• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2015

Если фамилия изменилась, а в документе осталась старая

  • 0 комментариев
  • 2216 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Помогите разобраться. В связи с замужеством изменила фамилию. Приказом в университете фамилия не сразу была изменена, поэтому справка-вызов на сессию оформлена на девичью фамилию, а подтверждение о прохождении сессии выписано на новую фамилию. Наша финансовая служба утверждает, что ­документ ошибочен. Как быть?
Еще придрались, что чернила ручки разные. Обязательно ли должны одновременно заполняться справка-вызов и подтверждение?


Рассмотрим ситуацию с общих позиций документоведения.

Во-первых, думаю, что в вопросе речь идет об оформлении документа, утвержденного приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368 «Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования». Утвержденная типовая унифицированная форма ­является «двойной», т.е. состоит из двух частей, разделенных линией ­отрыва:

  • первая часть подтверждает, что студент имеет право на получение оплачиваемого отпуска на период проведения очередной учебно-экзаменационной сессии. На ее основании («вызов» из учебного заведения) в организации издается приказ о предоставлении учебного отпуска;
  • вторая часть формы должна быть заполнена после окончания сессии и доказать, что студент находился на сессии в учебном заведении в сроки ее проведения.

Таким образом, типовая форма в целом как документ выполняет свою правовую, доказательную функцию. Такая «двойная» форма предусматривает, что оформление каждой части документа уполномоченным представителем учебного заведения не может быть осуществлено в один и тот же момент времени, обязательно одним и тем же почерком и одними и теми же чернилами, т.к. цели создания каждой из частей документа «разведены» во времени.

Во-вторых, присвоение новой фамилии осуществляется от имени государства органами записи гражданского состояния. В данном случае с даты заключения брака, которая зафиксирована в свидетельстве о заключении брака, и с даты его выдачи (совпадает с датой заключения ­брака) женщина, вступившая в брак, носит новую фамилию.

Конечно, с даты присвоения новой фамилии до даты изменения фамилии во всех учетных и иных документах организаций, где работает или учится человек, образуется некий временной разрыв. Процедура издания приказа об изменении фамилии, внесение на его основании изменений в учетные и иные документы работника требуют определенного времени. В этот период в случае необходимости подтверждения факта присвоения новой фамилии работник представляет в деканат учебного заведения, в финансовую службу и отдел кадров своей организации свидетельство о заключении брака, которым руководствуются и копию с которого делают и удостоверяют самостоятельно данные структурные подразделения, в том числе, в соответствии с требованиями Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Считаем, что никакого переоформления документов о прохождении учебно-экзаменационной сессии в данной ситуации не требуется.

Читайте статью «Оформляем учебный отпуск»
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.