Мы являемся заказчиками в сфере строительства, и наши структурные подразделения получают документы от подрядчиков. Как их отражать в номенклатуре дел и ­можно ли их сразу принимать в архив, минуя подразделения?

Действительно, в рамках договорной деятельности организации все документы по исполнению договоров по всем этапам и стадиям проектов должны поступать в структурные подразделения, работающие с подрядчиками и «ведущие» договор вплоть до его исполнения и еще в течение примерно 3–5 лет до сдачи документов на собственно архивное хранение. Таким образом, научно-техническая документация в архив поступает от внутренних структурных подразделений. Принимать ­документы напрямую от внешних подрядчиков архив не имеет права!

По общим правилам делопроизводства все документы, которые образуются в деятельности структурного подразделения, должны быть включены в его номенклатуру дел. Поэтому в соответствующем разделе номенклатуры дел (структурного типа) необходимо выделить следующие дела:

• дела с организационными документами (положение о подразделении, должностные инструкции сотрудников, внутренние регламентные ­документы и т.п.);
• дела с распорядительными документами (например, «Приказы руководителя по основной деятельности. Копии»);
• планы и отчеты об их исполнении (по степени значимости планов и отчетов);
• договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции (по объектам, за которые отвечает структурное подразделение; в заголовок дела включается название соответствующего объекта и адрес его места расположения) и документы по их исполнению (данное дело, которое лучше формировать по принципу досье, когда все документы по объекту формируются вместе, может состоять из нескольких томов; в зависимости от сроков хранения отдельные тома могут составлять переписка, экспертные заключения, протоколы ­согласования и т.п. документы);
• проекты (также по объектам строительства или реконструкции с указанием их названий и адресов места расположения) в соответствии с их этапами и стадиями:
  • задание на проектирование,
  • проект (технико-экономическое обоснование),
  • рабочий проект,
  • рабочая документация.

Обеспечение сохранности и соблюдение сроков хранения договорной и проектной документации как раз и проверяет архив строительной организации в процессе реализации своих функций и в плановом порядке. Сроки хранения данных категорий документов – в основном постоянные или долговременные (см. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; с изменениями).

Конечно, из общих правил бывают исключения. Хорошо известен опыт крупных строительных, проектных и производственных организаций, которые в своей структуре имели специальные архивы научно-технической документации (далее – НТД). При большом объеме документации архивы НТД выполняли функции не только архивного хранения, но являлись и своеобразными центрами оперативного (текущего) депозитарного хранения НТД и даже библиотеками НТД. Но и на оперативное хранение НТД принималась все равно от ­структурных подразделений.

В настоящее время можно учитывать опыт крупных строительных организаций, которые для НТД разрабатывают отдельную номенклатуру дел (как классификатор такая номенклатура дел будет относиться к производственно-отраслевому типу), в которой по объектам централизованно фиксируются дела с договорной и проектной документацией по всем этапам и стадиям проектов. В графе «Примечание» такой специальной номенклатуры дел закрепляются структурные подразделения, ответственные за проект, фамилии их руководителей и ответственных исполнителей. И оперативное (текущее), и архивное хранение НТД в ­данном случае организует специально создаваемый архив НТД.

Если организация не очень крупная и руководство не принимает решения о создании архива НТД для централизованного хранения подобной документации, специальную номенклатуру дел для НТД можно не разрабатывать, но контролировать обязательное включение НТД в номенклатуры дел структурных подразделений. А вот в архивохранилище рекомендуем выделить специальные места хранения НТД, как-то отделить их от стеллажей с управленческими архивными документами. Кроме того, на отдельном сервере / компьютере необходимо предусмотреть хранение электронных документов или электронных копий бумажных ­оригиналов, а также научно-справочного аппарата к ним.

И, наконец, если в подразделениях действительно нет места для хранения больших объемов проектной документации, архив может в порядке исключения принимать документы на оперативное (текущее, не архивное) хранение в архивное хранилище по сдаточным описям (заголовок дела и количество томов) и при условии, что ответственность за НТД, последующую архивно-техническую обработку, составление описей и сдачу по графику собственно на архивное хранение остается за структурным подразделением. В этом случае в присутствии сотрудника архива ответственный представитель структурного подразделения может работать с документами, на время возвращать их в подразделение, продолжать формирование дел и т.п.

Проблема может быть решена на организационном уровне. Архив и служба делопроизводства в аспекте управления документами должны с участием других подразделений разработать порядок (правила или регламент) организации оперативного (текущего) хранения документов, довести до всех руководителей риски необеспечения сохранности и ­необходимость установления ответственности за документы.