколько версий о том, какую строку и в каких случаях необходимо зачеркнуть. В нашей статье приведены все существующие точки зрения. (№9, 2008)

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Никто не застрахован от административных наказаний, в том числе от дисквалификации. За какие действия могут дисквалифицировать руководителя? Как правильно оформить данную процедуру? Что такое реестр диквалифицированных лиц и как получить оттуда необходимую информацию? Обо всех юридических тонкостях, связанных с дисквалификацией, автор рассказала в своей статье. И, разумеется, привела образцы заполнения всех необходимых документов. (№8, 2008)

Бурдаева М.А., начальник отдела по правовому обеспечению работы с персоналом ООО «МЛП»

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Первая статья рубрики посвящена расчету отпускных. Но остается еще одна немаловажная часть «проводов» работника в отпуск – документальное оформление законного отдыха. Каков состав и сроки подготовки необходимых бумаг? Как их правильно оформить? Ответы на эти вопросы, а также образцы заполнения документов вы найдете в нашей статье. (№7, 2008)

Рогова О.А., начальник отдела кадрового консалтинга­ Аудиторско-консалтинговой группы BKR-Интерком-Аудит

Для чего необходимо учитывать рабочее время? Во-первых, эта обязанность работодателя закреплена в Трудовом кодексе РФ. Во-вторых, для самого же руководителя важно контролировать использование рабочего времени работниками. Для этой цели законодатели утвердили специальную форму – Табель учета рабочего времени, о порядке заполнения которой и пойдет речь в нашей статье. (№7, 2008)

Гущина И.А., преподаватель Института туризма и гостеприимства

Эта статья заинтересует многих кадровиков. Ведь практически в любом коллективе найдется нерадивый и некомпетентный работник, только тормозящий рабочий процесс. Но при этом других прегрешений за ним не водится: он исправно просиживает штаны на рабочем месте «от звонка до звонка», не прогуливает, не приходит на работу в нетрезвом виде… Что же делать в такой ситуации? Автор статьи советует провести аттестацию. И если работник действительно не соответствует своей должности, он ее не пройдет и вы сможете смело уволить непрофессионала по данному основанию. Однако провести и оформить всю процедуру нужно грамотно, чтобы суд ­не возвратил вам ваше «сокровище» обратно. (№5, 2008)

Васильева Е.М. , эксперт журнала

Юрьева Л.Н., юрист

Одним из оснований увольнения работника значится перевод на работу к другому работодателю. Причем переводы могут быть разные: с согласия работника (когда работодатели договариваются между собой о «передаче» ценного кадра) и по его просьбе (в случае если работник получил приглашение на работу от другого работодателя, как правило, с более выгодными условиями труда). Автор статьи расскажет, в каких случаях следует уволить сотрудника по указанному основанию, покажет преимущества и недостатки такого увольнения для всех сторон трудовых отношений. Ну и, конечно, ни одна подобная статья не обходится без примеров оформления всех необходимых документов! А их не так уж мало. Причем допущенная неточность даже в одном из них может обернуться неприятными последствиями как для работника, так и для работодателя. (№4, 2008)

Белоусова Д.В., главный эксперт по правовым вопросам ЗАО «РУФАУДИТ»

Эта статья будет интересна всем кадровикам без исключения. Ведь за правильность ведения, сдачи и хранения кадровой документации отвечают в том числе и они. Как известно, незнание законов не освобождает от ответственности. Поэтому, чтобы избежать досадных ошибок и упущений в своей работе, ­мы советуем очень внимательно прочитать предлагаемый материал. (№3, 2008)

Скрябина О.Н., консультант по вопросам трудового законодательства ГК «Градиент Альфа»

Не всегда работодатели понимают, чем отличаются понятия «совместительство» и «совмещение». Поэтому они не знают, когда надо принимать работника на условиях совместительства, а когда – на условиях совмещения. Кроме того, даже если работодатель определился, то он не знает, как грамотно оформить работника-совместителя и работника, совмещающего должности. С помощью статьи вы сможете правильно выбрать условия приема и документально их оформить. (№12, 2007)

