Это очень хороший специальный вопрос. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221) как нормативный документ до сих пор вызывают много вопросов, т.к. написаны в основном техническим языком, который был использован для регламентации организационных и функциональных требований к СЭД, относящихся к совершенно иной профессиональной области – сфере делопроизводства и архивного дела. Наверное поэтому приказ Минкомсвязи России на практике и не реализуется в полной мере. Проблема модернизации СЭД и возможность ее оценки на соответствие установленным требованиям актуальна для всех служб делопроизводства, управляющих документами.
СЭД должны рассматриваться в качестве инструмента реализации технологии – основных операций работы с документами, включая процессы документирования. По существу, «зрелая» СЭД (или СУД, т.е. система управления документами) должна представлять собой совокупность трех взаимосвязанных составляющих:
- средство создания документов (прежде всего относящихся к системе организационно-распорядительной документации, но не только);
- система классификаторов и справочников (на основании которых формируются алгоритмы управления документами в пределах конкретных документопотоков);
- управление правами доступа пользователей в системе (правильное наименование и распределение «ролей» пользователей в системе, т.к. СЭД необходима всем сотрудникам и руководству организации для формирования единого информационного пространства, являющегося условием обеспечения управляемости).
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, на который в Требованиях оформлены прямые ссылки, предполагает, что процессы создания, использования, хранения и уничтожения представляют собой единый процесс управления документами, реализуемый по стандартным алгоритмам в пределах соответствующих документопотоков. Поэтому номенклатуру дел или тот или иной перечень документов со сроками хранения (как часто делают на практике) просто «подгружать» в СЭД в качестве классификационной схемы или справочника сроков хранения недостаточно.
На основании конкретной номенклатуры дел требуются более тонкие настройки сроков хранения в СЭД в зависимости от вида документа, его содержания и принадлежности к документопотоку.
Например, при проектировании «входной» формы (карточки ввода документа или сведений о нем в СЭД) срок хранения может быть одним из обязательных полей ввода (т.е. информационным управляемым объектом по той терминологии, которая используется в заданном вопросе). Идентификатор срока хранения может быть закреплен соответствующим классификатором / справочником СЭД для обеспечения «выборки» при введении его конкретного значения и заполнении полей «входной» формы / карточки конкретного документа.
На организационном уровне (и даже на уровне классификации метаданных, относящихся к процессам хранения документа) к объекту «срок хранения» может быть «подгружен» классификатор оснований для установления сроков:
- устанавливается на основании действующего законодательства;
- устанавливается на основании нормативного правового акта;
- устанавливается по перечню документов со сроками хранения;
- устанавливается экспертной комиссией организации (ЭК).
Идентификация документов может быть дополнительно проведена по признакам:
- подлежит сдаче в государственный / муниципальный архив;
- подлежит сдаче в ведомственный архив / архив организации;
- не подлежит архивному хранению (подлежит оперативному хранению и уничтожению в структурном подразделении).
Такая идентификация также связана с объектом «срок хранения» и влияет на него.
На уровне конкретных значений объекта «срок хранения» может быть использован классификатор их видов, например:
- постоянный;
- временный свыше 10 лет;
- временный до 10 лет включительно;
- до замены новыми;
- до минования надобности.
Идентификаторы могут уточняться (на последующем / втором уровне классификации), например:
- временный свыше 10 лет:
- документы по личному составу (или 75 лет);
- документы по основным средствам:
- в течение всего периода амортизации;
- 30 лет;
- конкретный срок (на основании номенклатуры дел или решений / протоколов ЭК).
Подобная классификация также должна быть закреплена в соответствующем справочнике СЭД.
На основании проведенной идентификации подлежит введению в СЭД (заполняется соответствующее поле «входной» формы) конкретный срок хранения (конкретное значение, а не «уникальное наименование», как сформулировано в п. 20) конкретного документа. В этом случае срок хранения может подгружаться из номенклатуры дел, которая должна быть очень хорошо разработана.
Для фиксации причин изменения или «уничтожения» срока хранения идентификация данного объекта должна быть предварительно проведена по следующим признакам:
- подлежит изменению / не подлежит;
- подлежит изменению:
- экспертной комиссией;
- руководителем структурного подразделения;
- службой делопроизводства;
- и должно быть оставлено для описания объекта пустое поле для возможности внесения конкретной переменной информации.
Данная система классификации должна быть гармонизирована с системой управления правами доступа и «ролями» пользователей в СЭД:
- originator или author (права на создание документов),
- reader (только чтение документов),
- manager (служба делопроизводства, которая управляет документами и является предметным администратором СЭД) и т.п.
Рассматривать вопросы реализации в СЭД требований к учету и хранению документов и весь п. 20 Требований необходимо комплексно. Без создания классификаторов и справочников для идентификации документов и сроков их хранения, примеры которых мы привели выше, невозможно реализовать в СЭД контроль за истечением сроков хранения, выделение документов к уничтожению, подготовку к архивному хранению, хранение документов (в том числе и в течение 100 лет), а также и оформление годовых разделов описей, актов о выделении документов к уничтожению и т.п. функциональность.
