• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2013

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 3591 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Журналы, которые используются для регистрации документов, выполняют одновременно четыре важные функции:

  • охрана документа (фиксируется сам юридический факт существования документа и прежде всего основные идентификационные реквизиты: название вида / разновидности, дата и номер, а также краткое содержание);
  • учет документа (именно журнал фиксирует последовательность и соблюдение порядка номеров и позволяет присваивать регистрационные индексы);
  • поиск документа (если известны реквизиты документа, то сведения о нем можно найти очень легко);
  • контроль исполнения (в графах журнала фиксируются факты передачи документа / его копий исполнителям, даты, контрольные сроки и т.п.).

Правда, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти контроль исполнения выведен из зоны ответственности служб делопроизводства, поэтому журналы выполняют функцию контроля за сроками действия документов, зарегистрированных в них. Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере.

Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись. Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал. Если подразделение имеет печать с обозначением своего наименования, то эта надпись удостоверяется печатью, но это – факультативное, необязательное требование.

Пример 1
СвернутьПоказать
заверительная надпись с подписью
или
заверительная надпись с подписью и печатью

Заверительная надпись делается на следующей строке после последней записи в журнале. Пропускать и оставлять свободными строки не рекомендуется.

Подобный порядок соблюдается и при «закрытии» каждого тома / части журнала, если для регистрации документов пришлось завести несколько его частей для продолжающейся регистрации в течение всего календарного года.

Если регистрация осуществляется в электронной форме в простых таблицах Excel или даже Word (пакет MS Office), то необходимо иметь в виду, что функцию охраны документов за счет фиксации сведений о них такие таблицы выполняют уже недостаточно хорошо. Тем не менее на следующей за последней записью строке необходимо внести заверительную надпись, которую можно выделить шрифтом:

Пример 2
СвернутьПоказать

В 2013 году внесено 248 (двести сорок восемь) записей.

А «закрывая» подобный журнал регистрации, необходимо использовать соответствующую сервисную функцию защиты файла от внесения изменений, например, «только чтение». Пароль защиты файла должны знать руководитель подразделения; сотрудник, непосредственно ведущий данный журнал; и сотрудник, замещающий его в случае временного отсутствия. А через год после «закрытия» подобный электронный журнал регистрации может быть сархивирован (zip-архив).

В работе с базами данных и их представлениями, включая «личные кабинеты» сотрудников в системах электронного документооборота, необходимо учитывать, что работу информационной системы поддерживает система управления правами доступа. В этом случае следует применять более сложный и ответственный способ «закрытия» доступа к информации (в годовом цикле), содержащейся в базах данных СЭД. И уже совместно со службой безопасности (информационной безопасности или ИТ-подразделением) и в рамках политики информационной безопасности (в соответствии с правилами работы с конфиденциальной информацией или правилами работы со служебной информацией) и на основании положения о СЭД служба делопроизводства готовит проект приказа первого руководителя (по административно-организационной деятельности, срок хранения – 5 лет) о «закрытии» баз данных или соответствующих представлений в них.

В зависимости от системно-функциональной архитектуры СЭД и ее названия формулируется заголовок приказа, например:

Пример 3
СвернутьПоказать

О порядке предоставления прав доступа к базам данных СЭД «Экто» в 2014 г.

или

О введении в действие баз данных и представлений СЭД «Экто» в 2014 г.

Констатирующая часть текста приказа должна содержать ссылку на тот локальный нормативный документ организации, в котором установлен порядок ограничения и учета прав доступа, например:

Пример 4
СвернутьПоказать

Во исполнение Политики информационной безопасности, утвержденной Советом Директоров (протокол от 20.12.2005 № 4) и п. 7.11. Положения о системе электронного документооборота «Экто» (утверждено приказом Председателя Правления от 12.01.2010 № 3)

А в распорядительной части текста можно сформулировать следующие примерные пункты:

Пример 5
СвернутьПоказать

1. Установить следующий порядок доступа к базам данных системы электронного документооборота «Экто» в 2014 году:

1.1. База данных «Регистрация документов», представления «Поступившие/2013», «Отправленные/2013», «Доверенности/2013», «Командированные/2013» – Управлению делами в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей;

1.2. База данных «Регистрация документов», представления «Поступившие/2014», «Отправленные/2014» – Управлению делами и сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, в соответствии с утвержденными ролями пользователей в системе; 

<. . .>

Пример 6
СвернутьПоказать

1. Ввести в действие с 01.01.2014 следующие представления баз данных системы электронного документооборота «Экто»:

БД «Доверенности», представление «2014»;

БД «Приказы», представление «Проекты/2014»

<. . .>

2. Вывести из оперативного использования с 01.01.2014 следующие базы данных и представления баз данных:

БД «Регистрация документов», представления «Поступившие/2013» и «Отправленные/2013»;

БД «Доверенности/2013»;

БД «Командированные/2013» <. . .>

В распорядительной части текста подобного приказа необходимо установить права доступа к «закрытым» базам данных в случае необходимости:

Пример 7
СвернутьПоказать

Доступ сотрудников организации к базам данных и их представлениям, созданным в 2013 году, предоставляется Управлением делами на основании заявок, подписанных руководителями соответствующих структурных подразделений.

«Лучшие» практики организаций рекомендуют в подобный приказ включать еще и пункт о ежегодной проверке прав доступа:

Пример 8
СвернутьПоказать

Службе информационной безопасности совместно с ИТ-подразделением провести ревизию прав доступа в СЭД «Экто» в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей в системе.

То есть представления регистрационной базы данных за предыдущий год будут доступны только службе делопроизводства, которая является менеджером («организатором» и предметным администратором) этих ресурсов. Служба делопроизводства будет предоставлять доступ к ним только на определенное время и только на основании заявок, рассматривая их совместно со службой информационной безопасности. А через год служба делопроизводства будет решать вопросы архивирования (сжатия) представлений за 2013 год, организации их хранения в течение установленных сроков и последующего уничтожения или передачи на архивное хранение.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  5 голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.