Вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах

С 1 июня 2020 года вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 02.03.2020 № 24¹. В названии и в п. 1.1 самих Правил отражен круг архивов, на который они распространяются:

• «государственные и муниципальные архивы,
• государственные и муниципальные музеи и библиотеки,
• а также научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации²».

Но обратите внимание: есть некоторые изменения, которые затронут организации – источники комплектования таких архивов, а также любые организации, сдающие туда документы при ликвидации. С этими корректировками мы сейчас внимательно разбираемся, чтобы в ближайшем номере опубликовать статью о них.

А пока посмотрим, что появилось нового в Правилах касательно хранения электронных документов. Оказалось, что этому посвящен «целый» раздел (состоящий, правда, всего из 3 пунктов) – процитируем его полностью, чтобы вы смогли оценить масштаб:

Затронут очень важный вопрос: сколько экземпляров съемных носителей нужно для того, чтобы обеспечить надежное хранение на них электронных документов. Росархив считает, что достаточно 2, причем 1 экземпляр – рабочий, т.е. именно его используют для того, чтобы получить доступ к документам.

Но большинство уважающих себя архивов хранят материалы в 3 и более экземплярах, причем 1 из них, действительно, территориально удаленно – в идеале в другом конце страны. О 2 экземплярах можно говорить скорее в случае хранения материалов гигантского объема и/или требующих для работы с ними особого оборудования и программного обеспечения.

В современной практике, когда пользователи носители на руки не получают и доступ к документам осуществляется через информационную систему, понятие «рабочего экземпляра» не употребляется.

В качестве позитивной стороны отметим отсутствие попыток навязать конкретные виды носителей и программных средств, а также способов конверсии и миграции.

Конечно, было бы совсем замечательно, если бы по каждому из этих пунктов в Правилах дали высокоуровневые указания и рекомендации (или отсылки к отраслевой литературе) о том, как реализовать данные требования на практике. Ведь для бумажных документов по вполне понятным причинам в Правилах все это описано достаточно подробно.

Поэтому осмелимся дать свои рекомендации на этот счет: уже давно переведены на русский язык и утверждены в качестве государственных стандартов ряд международных стандартов, в которых даются разъяснения по ключевым вопросам, связанным с организацией долговременного хранения электронных документов. Они особенно пригодятся, если вам потребуется разрабатывать свои локальные нормативные акты на эту тему:

• ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»⁵;
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR15801:2009 «Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»⁶;
• ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов»⁷;
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 27037-2014 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководства по идентификации, сбору, получению и хранению свидетельств, представленных в цифровой форме»⁸.