Румынина Л.А., независимый консультант по документационному обеспечению управления, консультант по кадровому делопроизводству сайта Работа.ру

Многие важные и часто встречающиеся ситуации, возникающие в процессе документирования трудовых отношений с работниками, не нашли своего отражения в Унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД). В случае отсутствия необходимой унифицированной формы приказа в УСПУД кадровики, как правило, составляют этот документ в обычной «текстовой» форме, оформляя его по правилам другой унифицированной системы документации – Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Между тем возможен и более простой путь: кадровая служба может самостоятельно доработать  утвержденные формы из УСПУД или даже разработать новые формы приказов – по аналогии с уже существующими. О том, как это сделать правильно и какие требования необходимо соблюсти в процессе доработки существующих и разработки новых форм приказов по личному составу, вы узнаете из статьи. (№11, 2007)

Скрябина О.Н., консультант по вопросам трудового законодательства ГК «Градиент Альфа»

Генеральный директор по совместительству возглавляет вашу компанию. Участники общества так прикипели к нему душой, что хотят видеть его у себя в организации в качестве постоянного работника. А для этого его сначала надо уволить. Довольно-таки распространенная ситуация, не так ли? Но поскольку трудовые отношения с генеральным директором имеют особый характер, то и порядок увольнения руководителя с последующим приемом на основную работу отличается от обычного. Автор рассмотрела несколько ситуаций увольнения генерального директора-совместителя и привела примеры необходимых документов. (№10, 2007)

Митрофанова В.В., к.э.н., руководитель программы «Делопроизводство в кадровой службе» компании Центр абонентского обслуживания по трудовому законодательству, практикующий консультант по вопросам постановки и оптимизации делопроизводства

Одной из важнейших задач работодателя является поддержание дисциплины труда в организации. Добиться того, чтобы все работники трудились добросовестно, сложно, однако без этого деятельность компаии вряд ли станет успешной. Насколько хорошо работник будет выполнять свои обязанности, зависит от его личностных характеристик, условий труда, отношений с руководством и множества иных факторов. Помимо этого, работодатель может влиять на мотивацию работника, поощряя его за добросовестный труд или применяя дисциплинарные взыскания в случае невыполнения ­вмененных обязанностей. (№9, 2007)

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Предположим, ваш руководитель решил расширить круг оказываемых услуг, а для этого срочно понадобилось создать новое структурное подразделение, потому что он уже принял в него коллектив. Но это неправильно! Для начала вы должны найти место подразделению в структуре организации, подумать над координацией его действий с уже имеющимися отделами и разработать механизм его внедрения в существующую структуру. Автор предлагает вам пошаговый алгоритм создания нового подразделения в компании. (№8, 2007)

Филина Ф.Н., юрист

По сей день не сформулированы единые правила подготовки должностных инструкций, как, впрочем, и требования к ним. Вся эта информация по-прежнему остается рассредоточенной по разнородным источникам, в ряде случаев не слишком согласующихся друг с другом. В данном материале автор осветил наиболее значимые моменты, связанные с подготовкой и применением должностных инструкций: основные требования к документу, технология подготовки, практическое применение инструкций в повседневной деятельности предприятия. (№4, 2007)

Ершова Н.В, менеджер по персоналу ООО «РОСТА»

Известно, что в организации должно быть штатное расписание, поскольку записи в трудовую книжку о наименовании должности, специальности и профессии с указанием квалификации работника должны быть занесены в соответствии с ним. Обычно в штатном расписании указаны еще и оклады работников. Что же делать кадровику, когда в организации от персонала скрывается размер зарплаты коллег, если нужно ознакомить каждого сотрудника со штатным расписанием? Автор рассказывает о том, как поступить в этой и других сложных ситуациях. (№3, 2007)

Романова Ю.Э., консультант по правовым вопросам адвокатского бюро адвоката В.М. Калинина

