Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: организация обязана компенсировать сотруднику затраты на приобретение товарно-материальных ценностей и вправе оприходовать их и в дальнейшем отнести на расходы, в том числе в целях налогообложения. Однако она может быть оштрафована за расчеты наличными с другими организациями сверх установленного лимита, если это нарушение будет выявлено в течение двух месяцев после его совершения.
Обоснование вывода
1. Согласно п. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.
В настоящее время нормативными документами, регламентирующими правила осуществления операций с наличными денежными средствами, являются:
- указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У);
- указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее – Указание № 3073-У).
Пункт 6.3 Указания № 3210-У регламентирует документооборот в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица. Утвержденный порядок для случаев, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией, отсутствует. Однако законодательство России не содержит запретов на возмещение расходов работника после приобретения им материалов для нужд организации без выдачи под отчет аванса. Более того, работодатель обязан возместить работнику расходы, произведенные в интересах работодателя (ст. 188 ТК РФ).
Пункт 1 ст. 183 ГК РФ предусматривает, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ).
В п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57 «О некоторых вопросах практики применения статьи 183 Гражданского кодекса Российской Федерации» указывается на то, что действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Следовательно, в данной ситуации Вашей организации нужно документально оформить расчеты с сотрудником таким образом, чтобы ясно усматривался факт последующего одобрения сделки со стороны организации.
Считаем целесообразным в рассматриваемом случае оформить следующие документы:
- общий приказ руководителя организации о возможности возмещения сотрудникам произведенных в интересах организации расходов, с приложением перечня сотрудников, которые имеют право осуществлять приобретение материалов (или оплату работ, услуг) в интересах организации;
- заявление сотрудника с просьбой компенсировать произведенные расходы, утвержденное руководителем;
- отчет сотрудника об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату материалов.
Формы указанных документов организации разрабатывают самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Считаем, что форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, вполне может использоваться в качестве отчета сотрудника, поскольку прямого запрета не существует, а данная форма содержит все необходимые реквизиты.
2. В рассматриваемой ситуации организация может быть оштрафована за расчеты наличными с другими организациями сверх лимита, причем мы не видим легальной возможности избежать санкций, кроме истечения срока давности.
Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в рамках одного договора установлен Указанием № 3073-У и составляет 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. При этом ни срок действия договора, ни количество разовых платежей, каждый из которых может быть менее 100 000 руб., значения не имеют. Наличные расчеты не должны превышать этот лимит при исполнении как гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, так и (или) вытекающих из него и исполняемых в период действия договора или после его окончания.
Нарушение порядка наличных расчетов не является основанием для признания договора недействительным (постановления ФАС Уральского округа от 21.03.2013 № Ф09-8996/11 по делу № А50-28240/2010, ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2011 по делу № А56-28631/2009), однако за расчеты наличными с другими организациями сверх лимита предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., для организаций – в размере от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). При выявлении указанных нарушений налоговые органы привлекают виновных лиц к административной ответственности.
КоАП РФ не содержит прямого ответа на вопрос о том, какая из сторон (производящая, принимающая платеж или обе) несет ответственность за это нарушение. Судебная практика по данному вопросу противоречива. В некоторых случаях суды исходят из того, что ответственность должно нести лицо, производящее платеж (постановления ФАС Московского округа от 22.05.2006 № КА-А40/4070-06, ФАС Поволжского округа от 30.10.2003 по делу № А55-4572/03-3, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.07.2012 № 18АП-6510/12, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.07.2012 № 20АП-3327/12). Вместе с тем в арбитражной практике встречаются многочисленные решения, подтверждающие наличие состава административного правонарушения также и при получении наличных денег сверх установленного максимума (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2010 по делу № А28-16681/2009, от 22.09.2008 по делу № А79-1817/2008, Второго арбитражного апелляционного суда от 21.02.2014 № 02АП-80/14, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.08.2013 № 11АП-11902/13, от 14.11.2012 № 11АП-13384/12).
Статьей 4.5 КоАП РФ предусмотрен двухмесячный срок давности привлечения к административной ответственности со дня совершения правонарушения. Однако когда правонарушение квалифицируется как длящееся, срок давности начинает исчисляться со дня его обнаружения.
Как правило, суды не признают превышение максимального размера расчетов наличными деньгами длящимся правонарушением (постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 29.08.2014 № 02АП-5605/14, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 № 07АП-7323/14), но в зависимости от конкретных обстоятельств дела правонарушение может быть признано длящимся (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 30.11.2010 по делу № А28-2959/2010, от 27.07.2010 по делу № А28-1778/2010).
По нашему мнению, в рассматриваемом случае превышение лимита не может быть признано длящимся нарушением ввиду его явной однократности. Поэтому штраф может быть наложен только в случае обнаружения данного нарушения в двухмесячный срок со дня его совершения.
К сведению
Возникает вопрос об источнике наличных денег в кассе организации, необходимых для выдачи сотруднику суммы компенсации произведенных расходов. Дело в том, что перечень целей, на которые организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные в кассу в виде выручки, законодательно ограничен. Согласно п. 2 Указания № 3073-У участники наличных расчетов (индивидуальные предприниматели и юридические лица) не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачи наличных денег работникам под отчет;
- возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».
В указанном перечне поименованы выдача наличных денег работникам под отчет и оплата товаров, но не поименована компенсация их расходов, осуществленных в интересах организации. Средства организации попадают под категорию «выдача наличных денег работникам под отчет», только если выдаются до фактического осуществления расходов. Поэтому выдача наличных денежных средств из выручки в данном случае является рискованной.
Если в кассе есть наличность, полученная не в качестве выручки за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, то ее расходование на выплату компенсации сотруднику законодательством не запрещается. Денежные средства могут быть получены, например, в качестве займа от физического лица. Чаще всего возмещение расходов работника из кассы осуществляется из денежных средств, предварительно снятых с расчетного счета организации и внесенных в кассу.
В настоящее время законодательством РФ (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ) прямо не предусмотрено ответственности за нарушение порядка расходования денежных средств из кассы. Однако налоговые органы зачастую предъявляют претензии к налогоплательщикам, квалифицируя такие операции как нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Судебная практика носит противоречивый характер (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.04.2014 № 09АП-10838/14, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 № 07АП-1704/14, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16.10.2013 № 04АП-4404/13).
В связи с этим мы не рекомендуем использовать выручку для выплаты указанных компенсаций.
