• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2016

Какую надпись необходимо сделать при опломбировании книг учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним?

  • 0 комментариев
  • 3817 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В нашей организации необходимо в отделе кадров опломбировать книги учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. Как правильно написать в ярлычке: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью...» или «Пронумеровано, опломбировано и скреплено печатью...»?

Действительно, постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в соответствии с которой приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Такие же требования на практике применяются и по отношению к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, за ведение которой отвечает кадровая служба (специально назначенный приказом руководителя сотрудник, обычно из отдела кадров).

Данные книги учета наилучшим образом обеспечивают функцию охраны документов / бланков, сведения о которых вносятся в книги, защищают от фальсификации записей, подмены или потери листов. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сохраняет и подтверждает сведения о работе (в ней фиксируются трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, дата и номер приказа о приеме, наименование должности и структурного подразделения, дата выдачи трудовой книжки при увольнении) и хранится так же, как и документы по личному составу в течение 75 лет (ст. 695 в) Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поскольку сургучные печати достаточно хрупкие и не выдерживают долговременного срока использования и хранения, а традиционная бумажная наклейка с заверительной надписью не может свидетельствовать об опломбировании, на практике для опломбирования книг учета широкое распространение получили контрольные индикаторные пломбы. Это пломбы-наклейки одноразового применения, которые обычно используются в конфиденциальном делопроизводстве и при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто», фиксирующая факт несанкционированного доступа. Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства. При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на место прошивки и концы нити, с помощью которой прошита книга, после снятия защитного слоя на пломбе становится виден ее уникальный номер (например, 98765498). В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги), указываются следующие сведения:

Пример 1

Заверительная надпись на опломбированной книге учета

СвернутьПоказать
Заверительная надпись на опломбированной книге учета
Пример 2

Заверительная надпись на опломбированной книге учета

СвернутьПоказать
Заверительная надпись на опломбированной книге учета

То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.

Технология оформления сшива детально показана в статье «Договорная работа: современный подход и регламентация»
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.