Такое количество вопросов свидетельствует о том, что в организации необходимо в плановом порядке и как можно скорее приступить к разработке регламента договорной работы. В рабочую группу по подготовке данного документа включаются представители юридической службы, службы делопроизводства, бухгалтерии и подразделений, чья деятельность, осуществляемая на основе договоров, приносит наибольшую прибыль организации. А с другими подразделениями проект регламента необходимо будет согласовывать, причем кадровая служба может разработать самостоятельный раздел регламента о трудовых договорах и договорах возмездного оказания услуг, заключаемых с физическими лицами.
В регламенты договорной работы обычно включают (это зона ответственности руководителя организации и юридической службы):
- определения и классификацию видов сделок, которые осуществляет организация по направлениям своей деятельности,
- понятие о «крупности» сделок и лимиты на их совершение в соответствии с уставом организации и системой управления рисками,
- порядок делегирования прав на заключение сделок,
- схемы согласования проектов договоров и лимитов сделки.
Служба делопроизводства в рамках подготовки регламента:
- сразу разрабатывает и согласовывает проекты типовых форм договоров по видам сделок или контролирует, что в регламент включено положение о приоритетном применении типовых форм данной организации, порядке их разработки, согласования и утверждения;
- конкретизирует классификацию и устанавливает индексацию договоров с учетом направлений и вопросов деятельности организации и зон ответственности структурных подразделений и наименований контрагентов. Это позволит уточнить или разработать заново классификатор для предварительного рассмотрения документов, которым пользуется служба делопроизводства при предварительном рассмотрении поступающих документов, в части маршрутизации документопотоков договоров и документов по их исполнению, в том числе и в СЭД или иной информационной или расчетной системе;
- и, наконец, регламентирует порядок формирования дел с договорами и документами, возникающими в процессе их исполнения, сроки хранения, ответственность за обеспечение сохранности в подразделениях и порядок передачи в архив.
Таким образом, разработка регламента договорной работы позволит установить единый порядок работы с данными документами и распределить ответственность за правильное формирование дел с договорами и обеспечение их использования и сохранности.
Обратите внимание, что «лучшие практики» последних лет выявили удобство формирования дел с договорами по принципу досье, т.е. все документы, которые относятся к данному виду сделки или к конкретной сделке (одному объекту) и одному юридическому или физическому лицу (контрагенту) формируются вместе, представляют собой один комплекс документов, обеспечивающих доказательства законности сделки.
Поэтому сначала нужно определить простейшую схему систематизации договоров:
-
направление деятельности организации – структурные подразделения, имеющие право заключать договоры, – виды сделок (договоров) – контрагенты (может быть много или несколько, необходимо расположить названия в алфавитном порядке) или
-
направление деятельности организации – структурные подразделения, имеющие право заключать договоры – контрагенты (может быть много или несколько, необходимо расположить названия в алфавитном порядке) – виды заключаемых с ними сделок (договоров). В данной схеме систематизации работает управленческий аспект, т.к. все знают число Паретто 80:20, говорящее о том, что 20% клиентов приносят (должны приносить) 80% прибыли организации. Поэтому и служба делопроизводства контролирует правильность формирования досье в структурных подразделениях сначала по клиентам / контрагентам, а потом по видам сделок по каждому из них.
Досье с соответствующими заголовками могут быть включены в номенклатуру дел как переходящие дела, если договоры продлеваются в соответствии с их условиями в течение нескольких лет. Единственное обязательное правило – к досье ведется внутренняя опись документов, причем в ней последовательно и оперативно, по мере возникновения / получения конкретных документов по исполнению договора, осуществляется учет (идентификация) сформированных в досье документов.
Таким образом, все дополнительные соглашения могут быть сформированы вместе с основным договором в одно дело-досье. Кроме основного договора, дополнительных соглашений, приложений, соглашений о конфиденциальности / неразглашении информации, акта о выполнении / приеме работ и услуг, в досье могут быть подшиты экземпляры выставленного счета или счета-фактуры и платежного поручения (системы 1С: «Бухгалтерия» и «банк-клиент» позволяют изготавливать 3 оригинальных экземпляра), отчеты о выполнении работ и услуг (если они многостраничные, то возможно формирование отдельного тома приложений) и другие документы, которые могут служить доказательством, что товары, работы, услуги приняты и оказаны. Прежде всего это относится, конечно же, к договорам, имеющим долговременный или постоянный сроки хранения.
Срок хранения подобного дела-досье исчисляется не с даты договора или дополнительного соглашения, а с года, следующего за годом завершения сделки и создания последнего документа, сформированного в данное дело-досье (например, акта о приемке работ и платежного поручения). Принцип здесь такой: все документы, подтверждающие законность договорной деятельности организации, должны храниться вместе и должны быть представлены в течение установленного нормативного срока хранения. Кроме того, договоры о приобретении основных средств и расчетные документы, подтверждающие законность приобретения, являются активом организации, который она сохраняет. Поэтому при установлении срока хранения на все документы, сформированные в досье данного типа, распространяется самый «старший» срок хранения, которым является, как правило, срок хранения договора после истечения срока его действия.
Сроки хранения договоров определяются по типовым перечням документов с указанием сроков их хранения или по ведомственным перечням, действовавшим до 1991 г., которые могут в настоящее время использоваться в качестве справочников межотраслевого значения. Но поскольку договоры являются нематериальным активом организации, подтверждающим законность владения соответствующими материальными активами, конкретный срок хранения договоров организация устанавливает самостоятельно, как правило, в сторону их увеличения от нормативных сроков, что закрепляется протоколом заседания экспертной комиссии и номенклатурой дел организации.
Дела с договорами, которые имеют постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения, в процессе экспертизы ценности, архивно-технической обработки (только для дел с постоянным сроком) и подготовки к архивному хранению / передаче в архив рекомендуется включать в годовой раздел соответствующей описи по году создания документа – заключения договора. И в последующих годовых разделах до года завершения сделки, т.к. собственно архивному хранению подлежат только исполненные и законченные делопроизводством документы, в каждом из годовых разделов будут делаться соответствующие отметки: «Документы по данному разделу см. также в разделе за _____ год, №№ ______». Таким образом оформляется перекрестная ссылка на соответствующий заголовок, который повторяется в каждом из годовых разделов.
Но в связи с широким распространением досье как вида первичного комплекса документов в настоящее время архивные учреждения субъектов Российской Федерации иногда дают рекомендации включать в описи заголовки переходящих дел по году исполнения документа, завершения его в делопроизводстве. Новых единых методических рекомендаций насчет формирования дел-досье и их учета в научно-справочном аппарате архивов пока нет, профессиональное сообщество ожидает результаты обсуждения правил работы архивов организаций, которые должны заменить действующие в настоящее время Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).