Top.Mail.Ru

Копия приказа о проведении проверки организации, направленная по электронной почте

Как показывает практика, некоторые привычные для бумажного делопроизводства вещи бывает достаточно трудно выполнить после перехода на электронное взаимодействие государственных органов и организаций.

Например, в данной истории Государственная инспекция по надзору и контролю в сфере образования Пермского края направила сотруднику организации уведомление о предстоящей проверке. По ее результатам были выявлены нарушения и вынесено предписание об их устранении. Но организация все это оспорила из-за несоблюдения проверяющими порядка уведомления о проверке, прописанного в законе:

Фрагмент документа
Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее – ФЗ-294)

Статья 9. Организация и проведение плановой проверки

...12. О проведении плановой проверки юридическое лицо... уведомляются органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля не позднее чем за три рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и (или) посредством электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью и направленного по адресу электронной почты юридического лица... если такой адрес содержится... в едином государственном реестре юридических лиц... либо ранее был представлен юридическим лицом... в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля, или иным доступным способом.

Какие нарушения проверяющих позволили организации оспорить их предписание?

  • Уведомление было направлено не на официальный электронный адрес юрлица, указанный в ЕГРЮЛ. Первая судебная инстанция1 посчитала его ненадлежащим адресом, а вторая2 – допустимым вариантом, «поскольку электронный почтовый адрес, на который органом надзора была направлена копия приказа, принадлежит начальнику отдела, а данная информация является общедоступной, соответственно направление органом надзора юридически значимого сообщения по электронной почте считается адресным для юридического лица».
  • Но обе судебные инстанции посчитали ненадлежащим само уведомление. Если направляется копия приказа, то она должна быть правильно заверена:
    • ГОСТ Р 6.30-2003 об оформлении организационно-распорядительных документов (который действовал в то время, сейчас его сменил ГОСТ Р 7.0.97-2016) предписывал указывать: слово «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, допускалось копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации;
    • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X требует еще добавлять к этому место нахождения подлинника, а оттиск печати считает необходимым.

    Суды посчитали, что электронная копия приказа должна была иметь эти реквизиты. Но они прямо не разъяснили, как можно на электронную копию нанести оттиск печати либо чем его можно заменить.

  • Вторая судебная инстанция отметила, что электронное уведомление о проверке должно было быть подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (это требует ч. 12 ст. 9 ФЗ-294).
    А мы с вами знаем, что как раз УКЭП на электронном документе аналогична рукописной подписи и печати на бумажном документе.
    Т.е. у второй инстанции основные претензии были к ненадлежащему заверению направляемой копии приказа.
  • Примечательно, что разница номера приказа на его копиях не смутила судей: «отсутствие нескольких цифр в номере приказа, копия которого была направлена электронной почтой, при идентичном содержании с копией приказа, врученной непосредственно перед проверкой, не свидетельствует о пороке документа, который мог бы свидетельствовать о его ничтожности».

В итоге оспариваемое предписание все-таки было признано незаконным из-за грубых нарушений процедуры осуществления государственного контроля.

Сноски 2

  1. Решение Арбитражного суда Пермского края от 07.03.2017 по делу № А50-29118/2016. Вернуться назад
  2. Семнадцатый арбитражный апелляционный суд рассмотрел это дело в июне 2017 года, после чего в кассационной инстанции оно не пересматривалось. Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?