Top.Mail.Ru
Вопрос

У нас есть договоры без указания срока их действия. Есть и такие, пролонгация которых осуществляется автоматически (на год или более), если ни одна из сторон не станет инициатором их прекращения. Есть договоры, заключенные, например, на год, но дополнительными соглашениями мы уже несколько лет продлеваем их действие на тех же условиях или с незначительными изменениями. Бывает, что дополнительные соглашения к договору заключаются и для изменения иных его условий, но без корректировки срока действия.

У нас возникли следующие вопросы:

      
  • Как подшивать дополнительные соглашения к договорам?
  •   
  • Какие еще документы, кроме дополнительных соглашений и приложений, стоит подшивать к основному договору и хранить вместе с ним?
  •   
  • Как исчислять срок хранения основного договора и его «дополнительных документов»? Считать ли с даты подписания или даты окончания срока действия договора? И как тогда быть с ныне действующими договорами, которые продлеваются, и не понятно, сколько еще они будут действовать?
  •   
  • В опись дел за какой год вносить договор и его последующие дополнительные соглашения, приложения и иные дополнительные документы, к нему подшитые?
Отвечает

Такое количество вопросов свидетельствует о том, что в организации необходимо в плановом порядке и как можно скорее приступить к разработке регламента договорной работы. В рабочую группу по подготовке данного документа включаются представители юридической службы, службы делопроизводства, бухгалтерии и подразделений, чья деятельность, осуществляемая на основе договоров, приносит наибольшую прибыль организации. А с другими подразделениями проект регламента необходимо будет согласовывать, причем кадровая служба может разработать самостоятельный раздел регламента о трудовых договорах и договорах возмездного оказания услуг, заключаемых с физическими лицами.

В регламенты договорной работы обычно включают (это зона ответственности руководителя организации и юридической службы):

  • определения и классификацию видов сделок, которые осуществляет организация по направлениям своей деятельности,
  • понятие о «крупности» сделок и лимиты на их совершение в соответствии с уставом организации и системой управления рисками,
  • порядок делегирования прав на заключение сделок,
  • схемы согласования проектов договоров и лимитов сделки.

Служба делопроизводства в рамках подготовки регламента:

  • сразу разрабатывает и согласовывает проекты типовых форм договоров по видам сделок или контролирует, что в регламент включено положение о приоритетном применении типовых форм данной организации, порядке их разработки, согласования и утверждения;
  • конкретизирует классификацию и устанавливает индексацию договоров с учетом направлений и вопросов деятельности организации и зон ответственности структурных подразделений и наименований контрагентов. Это позволит уточнить или разработать заново классификатор для предварительного рассмотрения документов, которым пользуется служба делопроизводства при предварительном рассмотрении поступающих документов, в части маршрутизации документопотоков договоров и документов по их исполнению, в том числе и в СЭД или иной информационной или расчетной системе;
  • и, наконец, регламентирует порядок формирования дел с договорами и документами, возникающими в процессе их исполнения, сроки хранения, ответственность за обеспечение сохранности в подразделениях и порядок передачи в архив.

Таким образом, разработка регламента договорной работы позволит установить единый порядок работы с данными документами и распределить ответственность за правильное формирование дел с договорами и обеспечение их использования и сохранности.

Обратите внимание, что «лучшие практики» последних лет выявили удобство формирования дел с договорами по принципу досье, т.е. все документы, которые относятся к данному виду сделки или к конкретной сделке (одному объекту) и одному юридическому или физическому лицу (контрагенту) формируются вместе, представляют собой один комплекс документов, обеспечивающих доказательства законности сделки.