Все мы привыкли видеть на официальных документах печати, которые свидетельствуют не только о подлинности документа, но и о его важности. Особенно это касается кадровых документов. Однако мало кто задумывался о нормативном обосновании обязательности оттиска печати и правилах его проставления. Автор рассмотрел большинство нюансов, ­связанных с ­проставлением
печатей на кадровых документах. (№3, 2007)
Читать статью

Семенихин В.В. , заместитель генерального директора ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»,

Как внести в трудовую книжку работника сведения о новых фамилии, имени, отчестве или о полученном образовании, профессии, специальности? Как исправить собственные неверно внесенные записи или записи предыдущего работодателя? Автор на примерах демонстрирует правила оформления, комментирует ¬тонкости документального подтверждения. (№12, 2006)

Краснов В.В., заведующий архивом "Росжелдорснаба" - филиала Открытого Акционерного общества "Российские железные дороги"

Представьте себе, что вам предлагают восстановить трудовую книжку работника на основании ее копии, заверенной надлежащим образом. Можно ли это сделать? Автор аргументирует позицию, в соответствии с которой подобные действия неправомерны.
(№9, 2006)

Смолин А.В., заместитель директора по работе с персоналом ООО «Светопрозрачные конструкции»

Прочитав данную статью, вы узнаете, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, в каких случаях следует это делать, а также может ли СЗВ-К быть основанием для его выдачи. Приведен образец оформления дубликата трудовой книжки.
(№9, 2006)

Краснов В.В., заведующий архивом "Росжелдорснаба" - филиала Открытого Акционерного общества "Российские железные дороги"

Проанализированы типичные ошибки, допускаемые работниками кадровой службы при формировании личных дел. Даны рекомендации по их устранению.
(№9, 2006)

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

Окончание статьи. Начало в № 7 за 2006 год

Рассмотрены 5 проблемных ситуаций, связанных с заполнением формы Т–1. Предложены варианты адаптации данной формы под следующие случаи: прием на работу первого лица компании, совместителя; прохождение практики студентами; изменение формы в тех случаях, когда срок окончания договора определяется каким-то событием; в трудовом договоре указана не должность, на которую принимается работник, а его трудовая функция. (№8, 2006)
Читать статью

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Возможно не только законное уничтожение документов организации после истечения срока хранения, но и их умышленное несанкционированное уничтожение, порча в результате чрезвычайной ситуации.
Статья иллюстрирует «вечное противоборство снаряда и брони» в сфере уничтожения/восстановления документов. Автор анализирует на предмет эффективности и дороговизны четыре метода уничтожения бумажных документов, а потом рассказывает, какими способами их все-таки можно восстановить.
Предлагаются и доступные каждому приемы восстановления, которыми можно воспользоваться, что называется, «в полевых условиях» (например, при прорыве отопления), и дорогостоящие технологии, которые целесообразно использовать в исключительных случаях. В т.ч. рассказывается об амбициозном проекте восстановления документов из архивов службы госбезопасности ГДР, известной как «Штази».
(№8, 2006)

Ершова Н.В, менеджер по персоналу ООО «РОСТА»

Чем отличается перевод от перемещения (ведь в первом случае надо заполнять форму Т-5, а во втором – нет)? Какие бывают виды переводов? Как правильно заполнить форму Т-5? Что делать, если момент окончания временного перевода датируется не конкретным числом календаря, а определенным событием? Как правильно заполнить реквизит «основание», если с человеком не был заключен трудовой договор?
(№7, 2006)

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

Казалось бы, заполнить унифицированные формы проще простого: нашел соответствующий реквизит, внес в него имеющуюся информацию – и готово. Между тем при работе с унифицированными формами возникают многочисленные вопросы. Так, в личной карточке Т-2 необходимо указывать код места рождения по ОКАТО. Как при этом указать код для рожденных за пределами Российской Федерации? Что делать, если приказы по личному составу должен подписывать не руководитель организации, а лицо, которому делегированы данные полномочия? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с унифицированными формами, вы найдете в данной статье. Также вы узнаете, как правильно заполнить личную карточку Т-1.
(№7, 2006)

