В рамках выполнения своей важнейшей функции обеспечения сохранности документов архив организации должен осуществлять проверки наличия и состояния дел и документов. Одна из целей проверки – выявление и устранение недостатков в учетных документах архива.
Проверка проводится в плановом порядке, по графику (лучше, чтобы график был утвержден первым руководителем организации, который утверждает и номенклатуру дел, описи, акты) и не реже чем 1 раз в 5 лет, а также перед передачей документов на государственное или муниципальное хранение, если организация является источником комплектования соответствующего архива, и при смене заведующего архивом.
Очевидно, в процессе подобной проверки и выяснилось несоответствие индексов заголовков дел по номенклатуре дел за 2005 год тем индексам, которые должны были быть перенесены из номенклатуры дел в соответствующую графу описи. Но в ходе проверки вносить какие-либо изменения в описи дел запрещается.
Поэтому сначала результаты проверки должны быть оформлены актом. Форма акта проверки, наличия и состояния дел предусмотрена Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; Приложение 22). В акте после обобщающего оборота текста «Проверкой установлено:» по пунктам перечисляются количественные показатели проверяемых фондов (проверка осуществляется пофондовая; в ведомственном архиве – по фондам структурных подразделений или в соответствии с утвержденной схемой систематизации архивных документов) и выявленные ошибки в учете. Факт выявления ошибки и саму ошибку возможно оформить отдельным пунктом в общем акте проверки наличия и состояния дел или в акте, который специально может быть составлен по данному факту по форме обычного акта как справочно-информационного документа.
Если ошибка выявлена случайно, то приказом первого руководителя может быть назначена внеочередная и внеплановая проверка наличия и состояния дел в архиве.
Акт (составленный по форме или обычный) должен быть утвержден первым руководителем организации или его заместителем, курирующим службу делопроизводства и архив.
После окончания каждой проверки в конце описи ниже заверительной надписи делаются записи:
- «Проверено»,
- с указанием акта и даты каждой из проверок,
- а также подписей лиц, проводивших проверку (наименования должностей, личные подписи и расшифровки подписей).
А после утверждения акта (имеет постоянный срок хранения) в годовой раздел описи допускается внесение исправления (если архив по фондам не ведет листы проверки наличия и состояния дел):
- неверный индекс зачеркивается тонкой линией;
- оформляется новый правильный индекс (на свободном месте графы);
- на нижнем поле описи возможна заверительная надпись:
«Исправлено на № 09-25. Акт от 20.05.2014 № 1».
Но мы рекомендуем строго соблюдать правила архивной работы и вести листы проверки наличия и состояния дел, которые нумеруются в валовом порядке в пределах проверки каждого фонда и удостоверяются подписью заведующего архивом (архивиста или лица, ответственного за архив), который включается в состав комиссии по проверке наличия и состояния дел. Листы проверки наличия и состояния дел фонда включаются в дело данного фонда.
Проверка наличия и состояния дел считается законченной после внесения изменений, выявленных в ее процессе, в учетные формы. Если организация является источником комплектования и изменения внесены в учетные документы по делам постоянного срока хранения и по личному составу, то необходимо направить информацию об этом в соответствующий государственный или муниципальный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей, утвержденных ЭПК архива.
