• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2016

В каких случаях целесообразно использование бланков должностных лиц?

  • 0 комментариев
  • 2693 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В нашей организации используются общий бланк и бланк письма. А от сторонних организаций (контрагенты, заказчики работ) иногда приходят письма, оформленные на бланке должностного лица. Возник вопрос и у нас – в каких случаях целесообразно и уместно использование данного вида бланка? В чем преимущество его использования по сравнению с тем же бланком письма организации, на котором оформляются письма по самым разным вопросам деятельности? Насколько регламентирована процедура использования бланка должностного лица или это самостоятельное и добровольное решение каждой организации?

Раздел 4 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает, что организация, ее структурные подразделения и каждое из уполномоченных ­должностных лиц могут иметь следующие виды бланков:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа.

Критерий экономической эффективности разработки и применения бумажного бланка или типовой унифицированной формы документа был установлен и обоснован в процессе создания унифицированных систем документации и их классификации. Этот критерий прост – бланк данного вида должен употребляться в организации чаще, чем 100 раз в год.

Поскольку переписка составляет примерно 80% документооборота любой организации, то бланк письма имеет практически каждое юридическое лицо (бланк в бумажной форме или утвержденный электронный шаблон бланка письма, как обязательную форму для печати).

Если в организации издается более 100 приказов в год, то разрабатывается, утверждается и применяется бланк приказа.

В небольших организациях может разрабатываться общий бланк, который применяется для оформления всех внутренних документов (штатное расписание, приказ, распоряжение, положение, служебная записка, акт, инструкция, правила, регламент, доверенность и т.п.).

Таким образом, каждая организация самостоятельно решает, какие виды бланков должны быть разработаны и утверждены для обязательного применения. Конечно же, служба делопроизводства делает соответствующие предложения на основе анализа процессов документирования, а в крупной организации дает свои рекомендации и в книгу «фирменного стиля» (brand book), поскольку бланк является «лицом юридического лица» – элементом его фирменного стиля.

Когда решается вопрос о целесообразности применения бланков должностных лиц организации, необходимо дополнительно учитывать следующие аспекты:

Во-первых, систему делегирования полномочий и распределение зон ответственности между первым руководителем и его заместителями. Если делегирование четко регламентировано, и заместители руководителя получают права принимать решения, подписывать приказы или распоряжения, вести переписку по конкретно установленным вопросам (они должны быть закреплены в соответствующем приказе о распределении ответственности, положении о должности каждого заместителя и в доверенностях), то в организации может быть разработан бланк письма заместителя руководителя, а иногда и бланк приказа / распоряжения заместителя руководителя.

Например, применение бланка письма заместителя руководителя целесообразно, если хотя бы один из заместителей ведет объемную ­переписку по вопросам своей компетенции:

Пример 1

Бланк письма должностного лица

СвернутьПоказать
Бланк письма должностного лица

А вот для руководителя организации, который имеет право выступать во внешней среде от имени юридического лица на основании устава по всем направлениям деятельности организации, разработка бланка письма должностного лица нецелесообразна – в его деятельности должен применяться бланк письма организации.

Во-вторых, применение бланка письма должностного лица по умолчанию означает, что данное должностное лицо имеет право выступать от имени юридического лица, наименование которого указано в бланке, имеет полномочия принимать решения по вопросу / теме и направлению деятельности организации, которые отражены в тексте подписанного им документа. Наличие у должностного лица собственного бланка ­письма говорит о весомом характере его полномочий, а применение типографским способом изготовленного бланка, который имеет свой учетный номер, ­является еще и фактором, подчеркивающим юридическую силу ­документа.

И в заключение, техническое замечание. Если документ составляется на бланке должностного лица и наименование должности указано в его заголовочной части, то в реквизите «подпись» оно не повторяется, там оформляются личный росчерк и расшифровка подписи в виде И.О. Фамилии.

Пример 2

Реквизит «подпись» на бланке письма должностного лица

СвернутьПоказать
Реквизит «подпись» на бланке письма должностного лица
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.