Крестникова О.В., заместитель начальника отдела входящей корреспонденции управления экспедирования документов административного департамента Центрального Банка Российской Федерации

Вначале мы все считали, что ставить косую черту перед реквизитом «подпись» можно, потом все вдруг решили, что делать этого нельзя. А как на самом деле решается этот вопрос? В статье представлен краткий обзор нормативных и методических документов, определяющих требования к оформлению реквизита «подпись». Автор размышляет о целесообразности использования косой черты или предлога «за» вместо наименования должности и расшифровки фамилии подписавшего в случае, если при непредвиденном отсутствии руководителя документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности. Также рассмотрены возможные неприятные последствия использования «анонимной» подписи, в том числе приведена судебно-арбитражная практика.
(№6, 2006)

Краснов В.В., заведующий архивом "Росжелдорснаба" - филиала Открытого Акционерного общества "Российские железные дороги"

Подготовка личного дела к передаче в архив – процедура, которая на первый взгляд кажется простой. Однако порой при ее проведении можно столкнуться с такими вопросами, ответы на которые не найдешь ни в одном учебнике. Зато о том, как решить неожиданно возникшие проблемы, можно узнать из этой статьи.
(№6, 2006)

Пономарева Н.Г., специалист кадровой службы ООО "Конфин-С"

Окончание статьи, начало в № 4` 2006

В статье рассказывается о том, как правильно внести в трудовую книжку сведения о работе, о награждениях, как сделать исправления в трудовой книжке в следующих случаях: когда запись была произведена изначально неправильно, когда уволенный сотрудник был восстановлен на работе, когда было неверно указано основание увольнения.
Даны ответы на другие сложные вопросы, возникающие у читателей нашего журнала при работе с этим документом. Вносить ли записи об окончании вуза, о периоде действия срочного трудового договора? В каких случаях в трудовую книжку делается запись “назначен”, а в каких – “принят”? Каким образом влияет запись о работе по совместительству на исчисление страхового стажа? Заполнять ли трудовую книжку работнику, который при приеме на работу уже является пенсионером? И др.
Разъясняется порядок выдачи дубликата, вкладыша, а также заверенной копии трудовой книжки. (№5, 2006)

Лотош Л.С., к.п.н., филолог, преподаватель факультета довузовской подготовки МФЮА

Оформлению кадровых документов мы уделяем большое внимание, стараясь правильно разместить реквизиты. А вот задача грамотного изложения содержания зачастую отходит на второй план. Предлагаем вам взять на вооружение советы автора статьи при составлении служебных, докладных записок и заявлений. (№5, 2006)

Пономарева Н.Г., специалист кадровой службы ООО "Конфин-С"

Статья написана по многочисленным вопросам читателей. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, рассказано, как правильно составить приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками; в каких случаях работодатель должен оформить работнику трудовую книжку, а в каких нет; как заполнить сведения о работнике и как зафиксировать их изменения (например, при смене фамилии или получении высшего образования). (№4, 2006)

Доронина Л.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

На практике довольно часто вместо докладной составляют служебную записку или справку. Статья дает четкое представление о том, в какой ситуации составление какого вида документа уместно. Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих документов. (№4, 2006)

Лотош Л.С., к.п.н., филолог, преподаватель факультета довузовской подготовки МФЮА

Языковых ошибок и недочетов в документах встречается множество: расписки изобилуют штампами и устаревшими оборотами, объяснительные полны тавтологий и плеоназмов. Прочитав данную статью, вы сможете избежать многих оплошностей при составлении деловых текстов. (№4, 2006)

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

Как правильно провести переименование должности? Оказывается, это зависит от многих обстоятельств. В частности от того, вакантна ли должность, согласится ли сотрудник, занимающий ее, на переименование сразу или возьмет тайм-аут для размышлений и т.д.
Описано несколько вариантов проведения процедуры изменения названия должности. Приведены образцы документов. (№3, 2006)