Поэтому сначала нужно определить простейшую схему систематизации договоров:

  • направление деятельности организации – структурные подразделения, имеющие право заключать договоры, – виды сделок (договоров) – контрагенты (может быть много или несколько, необходимо расположить названия в алфавитном порядке) или
  • направление деятельности организации – структурные подразделения, имеющие право заключать договоры – контрагенты (может быть много или несколько, необходимо расположить названия в алфавитном порядке) – виды заключаемых с ними сделок (договоров). В данной схеме систематизации работает управленческий аспект, т.к. все знают число Паретто 80:20, говорящее о том, что 20% клиентов приносят (должны приносить) 80% прибыли организации. Поэтому и служба делопроизводства контролирует правильность формирования досье в структурных подразделениях сначала по клиентам / контрагентам, а потом по видам сделок по каждому из них.

Досье с соответствующими заголовками могут быть включены в номенклатуру дел как переходящие дела, если договоры продлеваются в соответствии с их условиями в течение нескольких лет. Единственное обязательное правило – к досье ведется внутренняя опись документов, причем в ней последовательно и оперативно, по мере возникновения / получения конкретных документов по исполнению договора, осуществляется учет (идентификация) сформированных в досье документов.

Таким образом, все дополнительные соглашения могут быть сформированы вместе с основным договором в одно дело-досье. Кроме основного договора, дополнительных соглашений, приложений, соглашений о конфиденциальности / неразглашении информации, акта о выполнении / приеме работ и услуг, в досье могут быть подшиты экземпляры выставленного счета или счета-фактуры и платежного поручения (системы 1С: «Бухгалтерия» и «банк-клиент» позволяют изготавливать 3 оригинальных экземпляра), отчеты о выполнении работ и услуг (если они многостраничные, то возможно формирование отдельного тома приложений) и другие документы, которые могут служить доказательством, что товары, работы, услуги приняты и оказаны. Прежде всего это относится, конечно же, к договорам, имеющим долговременный или постоянный сроки хранения.

Срок хранения подобного дела-досье исчисляется не с даты договора или дополнительного соглашения, а с года, следующего за годом завершения сделки и создания последнего документа, сформированного в данное дело-досье (например, акта о приемке работ и платежного поручения). Принцип здесь такой: все документы, подтверждающие законность договорной деятельности организации, должны храниться вместе и должны быть представлены в течение установленного нормативного срока хранения. Кроме того, договоры о приобретении основных средств и расчетные документы, подтверждающие законность приобретения, являются активом организации, который она сохраняет. Поэтому при установлении срока хранения на все документы, сформированные в досье данного типа, распространяется самый «старший» срок хранения, которым является, как правило, срок хранения договора после истечения срока его действия.

Сроки хранения договоров определяются по типовым перечням документов с указанием сроков их хранения или по ведомственным перечням, действовавшим до 1991 г., которые могут в настоящее время использоваться в качестве справочников межотраслевого значения. Но поскольку договоры являются нематериальным активом организации, подтверждающим законность владения соответствующими материальными активами, конкретный срок хранения договоров организация устанавливает самостоятельно, как правило, в сторону их увеличения от нормативных сроков, что закрепляется протоколом заседания экспертной комиссии и номенклатурой дел организации.

Дела с договорами, которые имеют постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения, в процессе экспертизы ценности, архивно-технической обработки (только для дел с постоянным сроком) и подготовки к архивному хранению / передаче в архив рекомендуется включать в годовой раздел соответствующей описи по году создания документа – заключения договора. И в последующих годовых разделах до года завершения сделки, т.к. собственно архивному хранению подлежат только исполненные и законченные делопроизводством документы, в каждом из годовых разделов будут делаться соответствующие отметки: «Документы по данному разделу см. также в разделе за _____ год, №№ ______». Таким образом оформляется перекрестная ссылка на соответствующий заголовок, который повторяется в каждом из годовых разделов.

Но в связи с широким распространением досье как вида первичного комплекса документов в настоящее время архивные учреждения субъектов Российской Федерации иногда дают рекомендации включать в описи заголовки переходящих дел по году исполнения документа, завершения его в делопроизводстве. Новых единых методических рекомендаций насчет формирования дел-досье и их учета в научно-справочном аппарате архивов пока нет, профессиональное сообщество ожидает результаты обсуждения правил работы архивов организаций, которые должны заменить действующие в настоящее время Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?