• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2013

Необходимо ли включать в номенклатуру дел действующие журналы регистрации?

  • Рейтинг 5
  • 8 комментариев
  • 6578 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Конечно, да! Все книги и журналы регистрации (писем, приказов, доверенностей, распоряжений, договоров, командировочных удостоверений, обращений граждан, личного приема граждан руководителями организации и т.п.), базы данных СЭД, в которых регистрируются документы, т.е. абсолютно все учетные документы подлежат включению в номенклатуру дел организации.

Книга или журнал учета представляют собой одновременно и документ, прошитый и заверенный с целью обеспечения его целостности, и своеобразное «дело». Оно может учитываться в номенклатуре дел как «переходящее», если в организации журнал используется до тех пор, пока не закончатся его листы. Например, журнал выдачи командировочных удостоверений (в кадровой службе) или журнал регистрации командировочных удостоверений (обычно в службе делопроизводства ведется для тех, кто прибыл в организацию в командировку) могут вестись в течение нескольких лет при условии, что номера документам будут присваиваться в пределах каждого нового календарного года.

Но книги и журналы могут представлять собой несколько томов одного «дела», если в них учитываются документы, образующие большой документопоток. Например, журнал регистрации поступающих документов (от клиентов и контрагентов) может вестись как учетный документ в течение года, но по мере внесения записей, когда один журнал уже заполнен, для продолжения регистрации заводится / открывается новый журнал. Страницы нового журнала нумеруются с 1 по n-й номер, журнал прошивается, к нему оформляется удостоверительная надпись. Но вот регистрация поступающих документов в этом новом журнале продолжается в валовом порядке номеров в пределах календарного года, а не начинается с первого номера. В конце года образуется несколько томов /частей данного журнала / «дела».

В номенклатуре дел учетные документы располагаются обычно с учетом степени значимости дел в конце каждого ее раздела, после заголовков категорий дел с перепиской и перед заголовками дел с документами об организации делопроизводства (номенклатура дел, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов). Регистрационные базы данных, журналы и книги учета ведутся в основном как «переходящие» дела, о чем в графе «Примечание» номенклатуры дел делается соответствующая отметка. См. Пример 1.

Пример 1

Описание журналов регистрации в номенклатуре дел службы делопроизводства (сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)

СвернутьПоказать
журналы регистрации в номенклатуре дел
Пример 2

Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел юридического отдела (сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)

СвернутьПоказать
систематизация в номенклатуре дел юридического отдела
Пример 3

Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел службы делопроизводства(сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)

СвернутьПоказать
систематизация в номенклатуре дел службы делопроизводства

Но в процессе систематизации заголовков в номенклатуре дел можно соблюдать принцип их расположения не только по степени значимости, но и во взаимосвязи, что в последнее время стало хорошей практикой организаций, поскольку после сдачи в архив учетные документы выполняют в нем справочную и поисковую функции. То есть сразу после заголовка дела, содержащего название вида/видов документов, связанных определенным вопросом/содержанием, в номенклатуру дел вносят заголовок учетного документа (книги/журнала), в котором регистрируются эти документы.

В Примере 2 показано, что в юридическом отделе журнал регистрации доверенностей будет храниться столько же, сколько и сами доверенности, поскольку в архиве он будет выполнять справочную функцию. В Примере 3 тоже показана систематизация взаимосвязанных дел.

Номенклатура дел как документ выполняет учетную функцию, т.е. в ней должны быть закреплены и идентифицированы все документы, которые составляют / будут составлять документальный фонд организации (он одновременно является и ее имуществом, и нематериальным активом).

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

8 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Дмитрий, 4 декабря 2013 16:34

А вот и нет! По крайней мере при наличии журнала учета журналов, который в обязательном порядке должен быть включен в номенклатуру, можно этого не делать, регистрируя в нем остальные журналы.

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Администратор, 10 декабря 2013 13:31

Журнала учета журналов в обычном делопроизводстве не бывает. Это делают только в конфиденциальном делопроизводстве, и то - иногда...
Не надо ничего изобретать, надо знать функции самой номенклатуры дел, которая выполняет функции и учетного документа тоже. Весь учет журналов осуществляется в номенклатуре, а не в журнале учета журналов.

+5

Ответить
Галина, 17 марта 2014 07:43

Подскажите, если приказы регистрируются в электронной базе данных, то как это должно отражаться в номенклатуре? Нужно ли делать распечатку из этой базы? И как часто? Регистрация входящих/исходящих документов ведется так же в электронной базе, ее то же следует распечатывать и как часто?

+3

Ответить
Елена, 11 декабря 2015 21:10

Подскажите пожалуйста, в номенклатуру должны включаться только документы, которые были зарегистрированы в отделе делопроизводства? Если документы не проходили регистрацию в отделе делопроизводства (например, бухгалтерские документы, документы отдела кадров), то они не включаются в номенклатуру дел?

+1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 18 июня 2020 09:35

В номенклатуру включаются все дела и журналы всех отделов организации

+0

Ответить
Ульяна, 1 ноября 2016 10:37

Добрый день! Подскажите пожалуйста, на нашем предприятии ведутся элект.журналы заявок для выполнения работ (в формате EXCEL) находятся они на сервере предприятия. Как их учитывать в номенклатуре дел? Сроки хранения. Спасибо!

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Станислав, 22 ноября 2016 13:24

Учитывать так же, как и документы на бумажном носителе, с пометкой "(в электронном виде)"

+1

Ответить
администратор, 31 марта 2017 22:21

Ответ на Ваш вопрос см. здесь

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.