Отменять внутренние регламентные документы «все сразу» не рекомендуем, т.к. организация не может остаться неуправляемой и без действующей нормативной базы.
Основным этапом работы по актуализации регламентной нормативной базы должна стать кодификация / систематизация нормативных документов, выявление их версий, в том числе действующих полностью, частично или утративших силу в связи с потерей актуальности или замены новыми.
Если актуализация нормативных документов не была своевременно организована как процесс, то рекомендуем инициировать его на основании приказа первого руководителя. В приказе должны быть сформулированы поручения главным специалистам (главному бухгалтеру, финансовому директору, главному технологу и т.п.) и руководителям подразделений – владельцев бизнес-процессов представить:
- план разработки, доработки и внесения изменений в регламентные документы, которыми они руководствуются, а также
- список регламентных документов, находящихся в их зоне ответственности, но неактуальных и фактически не использующихся.
Очевидно, что план и списки должны быть представлены в службу внутреннего контроля или контрольную службу для аудита и согласования в сроки, установленные приказом. Сводный список регламентных документов, подлежащих отмене, который будет основанием для издания следующего приказа, передается в службу делопроизводства. Специалисты этой службы готовят проект приказа с примерным заголовком «О признании утратившими силу регламентных документов» или «О признании утратившими силу локальных нормативных актов организации», согласовывают его еще раз с руководителями структурных подразделений и передают на подпись первому руководителю. В данном случае обычно издается
Если список утративших силу документов небольшой, то он может быть включен в текст приказа, а если список обширный, то он оформляется как приложение к приказу. На самих нормативных документах организации может быть проставлена факультативная отметка «Утратил силу на основании приказа от 03.08.2015 № 34-ао».
А далее структурные подразделения – владельцы процессов готовят утратившие силу нормативные документы (утвержденные оригиналы) к сдаче в архив, а копии (заверенные копии, которыми руководствовались в практической деятельности подразделения) – к уничтожению.
