Организации, работая активно в смешанном документообороте, сталкиваются с одним и тем же вопросом: как объединить в единый массив документы, созданные на бумаге и в электронном виде. Чаще всего бумажные документы сканируют, формируя единый информационный ресурс; но тогда у организаций появляется проблема - им приходится обеспечивать сохранность как бумажного подлинника, так и его электронной копии.
В одном из писем, направленных в Министерство финансов РФ, содержался вопрос о том, «вправе ли продавец выдать счет-фактуру покупателю на бумажном носителе, а второй экземпляр хранить в виде электронного образца, подписанного квалифицированной подписью руководителя организации?»
Департамент налоговой и таможенной политики министерства в своем письме от 30.05.2017 № 03-07-09/33048 ответил, что это не предусмотрено Налоговым кодексом РФ и «Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Здесь был поднят вопрос применения замещающего сканирования, позволяющего после создания по определенным правилам электронных юридически значимых копий провести уничтожение бумажных подлинников.
К сожалению, пока в нашем законодательстве подобная возможность закреплена только для листов, заполняемых при проведении переписей. Сейчас ряд регуляторов рассматривает вопрос о включении в законодательство норм, позволяющих проводить замещающее сканирование для наиболее массовых документов временного срока хранения. В прессе уже прошла информация о том, что один из таких законопроектов собирается внести поправки в закон «Об электронной подписи», он проходит межведомственное согласование и призван разрешить не хранить определенные бумажные документы государственным органам, операторам связи и персональных данных, а также рекламораспространителям.