Top.Mail.Ru

Сколько должны храниться договоры аренды нежилых помещений у арендатора и у арендодателя?

Вопрос
Сколько должны храниться договоры аренды нежилых помещений? Сам я возглавляю архив холдинга, где хранятся договоры аренды (арендаторы на наших объектах арендуют торговые площади). Изучил «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010). Из него следует, что эти договоры с момента закрытия должны храниться постоянно. Так ли это?
Отвечает

Действительно, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД) указаны сроки хранения большого количества конкретных видов и разновидностей договоров, которые, в основном, соответствуют классификации видов сделок, закрепленных Гражданским кодексом РФ. В соответствии со ст. 791 ПТУД устанавливается постоянный срок хранения договоров и соглашений о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду) и документов к ним (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты и т.п.). Формулировка статьи «о приеме и сдаче» предполагает, что и арендодатель, и арендаторы хранят свои экземпляры договоров, акты приема-передачи и первичные учетные / платежные документы по ­объектам ­недвижимости без ограничения срока, т.е. постоянно.

Но обратите также внимание на примечание к срокам хранения (графа 3 ПТУД), которое отмечено одной звездочкой (*). Такое примечание означает, что срок хранения документов «постоянно» (Пост.) в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет. И этим сроком хранения могут руководствоваться арендаторы, особенно в случае расторжения договоров аренды, частой смены объектов аренды и арендодателей. При условии завершения всех налоговых проверок коммерческая организация-арендатор может на заседании своей экспертной комиссии установить долговременный срок хранения своих экземпляров ­расторг­нутых договоров аренды свыше 10 лет включительно.

Но если организация является арендодателем, то подход к сроку хранения договоров аренды и документов к ним должен быть совершенно иным. Самое главное – экспертиза ценности, определение необходимости и значимости для организации документов об имуществе (основных средствах) и основном виде ее деятельности. Арендодатель должен иметь состав документов, которые подтверждают:

  • законность и историю владения объектами недвижимости,
  • содержат их техническое описание и схемы,
  • подтверждают стоимость (включая амортизацию и затраты на эксплуатацию),
  • законность распоряжения правами на объекты,
  • расчеты с арендаторами,
  • уплату налогов и т.п.

Без комплекса этих документов организация-арендодатель не сможет подтвердить свои права на владение и распоряжение объектами недвижимости, данные документы необходимо иметь в течение всего срока деятельности организации, т.е. постоянно. Таким образом, при проведении экспертизы ценности договоров и документов по их исполнению необходимо руководствоваться принципом доказательности, т.к. главная функция документа в настоящее время – правовая, доказательная.

Систематизацию, т.е. формирование в дела договорных документов сейчас рекомендуется осуществлять по принципу «досье», при котором срок хранения документов устанавливается по «старшему» сроку находящихся в деле документов. Если речь идет о сдаче в аренду и об эксплуатации объектов недвижимости, то досье формируются, как правило, по объектам недвижимости, по их адресам. «Лучшие практики» показывают, что досье по объекту недвижимости хранится постоянно и состоит, как ­правило, из нескольких томов:

  • правоустанавливающие документы, подтверждающие права собственности на объект (помимо договоров приватизации или купли-продажи, договоров на строительство / ремонт / реконструкцию, актов о приемке / вводе в эксплуатацию, свидетельств о праве собственности, выписок из реестра и т.п. обязательна выписка / справка БТИ об официальном адресе каждого объекта недвижимости);
  • техническая документация (текстовое и техническое описание объекта, фото, чертежи, планы, инженерные схемы, руководства по эксплуатации и т.п.);
  • договоры с подрядчиками об эксплуатации и обслуживании объектов недвижимости и прилегающих территорий;
  • договоры аренды (систематизируются по алфавиту названий компаний-арендаторов, или по торговым площадкам объекта, или по срокам аренды) и первичные учетные / расчетные документы по их исполнению.

Таким образом, досье формируется как многотомный комплекс документов, причем для арендодателя документы всего комплекса выполняют функцию доказательства законности и прозрачности его основной деятельности и должны иметь постоянный срок хранения.

Кроме того, при определении сроков хранения необходимо учитывать, что договоры и первичные учетные документы по их исполнению в случае камеральных налоговых проверок должны быть предъявлены за любой период деятельности организации. Документы, связанные с амортизацией объекта недвижимости, организация-арендодатель должна иметь с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете еще 4 года. Например, срок полезного использования здания как основного средства – 31 год, после его окончания отсчитываем еще 4 года (согласно Налоговому кодексу РФ) и получается, что храниться документы должны в течение минимум 35 лет.

Если организация-арендодатель не собирается изменять свою основную деятельность, то досье по объектам недвижимости, договоры аренды и документы по их исполнению рекомендуем хранить в течение всего срока деятельности организации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

a*a*i*a@
31.10.2016, 14:45

т.е. Договоры аренды хранят постоянно для того, чтобы доказать законность и прозрачность основной деятельности организации, а если их уже очень много и места нет? На протяжении 20 лет в нашей организации договоры не были востребованы ни разу.

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?