Top.Mail.Ru

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы и электронные проекты бумажных подлинников?

Вопрос
1. Дело с бумажными оригиналами документов отражено в номенклатуре дел. Но есть еще папка с их электронными проектами, которая хранится на сервере, где эти документы набивались в формате Word перед их распечаткой и подписанием. Можно ли ее местонахождение отражать в самой номенклатуре дел (фактически ведь там «заготовки», а не электронные оригиналы, но так было бы удобнее) либо эту информацию лучше записывать где-то в другом месте (не в номенклатуре дел)? 2. Как можно отразить в номенклатуре дел место нахождения электронных оригиналов документов? И какие есть варианты (база данных, группа файлов с ЭЦП)?
Отвечает

Обратите внимание на подп. 47-48 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти1. С документами в электронной форме мы работаем по такой же методологии и технологии, что и с ­документами, существующими в бумажной форме.

Стандарты ИСО и разработанные на их основе национальные стандарты России по управлению документами также предусматривают обязательную фиксацию:

  • сведений о размещении электронного документа и метаданных о нем в системе управления документами / СЭД2;
  • структурных метаданных и метаданных о хранении документов.

Обязательными метаданными, поддерживающими доступ к документам и обеспечивающими их сохранность, как раз являются3:

  • документированные названия массивов электронных документов (папок и дел),
  • места их фактического расположения и хранения.

Таким образом, и электронные документы, и папку с электронными проектами документов нужно включать в номенклатуру дел, которая является многофункциональным документом и вполне может выполнять функцию классификационного справочника, разделы которого можно отразить в классификационной и организационно-функциональной ­схеме применяемой в организации информационной системы.

Рекомендуем электронную папку с проектами бумажных оригиналов оформить в качестве заголовка, следующего за заголовком дела с аналогичными бумажными документами. См. Пример 1.

Пример 1. Отражение в номенклатуре дел папки с электронными проектами бумажных оригиналов

Пример 2. Отражение в номенклатуре дел папки / базы данных с электронными оригиналами

Если документы создаются в статусе электронных оригиналов в информационной системе, то в графе «Примечание» номенклатуры дел необходимо оформить точную их локализацию с указанием места создания и нахождения (база данных, представление, директория и т.п.) в зависимости от организационно-функциональной архитектуры ­информационной системы. Показано в Примере 2.

Здесь в номенклатуре дел дополнительно фиксируется классификационная схема информационных массивов, которая должна быть разработана в процессе создания технического задания на разработку информационной системы и закреплена в ее техническом описании. Поскольку техническое описание СЭД или СУД является базовым документом для автоматизации работы с документами, вместе с ИТ-отделом и службой безопасности изучите его еще раз и согласуйте форму и элементы описания массивов электронных документов / электронных дел в номенклатуре дел. Это потребуется и для регламентации системы управления правами доступа, поскольку структурное подразделение-владелец информационного массива (БД, директории, представления) отвечает за предоставление прав доступа, а на ИТ-подразделение возлагается фактически полная ответственность за обеспечение сохранности документов, их проектов и копий, существующих в электронной форме.

Сноски 3

  1. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011, которыми заново утвержден раздел 6 Правил, устанавливающий особенности работы с электронными документами). Вернуться назад
  2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Вернуться назад
  3. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскоиу делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анонимный гость
11.12.2014, 20:12

Спасибо, очень помогло

Рекомендовано для вас

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений (СП) и объединять их в сводную номенклатуру по организации? Можно ли отправить в СП акционерного общества произвольные опросные формы, а по сведениям из них составить номенклатуру дел, которая согласовывается руководителями СП и утверждается руководителем организации?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.