Top.Mail.Ru

Если номенклатура дел более 500 листов и изменений в ней нет, можно переутвердить ее приказом на следующий год?

Вопрос
В № 11 журнала за 2014 год был опубликован ответ на вопрос: «Если номенклатура дел на 2014 год в 2015 году не изменится, можно ли ее использовать в 2015 году?» К опубликованному ответу задан уточняющий вопрос: «А если номенклатура дел очень объемная (более 500 листов) и особых изменений в ней нет, обязательно ли каждый год утверждать новый экземпляр номенклатуры? Можно ли издать приказ для переутверждения номенклатуры дел с прошлого года?»
Отвечает

В работе с документами рекомендуем не забывать, что правило есть правило. Если действует установленное правило, согласно которому номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года, то совершенно понятно, что она составляется на ­календарный год и ­действует в течение календарного года.

Номенклатура дел является многофункциональным документом, и помимо закрепления плана заведения дел и систематизации документов на следующий год, она одновременно служит для учета (фиксации и идентификации) дел, которые фактически были / будут заведены по итогам этого года. А на основе полученных данных (поэтому номеклатура дел и разрабатывается в конце каждого года) на следующий год опять необходим уже уточненный план систематизации документального фонда организации и документ для учета фактического его состава. Все фактические изменения состава документального фонда, заголовков дел, сроков хранения и т.п., т.е. даже те изменения, которые не относятся к особым, существенным, должны быть просто зафиксированы, учтены в номенклатуре дел. Для этого служба делопроизводства не просто хранит этот утвержденный документ, а в течение года активно использует свой рабочий экземпляр номенклатуры дел и по мере необходимости вносит в него все изменения, в т.ч.:

  • занимает резервные индексы дел,
  • отражает возможные изменения в наименовании подразделений и их подчиненности,
  • делает отметки о фактически переходящих с прошлых лет делах или о том, что некоторые дела не заведены или заведены, но подлежат разделению на 2 или несколько отдельных дел с самостоятельными ­заголовками в связи с разными сроками хранения документов этих дел.

Рабочий экземпляр, с которым работает служба делопроизводства в процессе выполнения своей задачи методического руководства применением номенклатуры дел, как правило, и становится основой для ­оформления и подготовки к утверждению номенклатуры дел на ­следующий год.

Процедура, которую мы в устной профессиональной речи можем назвать переутверждением, означает, что номенклатура дел еще раз внимательно читается, уточняются и конкретизируются заголовки дел, делаются необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав дел, форму представления и копийность документов. В заголовке дела или в графе «Примечание» отмечаются все переходящие дела, которые подлежат включению в номенклатуру дел на следующий год («Переходящее с 2013 г.», «Переходящее с 2014 г.»), форма представления документов и дел (особенно – электронная, с указанием локализации электронных документов в информационных системах и указанием на копийность электронных образов сканированных документов). И, конечно же, номенклатура дел оформляется заново, с новым правильным заголовком («На 2015 год»). Таким образом, каждый год оформляется новый, отражающий реальное состояние документального фонда документ, никакого ­механического переутверждения номенклатуры дел ­просто не ­получается.

А в приказе руководителя организации, в первом пункте распорядительной части текста об утверждении номенклатуры дел, пишется, например:

1. Утвердить (а не переутвердить!) и ввести в действие с 01 января 2015 года номенклатуру дел Общества с ограниченной ­ответственностью «Вита» на 2015 год (далее – Номенклатура дел).

В приказе можно оформить сокращенное родовое наименование номенклатуры дел, которое будет упоминаться в дальнейшем тексте ­приказа, с необходимым уточнением: (далее – Номенклатура дел на 2015 год).

А вот об объеме номенклатуры дел служба делопроизводства должна подумать особо. Так, в сводную номенклатуру дел крупной организации могут не включаться номенклатуры дел территориально удаленных (цеха) и территориально обособленных структурных подразделений (филиалы), для которых могут быть разработаны примерная, или ­типовая, или даже самостоятельные конкретные номенклатуры дел.

И в заключение – о правилах. Решением коллегии Росархива от 19.11.2014 № 4 одобрен проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. После утверждения приказом Минкультуры России они заменят Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), которыми мы руководствуемся в процессе разработки ­номенклатур дел в настоящее время.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Наталья
15.12.2015, 11:45

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, в медицинском учреждении более 16 стационарных отделений в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (обслуживающие - поликлиника, рентген, узи, эндоскопия и пр.) Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре, т.е. вместо 22 индексов сделать 7 (стационар+параклиника)?

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?