Кузнецова Т.А., руководитель проекта Kadroviki.ru

Анализируются типичные ошибки в наименованиях должностей, а также рассказывается, к каким последствиям они приводят. Даны конкретные советы по устранению таких оплошностей. (№3, 2006)

Мазурина И.М., ведущий юрист ООО “Учетные центры”

Окончание статьи, начало в №№ 1, 2` 2006

В заключительной части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даются ответы на следующие вопросы. Какой договор необходимо заключать с первым лицом организации: трудовой или гражданско-правовой? Какой документ является основанием для внесения записи о работе в трудовую книжку? В какой форме (произвольной или унифицированной) должен быть издан приказ о приеме директора в штат? Существует ли необходимость ежегодно продлевать приказом полномочия первого лица организации? Вкратце описана процедура регистрации в налоговом органе факта смены директора. (№3, 2006)

Самарина Е.Н., заместитель директора по обучению Департамента корпоративного питания "Росинтер Ресторантс”

Согласно Инструкции Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации “По ведению воинского учета в организациях” воинский учет граждан ведется по личной карточке работника (форма № Т-2) или личной карточке государственного служащего (форма № Т-2 ГС (МС)). Сведения о воинском учете должны вноситься во второй раздел этих унифицированных форм. В статье рассказывается о порядке его заполнения в зависимости от того, к какой категории военнообязанных относится принимаемый на работу сотрудник. Дан заполненный образец соответствующего фрагмента формы Т-2. (№3, 2006)

Мазурина И.М., ведущий юрист ООО “Учетные центры”

Продолжение статьи, начало в № 1` 2006

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, анализируются типичные ошибки в датах, которые допускаются при оформлении генерального директора на работу.
Кроме того, обсуждается вопрос внесения паспортных данных в протокол или решение о назначении на должность первого лица организации. Ведь этот документ нужно представлять не только в налоговые органы или в банк, его придется показывать всем контрагентам, которые попросят подтвердить полномочия руководителя. С другой стороны, как еще можно идентифицировать лицо, назначенное на должность директора? (№2, 2006)

Краснов В.В., заместитель начальника отдела обеспечения ведения кадастра объектов недвижимости федерального государственного учреждения "Земельная кадастровая палата по городу Москве"

Прочитав статью, вы с легкостью сможете оформить копию, выписку или дубликат любого документа. Приведены образцы их оформления. В конце статьи автор дает советы, которые помогут вам ускорить процесс получения от соответствующих инстанций копий, выписок, дубликатов документов. (№2, 2006)

Рощина Н.Н. , начальник архивной группы ООО “Архивы, документы и сервис”

Автор рассказывает об особенностях оформления отдельных кадровых документов: резюме, автобиографии, заявления о приеме на работу, акта, протокола. Их образцы сопровождаются комментариями по поводу расположения реквизитов. Даны конкретные рекомендации по составлению содержательной части документов. (№2, 2006)

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

По поводу института возложения исполнения обязанностей в ТК РФ фактически не сказано ни слова. В связи с этим на практике возникает много вопросов, на которые трудно найти готовые ответы. Например, можно ли принять сотрудника исполняющим обязанности? В каком случае замену одного работника другим на время отсутствия первого следует оформлять приказом о переводе, а в каком – о возложении обязанностей? Как поступить при подмене работника, уходящего в отпуск: сделать надпись о возложении обязанностей на приказе Т-6, или издать два отдельных приказа (на отпуск и о возложении обязанностей)? Автор статьи поможет вам в разрешении этих диллем. Практические рекомендации по оформлению возложения обязанностей сопровождаются правовыми комментариями. Представлены примеры составления необходимых документов. (№1, 2006)

Мазурина И.М., ведущий юрист ООО “Учетные центры”

Статья посвящена особенностям оформления на работу первого лица фирмы. Отношения между организацией и ее руководителем осложняются тем, что они регулируются одновременно и трудовым, и гражданским законодательством. Автор разъясняет алгоритм действий при приеме на работу генерального директора. Приведены образцы оформляемых документов. (№1, 2006)