Top.Mail.Ru

Можно хранить трудовую книжку руководителя региональной компании холдинга в его «головном офисе» в Москве?

Вопрос
Главный офис компании вместе с учредителями находится в Москве, а меня приняли директором ООО в регионе. Оформлен я в регионе, но при этом в главном офисе забрали трудовую книжку без акта приема-передачи и каких-либо записей в трудовом договоре. В книгу учета трудовых книжек запись о своей трудовой книжке внести не могу, т.к. фактически она в Москве. Чем это чревато? Какие штрафы, наказания?
Отвечает

Считаем, что по поводу Вашей собственной трудовой книжки не следует волноваться. В крупных корпорация / холдингах принято, что инфраструктурные функции выполняет управляющая компания на основании договоров с юридическими лицами, входящими в состав холдинга, – это функции внутреннего контроля, ИТ-обеспечения, бухгалтерского учета, финансового планирования, рекламы и маркетинга, материально-технического и хозяйственного обеспечения, логистики и сбыта, обеспечения безопасности, управления документами и архивного хранения и, наконец, функция управления персоналом, учета кадров и кадрового делопроизводства.

Как правило, высшие должностные лица компаний холдинга (особенно руководители, их заместители, главные бухгалтеры) находятся в зоне ответственности кадровой службы управляющей компании («головного офиса»), которая оформляет заключение трудовых договоров с ними, вносит записи в трудовые книжки и ведет их учет в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним, заполняет личную карточку (форма № Т-2). Именно поэтому должностные лица компаний, входящих в состав холдинга, как правило, сдают свои трудовые книжки в кадровую службу управляющей компании. А на основании приказа о назначении на должность (приеме на работу) бухгалтерия «головного офиса» открывает ­лицевой счет работника (форма № Т-54). Это общий порядок.

Но конкретные условия взаимодействия с управляющей компанией региональному руководителю рекомендуем всегда выяснять и уточнять. Возможно, потребуется получить экземпляр договора о передаче управления по каким-то инфраструктурным функциям, проверить доверенность, которую выдали Вам как генеральному директору, выяснить все вопросы разграничения функций с подразделениями «головного офиса». И если Вы как генеральный директор имеете право заключать трудовые договоры с работниками организации и издавать приказы по личному составу, то советуем своим приказом (по основной деятельности) назначить у себя ответственного сотрудника за ведение и хранение трудовых книжек и книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Возможно, это будет секретарь организации. Тогда никакая внешняя проверка со стороны трудовой инспекции не будет страшна. Рекомендуем также изучить внутреннюю нормативную базу холдинга, касающуюся правил и регламентов работы, а также порядка взаимодействия с ­руководителями и подразделениями управляющей компании.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?