Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующим выводам:
- Z-отчеты снимаются после окончания рабочей смены вне зависимости от того, что смена началась в один день, а закончилась на следующий день.
- В случае невозможности оприходования наличности в кассу организации в день фактического ее получения от клиентов с применением ККТ это можно делать на следующий день. Такой порядок следует отразить в учетной политике организации. Однако в этом случае, возможно, свою правоту придется отстаивать в суде.
Обоснования выводов:
1. Согласно указаниям по применению и заполнению Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4), утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», в конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
В письме ФНС России от 27.08.2012 № АС-4-2/14090 «О рассмотрении обращения» говорится о возможности формирования ККТ отчетов:
- по закрытиям смен в заданном диапазоне дат;
- по закрытиям смен в заданном диапазоне номеров смен;
- итоги смены по номеру смены;
- отчет итогов активизации;
- документ по номеру КПК;
- контрольная лента по номеру смены.
Из вышесказанного видно, что количество смен может не совпадать с количеством календарных дат.
Существуют и другие разъяснения контролирующих органов, где говорится, что снимать z-отчеты нужно именно в конце смены (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707).
Таким образом, считаем, что в случае, когда рабочая смена начинается в один день, а заканчивается на следующий, z-отчеты снимаются по ее окончании один раз за смену. Данный порядок следует установить в учетной политике предприятия.
2. Согласно подп. 5.2 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У) при использовании ККТ приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании изъятой из ККТ контрольной ленты, бланков строгой отчетности или других документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», на общую сумму принятых наличных денег (отметим, что Указание № 3210-У вступило в силу с 01.06.2014, однако в ранее действовавших нормативных актах содержались аналогичные положения).
Также согласно п. 4.5 Указания № 3210-У при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.
В случае неоприходования наличных денежных средств в день снятия z-отчета налоговая инспекция может усмотреть повод для наложения штрафов в соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, то есть:
- на организацию – в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
- на руководителя или иных должностных лиц организации – от 4000 до 5000 рублей.
Судебная практика по данному вопросу противоречива. Суды решают возникшие споры как в пользу проверяемых лиц, так и в пользу налоговых органов.
Судебная практика
Так, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 № 09АП-14607/2013-АК по делу № А40-118690/12 рассмотрена ситуация, когда выручка была получена и отражена по z-отчету, а оприходована в кассу (отражена в кассовой книге) только на следующий день, поскольку операционная касса работала до 24.00, а администрация – до 19.00. Суд указал, что в этом случае можно говорить только о несвоевременности оформления кассовых операций, но не о неоприходовании наличности. Следовательно, не образуется состав административного правонарушения, предусмотренный ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (смотрите также постановления Шестого арбитражного апелляционного суда от 03.03.2014 № 06АП-473/14, Второго арбитражного апелляционного суда от 12.12.2013 № 02АП-9451/13 по делу № А82-7314/2013).
Судебная практика
Имеются и прямо противоположные решения судов, где указывается, что невнесение в кассовую книгу записей о полученной выручке в день ее поступления является неоприходованием денежных средств в кассу и влечет взыскание штрафа в соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.07.2007 № Ф08-4537/07-1770А, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 по делу № А12-541/2013).
При этом в письме Минфина России от 11.06.2009 № 03-01-15/6-311 указано, что в кассовой книге выручка отражается согласно внутреннему распоряжению руководителя или целиком на день снятия z-отчета, или целиком за предыдущий день. В письме УФНС России по г. Москве от 03.05.2005 № 09-24/31061 фактически было признано обоснованным оприходование наличных денежных средств на следующий день. В данном письме рассматривалась ситуация, при которой режим работы предприятия отличался от режима работы бухгалтера (с 11 до 23 часов и с 9 до 18 часов соответственно). Ранее УМНС по г. Москве в письме от 03.02.2003 № 29-12/6552 по аналогичному вопросу были даны разъяснения, по которым в кассовой книге выручка отражается согласно внутреннему распоряжению руководителя или целиком на день снятия z-отчета, или целиком на предыдущий день.
