Министерство финансов РФ своим письмом от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 в очередной раз разъяснило, как правильно заверять копии документов, представляемых в налоговые органы. По мнению министерства, «могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом». При этом необходимо:
- обеспечить возможность чтения текста каждого документа, всех дат, виз, резолюций и т.п.;
- исключить возможность механического разрушения подшивки при ее изучении;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой;
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать их общее количество (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись);
- на оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) проставить следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью __ листов» (количество листов указывается словами).
При этом для контроля за выполнением налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов (п. 5 ст. 93 НК РФ) налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и их описью.
Минфин уже не первый раз возвращается к данной теме, отвечая на вопросы налогоплательщиков и рекомендуя им заверять копии документов поштучно! Налоговые органы тоже этого требуют, о чем свидетельствует богатая судебная практика.
Но в плане мероприятий (в «дорожной карте») «Совершенствование налогового администрирования», который направлен на создание комфортных условий взаимодействия бизнеса и органов госвласти (утв. распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р), предусмотрено совершенствование порядка представления первичной документации по требованию налоговых органов, в том числе:
- разработка упрощенного порядка заверения копий истребуемых налоговым органом документов;
- совершенствование порядка представления налогоплательщиками документов в электронном виде с электронной подписью, в том числе на внешних (съемных) носителях по форматам, утвержденным ФНС России.
Срок – сентябрь 2014 г., исполнители – Минфин и ФНС России. Так что, возможно, к концу года у нас будет однозначно определенный порядок заверения, регламентированный нормативным правовым актом, и налогоплательщикам не придется гадать на кофейной гуще, как правильно заверить истребованные документы.
