Индивидуальные предприниматели (далее – ИП), применяющие общую систему налогообложения (ОСН), ведут учет доходов и расходов и хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (далее – Книга учета). Учет ведется в соответствии с Порядком учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденным приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 (далее – Порядок).
Данные учета доходов и расходов и хозяйственных операций используются ИП, применяющими ОСН, для исчисления налоговой базы по НДФЛ, уплачиваемому на основании главы 23 НК РФ (п. 2 ст. 54 НК РФ, п. 2 Порядка).
ИП могут не вести бухгалтерский учет и не обязаны куда-либо представлять бухгалтерскую отчетность (п. 1 ч. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») (далее – Закон № 402-ФЗ). Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 26.07.2012 № 03-11-11/221.
В то же время нормы бухгалтерского законодательства не содержат запрета на ведение бухгалтерского учета индивидуальным предпринимателем, поэтому ИП вправе принять решение о ведении бухгалтерского учета в полном объеме. Если коммерсант ведет бухгалтерский учет в соответствии с Законом № 402-ФЗ, он сам организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также выполняет иные обязанности, установленные этим законом для руководителя экономического субъекта (ч. 2 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).
Несмотря на то, что ведение бухгалтерского учета для индивидуальных предпринимателей не является обязательным, законодательство не освобождает их от оформления первичных учетных документов.
Согласно п. 4, 9, 11 Порядка на ИП распространяется обязанность оформления хозяйственных операций первичными документами, требования к которым установлены ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Так, в п. 9 Порядка указано, что выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами.
Первичные документы оформляются в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Частью 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
То есть с 01.01.2013 (начало действия Закона № 402-ФЗ) ИП самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных учетных документов. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Бизнесмен может применять и унифицированные формы документов, если примет такое решение (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
В ответе будет рассмотрено документальное оформление хозяйственных операций с применением унифицированных форм первичных учетных документов. Вместе с тем повторим, что ИП вправе применять самостоятельно разработанные формы таких документов, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Документальное оформление процесса производства продукции Как правило, в процессе изготовления продукции оформляются следующие документы:
- смета (либо калькуляция), содержащая перечень и количество конкретных материалов, используемых при производстве. Такая смета может быть оформлена в виде двустороннего документа (который подписывается исполнителем и заказчиком) либо внутреннего документа исполнителя;
- накладные (форма № ТОРГ-12) на закупку материалов, использованных для производства;
- приходный ордер (форма № М-4) при принятии материалов к учету;
- накладная по форме № М-11 на передачу материалов в производство;
- документ, фиксирующий передачу изготовленной продукции на склад организации (например, формы № МХ-8, № ТОРГ-13 или № М-11);
- акт сдачи-приемки готовой продукции заказчику (если производство ведется по заказам).
По нашему мнению, индивидуальный предприниматель, видом деятельности которого является производство, может применять указанные формы (либо часть из них) по мере необходимости. Помимо этого коммерсант (с учетом специфики своей деятельности) может дополнительно использовать и самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации, например, акты на списание материалов в производство, акт расхода, материальные отчеты и т.д.
К сведению
Организации учитывают материалы (в том числе предназначенные для производства продукции) в соответствии с ПБУ 5/01«Учет материально-производственных запасов» и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н (далее – Методические указания).
По нашему мнению, ИП при оформлении первичных учетных документов на списание в производство материалов, использование материалов в производстве может учитывать положения приведенных нормативных документов.
Документальное оформление процесса реализации продукции В случае использования для оформления хозяйственных операций унифицированных форм первичных учетных документов отгрузка продукции покупателю обычно сопровождается оформлением:
- накладной (формы № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132);
- товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78) в случае перевозки товара автотранспортом. Документы, оформляемые при перевозке, приведены в письме ФНС РФ от 21.08.2009 № ШС-22-3/660. Наряду с ТТН применяется форма транспортной накладной (далее – ТН), утвержденная постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.
Кроме того, покупателю выставляется счет-фактура (утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (далее – Письмо) рекомендована к использованию для оформления в том числе фактов отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу) и фактов отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров (приложение 2 к Письму), форма универсального передаточного документа (далее – УПД) (приложение 1 к Письму).
При применении УПД информация ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей может быть объединена с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам.
В Письме разъяснено, что такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
В приложении 2 к Письму указано, что при заполнении в УПД всех реквизитов, установленных в качестве обязательных для первичных документов ст. 9 Закона № 402-ФЗ и для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, УПД присваивается статус документа «1». При этом выставления отдельного счета-фактуры при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случаях, перечисленных в таблице, приведенной в приложении 2, не требуется.
Согласно приложению 2 к Письму рекомендуемая форма УПД может быть использована также только в качестве первичного документа для оформления перечисленных в приведенной в приложении 2 таблице, фактов хозяйственной жизни (в этом случае УПД присваивается статус документа «2»). Тогда в документе не заполняются (или в соответствующих полях ставятся прочерки) показатели, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры.
В приложении 4 к Письму обращено внимание на то, что при использовании УПД индивидуальным предпринимателем учитываются требования к содержанию информации о подписанте, установленные п. 6 ст. 169 НК РФ для этой категории субъектов хозяйственной деятельности.
При использовании индивидуальным предпринимателем универсального передаточного (отгрузочного) документа со статусом «1» и «2» в качестве первичного учетного документа необходимо убедиться в том, что внесенная в него информация в полной мере определяет показатели, установленные как обязательные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Таким образом, при отгрузке продукции покупателю ИП вправе оформить только УПД, не оформляя при этом иные первичные учетные документы.
Вместе с тем в Письме представители налоговых органов отмечают, что форма УПД носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
