Top.Mail.Ru
Вопрос
Наше предприятие является филиалом, в структуре которого есть два отделения. Как правильно оформить личные дела уволенных директоров отделений – как руководителей (постоянный срок хранения) или как сотрудников (со сроком хранения 75 лет)?
Отвечает

Филиалы предприятий и организаций не являются юридическими лицами, поэтому формально руководители филиалов, и тем более, руководители их структурных подразделений / отделений не относятся к категории руководителей.

В государственных органах к руководству относят самого руководителя (первое лицо), его заместителей и главного бухгалтера. В коммерческих структурах к руководству относятся, как правило, руководитель (единоличный исполнительный орган), его заместители, главный бухгалтер, его заместитель или иной счетный работник, чьи фамилии и подписи внесены в карточку с образцами подписей и оттиска печати данной организации, что дает им право распоряжения денежными средствами, находящимися на счетах организации.

Но руководители филиалов и отделений могут рассматриваться в качестве должностных лиц, поскольку на основании устава всей организации, положений о филиалах, положений о должности (должностных инструкций или должностных регламентов) и выданных им от имени головной организации доверенностей они выполняют организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции, в том числе и распоряжаются средствами на счетах филиала.

В зависимости от того, какие функции всей организации от ее имени реализует филиал или отделение, какое значение они имеют, делегированы они филиалу полностью или частично, какие права представлять организацию имеют руководители филиалов и отделений и т.п. оценивается значение деятельности филиала, отделения и их руководителей, определяется значение документов, образующихся в процессе этой деятельности.

То есть на практике сама организация имеет право решать в процессе экспертизы ценности, какое значение имеют документы личных дел должностных лиц для доказательства:

  • законности их действий и срока полномочий на занимаемых должностях (в личном деле – копии приказов о назначении, о временном ­исполнении обязанностей и т.п.),
  • имеющейся квалификации по образованию и соответствии квалификационным требованиям, которые должны соблюдаться как обязательные условия для назначения на определенные должности. Эти требования могут быть установлены нормативными правовыми актами и профессиональными стандартами, как, например, в медицине, педагогической, банковской деятельности, в производственных отраслях. В настоящее время практически во всех отраслях помимо опыта практической или управленческой работы руководитель организации или ее подразделения должен иметь соответствующую специальность по образованию или пройти обучение по программам дополнительного профессионального образования в конкретной предметной области. Документы об образовании в составе личного дела (копии персональных документов об образовании, профессиональной подготовке и переподготовке, повышении квалификации и т.п.) будут служить основанием для назначения на должность и доказательством ­профессионального подхода к принимаемым решениям.

Таким образом, срок хранения личных дел руководителя филиала и директоров отделений должен определяться по критериям экспертизы ценности документов:

  • по значимости филиала и отделений для деятельности всей организации,
  • по содержанию и видовому составу документов, которые должны служить доказательством правомерности принятых решений, заключенных сделок, соблюдения лимитов, по роли работника в конкретной организации и т.п.;
  • кроме того, учитываются личные данные руководителя, его вклад в развитие, награды и поощрения, ученая степень, принадлежность к трудовой династии данной организации, инициативы, роль во внедрении новых технологий, общественная деятельность и другие данные, имеющие значение для истории организации. Если организация является источником комплектования, то государственный или муниципальный архив, выполняя свои социальные функции, обращают внимание на личные дела известных персоналий и принимают их на постоянное хранение.

В зависимости от конкретной ситуации и конкретных полномочий директоров отделений филиала решением экспертной комиссии организации может быть принято решение об увеличении срока хранения их личных дел до постоянного в соответствии со ст. 656 а) «Перечня типовых управленческих архивных документов...» (утв. приказом Микультуры России от 25.08.2010 № 558). При этом важно учесть последние изменения закона об архивном деле, вступившие в силу 13.03.2016, благодаря которым, возможно, постоянный срок хранения таких дел придется уменьшить до 50 лет ЭПК или 75 лет ЭПК (с этим мы разобрались в ответе на вопрос «Как определить срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими изменениями в законе об архивном деле?»).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?