Исчерпывающий перечень случаев, когда на работника возлагается полная материальная ответственность, содержится в ст. 243 ТК РФ. В частности, к таким случаям относится недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
На основании ч. 2 указанной статьи постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 были утверждены Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (далее – Перечень), а также типовая форма такого договора.
Следовательно, возможность заключения с конкретным работником письменного договора о полной материальной ответственности не поставлена законодательством в зависимость от того, указан ли данный работник в качестве материально ответственного лица или лица, ответственного за хранение, в первичных документах по учету основных средств. Письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены в Перечне. Аналогичный вывод содержится в письме Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1. Если договор о полной материальной ответственности будет подписан с работником, занимающим должность или выполняющим работу, не указанную в Перечне, то юридической силы он иметь не будет (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 19.11.2009 № 18-В09-72).
Таким образом, сам по себе факт указания сотрудников в качестве материально ответственных лиц или лиц, ответственных за хранение имущества, в первичных документах по учету основных средств (регистрах бухгалтерского учета) не является основанием для заключения с ними договоров о полной материальной ответственности.
При возникновении спора о привлечении работника к полной материальной ответственности за недостачу именно работодатель должен доказать суду правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи (абз. 2 п. 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю», далее – Постановление № 52).
Вместе с тем из положений действующего законодательства вытекает необходимость организации оперативного и достоверного учета всех материальных ценностей, закрепленных за организацией (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Одним из непременных условий выполнения данных требований, безусловно, является назначение лиц, ответственных за хранение конкретных материальных ценностей. В обязанности таких сотрудников могут входить периодическая проверка наличия вверенных им объектов, участие в инвентаризации (при проверке наличия соответствующих материальных ценностей) и т.п.
По нашему мнению, перечень таких лиц должен быть предусмотрен локальными нормативными актами организации (например, должностными инструкциями) или приказами руководителя. Кроме того, обязанность обеспечить сохранность конкретного имущества работодателя может быть установлена трудовым договором с работником. Соответственно, в качестве лица, ответственного за хранение, или материально ответственного лица в первичных учетных документах, на наш взгляд, может быть указан сотрудник организации, если локальными нормативными актами или трудовым договором установлено, что именно этот сотрудник организации обеспечивает сохранность материальных ценностей.
Таким образом, материально ответственным (ответственным) лицом, которое указывается в формах первичной учетной документации по учету основных средств (регистрах бухгалтерского учета), не обязательно должен быть работник, с которым заключен письменный договор о полной материальной ответственности.
Заключение договоров о полной материальной ответственности с такими работниками возможно, только если их работа связана с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или иного имущества и в их должностные обязанности входят функции, перечисленные в Перечне. Лишь в этом случае имущество, в том числе и основные средства, введенные в эксплуатацию, может быть вверено работнику на основании договора о полной материальной ответственности. Само же по себе то обстоятельство, что работник указан в качестве ответственного лица, например, в форме ОС-1, не означает, что на него возлагается полная материальная ответственность за сохранность соответствующего объекта основных средств.
Кроме того, полная материальная ответственность может возлагаться на работника также в случаях:
- недостачи ценностей, полученных им по разовому документу (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
- умышленного причинения ущерба (п. 3 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (п. 4 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда (п. 5 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом (п. 6 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).
