• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2018

Замещающее сканирование

  • 0 комментариев
  • 35 просмотров


В рамках программы «Цифровая экономика Российской Федерации» стоит задача разработки принципов «обеспечения юридической силы документов, полученных в результате преобразования из бумажной в электронную форму, а также из электронной формы в бумажную, в том числе с возможным последующим уничтожением исходного документа на бумажном носителе». Речь идет о разработке принципов замещающего сканирования (когда бумажный оригинал после оцифровки можно уничтожить, т.к. его электронная копия будет иметь юридическую силу оригинала).

Соответствующие предложения о внесении поправок в ряд законов подготовила рабочая группа, деятельность которой курировал Банк России. В ходе дискуссий выяснилось, что замещающее сканирование востребовано не только коммерческими организациями, в нем также заинтересованы и многие влиятельные федеральные ведомства. К настоящему времени подготовлены предложения о внесении связанных с замещающим сканированием изменений в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», которые должны будут способствовать ликвидации препятствий, мешающих применению этого подхода там, где он уместен, не освобождая при этом организации от необходимости оценивать риски и от ответственности за ошибочные решения. Если эти изменения будут приняты, порядок замещающего сканирования будет впоследствии конкретизирован в подзаконных нормативных актах.

К замещающему сканированию (оцифровке) во всем мире интерес огромный, поскольку благодаря этому можно сэкономить немалые деньги и площади хранения, не говоря уже о повышении эффективности деловой деятельности. Но все понимают, что просто так позволить организациям по своему усмотрению уничтожать бумажные подлинники и заменять их копиями нельзя – тут же начнутся злоупотребления (копии могут не совсем соответствовать оригиналам :) Поэтому нигде в мире нет практики разрешения на замещающее сканирование «любых документов».

В то же время существует немало ситуаций, в которых:

  • владельцем документов является государственный орган, в отношении которого установлена презумпция доверия;
  • организация в силу своей деловой деятельности сама заинтересована в точности документов;
  • документы представляют интерес только для своего владельца, и их замещающее сканирование не затронет интересы других лиц;
  • потенциально заинтересованные в документах стороны дали свое согласие на проведение замещающего сканирования и/или им предоставляется возможность своевременно ознакомиться с копиями и убедиться в их верности.

В большинстве стран, вместо всеобщего разрешения замещающего сканирования, государство снимает законодательные барьеры для документов определенной сферы, при этом полностью возлагая на владельца документов все риски, с которыми может быть связано уничтожение оригиналов (например, государственные архивные службы некоторых стран заявили, что они не препятствуют замещающему сканированию неархивных документов временного срока хранения, при этом все риски, а также получение, где необходимо, согласия других заинтересованных сторон берет на себя инициатор замещающего сканирования).

В англосаксонских странах считается, что этого достаточно, а в случае спора суд рассмотрит все обстоятельства, в т.ч. и то, как был организован процесс сканирования и как обеспечивалось последующее хранение созданных электронных копий.

В странах континентального права считают необходимым во избежание мошенничества и для облегчения работы судей установить организационно-технические требования к проведению процесса замещающего сканирования и хранению его результатов. Типичным примером является Франция, которая ввела соответствующие национальные стандарты, а электронные копии по закону получают в суде презумпцию подлинности только в случае использования сертифицированных на соответствие им систем, процессов и услуг. Но опыт Франции пока небольшой. При этом одна проблема уже выявилась: необходимость создания соответствующей нормативной базы и применение сертифицированных решений делает замещающее сканирование организационно сложным и дорогим, особенно для небольших организаций.

Существует (в Канаде) и «переходный» вариант, сочетающий англосаксонский подход с элементами французского. Там тоже есть стандарт, соответствие которому необходимо для получения презумпции подлинности электронных доказательств (кстати говоря, небольшой и добротный документ, разработанный под руководством Лючианы Дюранти).

Замещающая оцифровка должна проводиться так, чтобы не возникало сомнений в верности копий. В этом смысле доверенная среда (о которой коллеги очень много говорят) в принципе нужна, как нужны и доверенные поставщики услуг замещающего сканирования и/или хранения созданных электронных копий. Для этой цели рекомендуется обычный подход систем менеджмента ИСО (типа систем менеджмента качества), предусматривающий создание полномасштабной нормативной базы, работу в строгом соответствии с ней, детальное документирование операций, анализ проблем и принятие корректирующих мер, а также обучение и переподготовку персонала.

В англосаксонском праве также существует ряд критериев доверия, которым лучше соответствовать. Так, оцифровку лучше вести постоянно и регулярно, как часть повседневной деловой деятельности, а не в виде разовой кампании в неподходящий момент, например накануне аудита (в таком случае суды могут отказать в презумпции доверия).

Нужны ли нам формальные требования к среде доверия, или же можно будет довериться компетенции судей? Это вопрос непростой. По опыту (например, использования решений, сертифицированных ФСБ и ФСТЭК), реальная эффективность в России такого рода требований, на мой взгляд, сомнительна, а вот дополнительные расходы и поборы со стороны контролирующих органов, равно как и отказ в принятии электронных доказательств в суде по надуманным формальным поводам вполне вероятны…

Очень хочется надеяться, что замещающее сканирование пройдет все «круги» законотворческой деятельности и регламентирующие этот вопрос нормы будут включены в российское законодательство.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.