Top.Mail.Ru

При проверке приказов за весь период работы компании выяснилось, что есть «одноименные», каждый из которых не отменял действие предыдущего. Как навести порядок и актуализировать приказы?

Вопрос
У меня возник вопрос по приказам по основной деятельности компании. При проверке приказов за весь период работы компании выяснилось, что в разные периоды издавались приказы с одноименными названиями, например: «О допуске лиц к самостоятельному проведению работ на высоте», но в этих приказах не было указания, что предыдущий приказ утрачивает силу. Так как эти приказы относятся к категории бессрочных, получается, что они все еще действуют, но некоторые приказы уже устарели, т.к. многие сотрудники уволились, у других изменились должности. Как теперь разобраться, какие приказы продолжают «действовать» и что делать с устаревшими приказами? Необходимо ли выпустить приказ, в котором перечислены все устаревшие приказы за прошлые годы?
Отвечает

Вопрос связан с предыдущим, поэтому продолжим. Бессрочных приказов не бывает, и несмотря на то, что в них не оформляются сроки действия и исполнения, они все равно подлежат пересмотру и актуализации с периодичностью 1 раз в 3-5 лет. Это управленческий цикл развития любой организации – считается, что через 3-5 лет существенно изменяются и направления деятельности, и технологии, и оргструктура, и продуктовый ряд / предоставляемые на рынке услуги, и штатный состав.

Поэтому раз в 3-5 лет правильно было бы осуществлять проверку актуальности и срока действия «нормативных» приказов за весь период деятельности организации. После этой проверки, которая является работой по кодификации нормативной базы организации, считаем возможным одним приказом оформить отмену нескольких ранее изданных и фактически утративших силу приказов с указанием их дат, номеров и заголовков к тексту.

А чтобы окончательно разобраться с «устаревшими» приказами, можно их список направить руководителям подразделений, главным специалистам и в юридический отдел, чтобы они под расписку подтвердили:

  • какие приказы необходимо признать утратившими силу / отменить,
  • какие необходимо доработать / актуализировать,
  • а также указали сроки актуализации приказов, за исполнение которых они отвечают, являются инициаторами, ответственными исполнителями или «владельцами» бизнес-процессов и процедур.

В небольшой организации это может сделать секретарь, осуществляющий контроль исполнения. А в крупной организации необходимо даже издание приказа об актуализации нормативной базы / локальных нормативных актов, в котором дается поручение руководителям подразделений («владельцам» бизнес-процессов) представить план актуализации с указанием конкретных сроков и ответственных за подготовку, согласование и представление на подписание или утверждение.

Но к приказам о допуске к самостоятельному проведению работ на высоте рекомендуем подходить осторожно. Совместно с инженером / службой охраны труда сначала установите нормативный срок действия этих приказов, т.е. срок действия допуска, который регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами об охране труда и специальных / тяжелых условиях труда. Допуск не может быть бессрочным, как правило, он должен подтверждаться ежегодно. Поставьте данные приказы на контроль, чтобы примерно за 2 месяца до истечения срока допуска можно было предупредить непосредственных руководителей работников и службу охраны труда о том, что им пора актуализировать приказы. Подготовьте проекты новых приказов о допуске с указанием профессий, специальностей, квалификационных разрядов и фамилий сотрудников (это будет первый пункт приказа), и в этих же приказах оформите пункты о признании утратившими силу ранее действовавших приказов о допуске к самостоятельным работам на высоте (аналогично приказу, показанному в Примере 2). Новые приказы должны будут действовать в течение нормативного срока, поэтому их необходимо опять поставить на контроль.

Все приказы, касающиеся регламентации условий труда в отношениях работника и работодателя, должны поддерживаться в актуальном состоянии.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?