Top.Mail.Ru

Как утвердить и хранить сводную номенклатуру дел?

Вопрос
В приказе «Об утверждении сводной номенклатуры на 2016 год» первый пункт сформулирован так: «Утвердить и ввести в действие Сводную номенклатуру дел на 2016 год (прилагается)». Но ведь храниться утвержденная номенклатура дел должна в следующем порядке: 1-й экземпляр – в отдельном деле службы ДОУ, 2-й экземпляр – в архиве. Получается, что в деле, где хранятся приказы, этих приложений не будет, но информация о приложениях указывается непосредственно в тексте приказа «(прилагается)». Получается расхождение. Тем более, что в приказах не оформляется «отметка о наличии приложений» как реквизит (т.е. где и в каких отделах хранятся оригиналы номенклатуры дел или прилагаемого документа).
Отвечает

Данный вопрос свидетельствует о фактической утрате юридической техники в процессе издания распорядительных документов, которые являются правовыми актами / локальными нормативными актами организации. К сожалению, очень многие службы делопроизводства и юридические отделы руководствуются прецедентами и примерами, которые дают высшие органы власти и управления. Например, Правила делопроизводства в федеральных органанх исполнительной власти утверждались в 2009 году как прилагаемые к постановлению Правительства РФ; новые Правила работы архивов организаций, которые будут «жить» как самостоятельный нормативный правовой акт, оформлены как прилагаемые к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 и т.п.

В рамках концепции управления документами и в соответствии со стандартами ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 и ГОСТ Р ИСО 30300-2015 каждый документ должен быть идентифицирован (зарегистрирован, включен в систематизированный документальный фонд организации, в подсистему ее локальных нормативных актов и т.п.).

В связи с утверждением номенклатуры дел организации рекомендуем поступить следующим образом. Номенклатура дел утверждается в статусе 3-4 оригинальных экземпляров. 1-й экземпляр идет в дело службы делопроизводства, 2-й – в архив организации, 3-й будет рабочим экземпляром службы делопроизводства, в который будут вноситься все оперативные изменения в течение года (занимаются резервные индексы, редактируются заголовки, названия разделов, сроки хранения и т.п., чтобы на основе рабочего экземпляра в номенклатуре дел на следующий год можно было отразить реальную и фактически действующую систематизацию документального фонда). Если организация является источником комплектования гос- или муниципального архива, то еще 1 экземпляр номенклатуры дел передается в этот архив.

В первом пункте распорядительной части приказа по основной деятельности об утверждении сводной номенклатуры дел постарайтесь идентифицировать ее в качестве самостоятельного документа по ее собственным реквизитам заголовочной части, закрепить сокращенное название:

Пример 1. Распорядительный пункт приказа об утверждении сводной номенклатуры дел

1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2016 года Номенклатуру дел Общества с ограниченной ответственностью «ПИК-21» на 2016 год (далее – Номенклатура дел на 2016 год).

После утверждения номенклатуры дел на каждом ее экземпляре оформляется гриф утверждения приказом, а не отметка о приложении:

Пример 2. Гриф утверждения на каждом экземпляре номенклатуры дел

А далее на каждом экземпляре номенклатуры дел в ее заголовочной части проставляются дата и номер номенклатуры дел. Дата должна совпадать с датой утверждения, а индекс присваивается по общему правилу регистрации документов в пределах своего документопотока. Поскольку номенклатура дел подлежит утверждению ежегодно, то для регистрации можно использовать индекс дела, в которое формируется номенклатура дел и в которое подшивается очередной утвержденный экземпляр в службе делопроизводства, и присоединять к нему очередной порядковый номер.

Пример 3. Заголовочная часть номенклатуры дел

В Примере 3 индекс 01-33 – это индекс дела, а 6 – это номер самой ежегодной номенклатуры дел. Если организация была создана в 2010 году, а номенклатура дел № 1 впервые была утверждена на 2011 год, то номенклатуре дел, утвержденной в 2015 году на 2016 год, можно присвоить № 6 и включить его в состав сложного индекса с учетом индекса дела.

Номенклатура дел всей организации (т.е. сводная по ранее принятой терминологии), которая является экземпляром службы делопроизводства, будет иметь постоянный срок хранения (ст. 200 а) ПТУД). А судьбы приказа по основной деятельности об утверждении номенклатуры дел на 2016 год и еще двух экземпляров номенклатуры дел будут решаться экспертной комиссией организации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?