• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2014

Как регистрировать договоры и допсоглашения, вернувшиеся подписанными в нашу организацию, счета-фактуры без сопроводительных документов?

  • 0 комментариев
  • 4278 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как решить вопрос о регистрации входящих документов? К нам на предприятие поступают договоры, дополнительные соглашения к ним и счета-фактуры без сопроводительных документов. Мы их не регистрируем в журнале регистрации входящих документов, а передаем сразу исполнителям. Сроки подписания договоров сократились, к тому же наш коммерческий отдел обязан ежемесячно отчитываться перед вышестоящей организацией, в информационную систему вносятся сведения о всех подписанных нами договорах и загружаются их скан-копии. То есть договор, подписанный с нашей стороны в июле, должен прийти от контрагента с подписью также в июле; допускается опоздание только на 3 дня. Но часто бывает, что контрагент присылает документы с большим опозданием.
Коммерческий отдел просит, чтобы служба делопроизводства регистрировала договоры и дополнительные соглашения к ним в журнале регистрации и ставила регистрационные штампы на оригиналы. Разве допустимо проставлять штамп входящей регистрации на оригиналах договоров? Ведь по правилам делопроизводства такие документы относятся к нерегистрируемым, тем более к ним нет сопроводительных писем. Как выйти из этой ситуации? Стоит ли завести еще один журнал учета входящих документов? Что за журнал это должен быть? Какое подразделение должно вести такой журнал, ведь предприятие у нас большое и в канцелярии уже много журналов регистраций и учета?


Если есть информационная система (из вопроса совершенно не ясно какая), в которую вводятся сведения о договорах и даже к карточке («входной» форме) документа присоединяются файлы со скан-копиями, то лучше всего сохранить такой порядок, при котором исполнитель, осуществляющий операции сканирования и ввода, сразу проводил бы и регистрацию договоров в информационной системе в день их получения организацией. А служба делопроизводства передавала бы договоры и документы по их исполнению в структурные подразделения-исполнители также в день их получения из отделения почтовой связи. Такой порядок обычно устанавливается в регламенте договорной работы, в котором закрепляют алгоритмы исполнения договоров (по видам сделок), ответственность подразделений-исполнителей, включая бухгалтерию, которая проводит платежи в основном на основании тех распоряжений на оплату, которые готовят исполнители в подразделениях и подписывают должностные лица организации. В регламентах договорной работы устанавливаются и порядок взаимодействия подразделений, и показатели оценки работы или соблюдения регламента. Структурные подразделения-исполнители всегда гордятся тем, что они приносят прибыль организации, но забывают, что договоры и документы по их исполнению получают, отправляют, распределяют, учитывают, хранят, не теряют и представляют по первому требованию служба делопроизводства и архив.

Служба делопроизводства, проанализировав сложившуюся ситуацию, может взять часть ответственности и выполнение части операций по обработке договоров на себя. Для этого необходимо получить права на создание документа (creator, author, originator) в применяемой для договорной работы информационной системе и поручить специалисту службы делопроизводства сканировать договоры, заполнять дату и присваивать регистрационный номер (индекс) в карточке договора, фиксировать дату получения, заполнять сведения о контрагенте и т.п. А на экземплярах самих договоров специалист должен иметь право оформлять прежде всего регистрационный номер (индекс) на основании учетных сведений (справочников и автоматических счетчиков) из информационной системы. Конечно, индекс не является обязательным реквизитом договора (Гражданский кодекс РФ предусматривает обязательность только даты в заголовочной части договора), но он является идентификационным реквизитом. Поэтому стороны договариваются, кто подписывает и идентифицирует договор первым, и каждая сторона сделки на своем экземпляре оформляет номер в соответствии с принятой в каждой организации системой регистрации. Например, часто можно видеть договоры со сложными индексами, которые состоят из индексов одной и другой сторон договора, их рекомендуется разделять косой чертой:

Пример 1
СвернутьПоказать
Читайте ответ на вопрос «Как регистрировать оригинал уведомления о предстоящей проверке, если ранее мы уже зарегистрировали его копию, полученную по факсу?»

В последующем подлинники договоров возможно оставлять на хранение в службе делопроизводства, которая станет центром депозитарного хранения оригиналов документов, значимых для деятельности организации. Структурные подразделения и бухгалтерия могут при такой технологии работать со скан-копиями или бумажными копиями договоров, в информационной системе фиксировать этапы исполнения и расчетов по договору.

В соответствии с правилами регистрации документов в делопроизводстве регистрация любых документов в организации должна быть однократной. Нет смысла вводить новые журналы регистрации договоров в службе делопроизводства, если договоры все равно должны быть зарегистрированы и идентифицированы в информационной системе.

Если регламент договорной работы и порядок взаимодействия с подразделениями пока не разработаны, а для хода исполнения сделки необходимо подтверждать факт получения экземпляра договора или документов по его исполнению, то служба делопроизводства может предложить коммерческому отделу и бухгалтерии следующее:

  • в день получения служба делопроизводства на экземпляре договора проставляет не регистрационный штамп, а штамп с отметкой о получении или ее рукописный вариант:
    Пример 2

    Отметка о получении на обороте документа

    СвернутьПоказать

    Отметка о получении проставляется на обороте последнего листа договора или любого документа по его исполнению и закрепляет дату начала юридической ответственности организации за документ;
  • в день получения договор с отметкой о получении передается в коммерческий отдел или бухгалтерию (счета и счета-фактуры);
  • в применяемой информационной системе специалисты коммерческого отдела или бухгалтерии фиксируют дату получения, проставленную службой делопроизводства; в карточке («входной» форме) должно быть выделено поле для заполнения «дата получения», которая отличается от даты договора и даты его регистрации, в поле «входной» формы переносится дата получения из штампа.

И, наконец, о нашем профессиональном вопросе о регистрируемых и нерегистрируемых документах. Регистрации подлежат все документы, подлежащие исполнению или направлению ответа, требующие специального учета и использования. Поэтому нерегистрируемых документов очень мало. Это получаемые организацией рекламные письма массовой рассылки, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы совещаний, конференций, семинаров, печатные издания, информационные материалы. Большая часть документов, составляющих другие документопотоки и документальный фонд организации, подлежит обязательной регистрации и идентификации, как рекомендует ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 об управлении документами. Одной из задач современной службы делопроизводства является разработка регламента или перечня документов, подлежащих обязательной регистрации, с указанием места регистрации / ответственного структурного подразделения и ответственного сотрудника. См. Пример 3.

Пример 3

Как можно перечислить ответственных лиц за регистрацию договоров

СвернутьПоказать

Перечень нерегистрируемых документов, о котором, очевидно, помнит автор вопроса, в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД, приложение № 7; М., 1974) на самом деле назывался «Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства». Это означает, что документы, включенные в данный примерный перечень, подлежат (подлежали) регистрации в других структурных подразделениях организации: бухгалтерии, отделе снабжения, отделе кадров и т.п. (в ЕГСД были сделаны специальные примечания) или коммерческом отделе, как и происходит в организации автора вопроса. В Государственной системе документационного обеспечения управления (М., 1991) подобный перечень отсутствовал. А действующие в настоящее время Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусматривают, что в инструкции по делопроизводству организации необходимо определять место и способ регистрации документов независимо от способов их создания и доставки в пределах выделенных документопотоков.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.