Могут, но только в документах, которые не относятся к системе организационной распорядительной документации (требования к ее оформлению установлены действующим в настоящее время ГОСТом Р 6.30-2003).
Если возникли сомнения в отношении организационно-распорядительных документов, смело ссылайтесь на требования данного стандарта и оформляйте грифы согласования в нижней части листа документа ниже реквизита «подпись» от границы левого поля или двумя рядами, т.е. друг под другом слева и справа, если грифов несколько. Грифы согласования могут оформляться и на отдельном листе согласования. При согласовании документов, проекты которых создаются и направляются на согласование в электронном виде в СЭД, должны быть сделаны соответствующие настройки системы, чтобы лист согласования мог быть сформирован и распечатан как отчет из системы с соответствующей визуализацией действия (транзакции обычно называют согласовано / не согласовано / согласовано с замечаниями), названий должностей согласовывающих лиц и даты и времени согласования.
Гриф утверждения оформляйте в верхней правой части листа документа, как и устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.
А вот если документ принадлежит к системам / подсистемам научной, технической, технологической, производственной, конструкторской, плановой, финансовой отчетной документации, то в соответствии с правилами и стандартами на оформление документов данных систем / подсистем документации в верхней части листа текстового документа (техническое описание, техническая / технологическая карта, технический отчет, пояснительная записка к проекту / комплекту чертежей по проекту, программа, план и т.п.) на первом листе или на отдельном «титульном» листе могут быть оформлены и грифы согласования, и грифы утверждения документа.
Причем если документ подлежит согласованию с вышестоящей организацией, то соответствующие грифы согласования с ней могут на практике оформляться над грифом утверждения документа. Именно таким образом в практике органов местного самоуправления часто оформляется согласование и утверждение планов, программ, «дорожных карт» реализации тех или иных концепций, которые издаются во исполнение стратегий, концепций и программ, уже утвержденных вышестоящими органами, и вопрос упирается в согласование конкретных сумм соответствующих бюджетных средств.
И, наконец, самое интересное: независимо от принадлежности документа к системе / подсистеме документации гриф согласования и гриф утверждения оформляются одинаково, по форме, предусмотренной стандартами на оформление организационно-распорядительных документов. Эти реквизиты содержат стандартный набор элементов (атрибутов как составных частей реквизита):
- слово «УТВЕРЖДЕНО» / «УТВЕРЖДАЮ» или «СОГЛАСОВАНО»;
- если документ утверждает или согласовывает должностное лицо, то:
- наименование должности уполномоченного лица,
- личная подпись,
- расшифровка подписи,
- дата;
- если документ утвержден или согласован иным документом, то данные этого второго документа:
- вид документа,
- его дата и номер.
Объясняется это тем, что все специальные системы документации «выросли» и сформировались на основе самой «древней», исторически сложившейся и в своем роде универсальной системы организационно-распорядительной документации.
Пример 1. Грифы согласования и утверждения должностными лицами
Пример 2. Грифы согласования и утверждения документами
Проверить формальную принадлежность вида / разновидности документа к соответствующей системе или подсистеме документации возможно на основании Общероссийского классификатора управленческой документации, который ведется в статусе стандарта с 1993 года, но, к сожалению, не является достаточно актуальным и в настоящее время перерабатывается. Кроме того, на сайте ФГУП «Стандартинформ» можно найти стандарты и информацию о классификации научно-технической документации и правилах оформления основных ее видов.
