Top.Mail.Ru

Можно ли объединять в номенклатуре дел документы стационаров одного медицинского учреждения?

Вопрос
В медицинском учреждении 16 стационарных отделений, в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (рентген, УЗИ, эндоскопия и пр.). Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре, т.е. вместо 22 индексов сделать 7 (стационар + 6 параклиник)?
Отвечает

Это зависит от того, какого вида номенклатура дел разрабатывается.

Если разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел, то можно было бы в классификационной схеме номенклатуры дел в общем виде отразить структуру медицинского учреждения, тем более что в каждом стационаре состав документов примерно одинаковый. То есть в разделах номенклатуры дел могли бы отразиться следующие подразделения медицинского учреждения, например:

  • Администрация:
    • отдел делопроизводства и архив,
    • отдел кадров,
    • хозяйственный отдел,
      <. .>
  • Стационар:
    • отделение УЗИ,
    • эндоскопия,
    • рентгенология и радиология,
    • реанимация,
    • лаборатория,
      <. .>
  • Консультативно-диагностическое отделение / поликлиника.

И все стационарные отделения после утверждения примерной или типовой номенклатуры дел должны были бы заводить дела и систематизировать свои документальные фонды в соответствии с подобной схемой.

Но если речь идет о разработке номенклатуры дел, которая по прежней терминологии называлась сводной, т.е. об индивидуальной номенклатуре дел всего медицинского учреждения, то необходимо вспомнить все функции, которая номенклатура дел выполняет как документ. Она является классификатором и одновременно учетным документом, с помощью которого должен систематизироваться документальный фонд всего медицинского учреждения в конкретном году. В номенклатуре дел должен быть взят на учет каждый документ, сформированный в дело или представляющий собой отдельное дело, как, например, журналы. Тем более, что при примерно одинаковом составе документов и журналов их конкретное содержание / текст и объем записей тем не менее различны, за их ведение, удостоверение и сохранность отвечают разные должностные лица. Какие-то журналы (медицинские карты, досье медицинских заключений и т.п.) в одном стационаре могут быть переходящими на следующий год из-за небольшого объема записей. А в других стационарах журналы той же самой утвержденной формы могут быть заведены в 2-х и более томах за год из-за большого объема записей.

Поэтому, если составляется индивидуальная номенклатура дел всего медицинского учреждения, придется в ее классификационной схеме отразить в качестве разделов все 16 стационарных отделений, далее – в качестве подразделов учесть все подразделения, входящие в состав каждого стационара, если разрабатывается номенклатура дел структурного типа (как чаще всего поступают). И только потом необходимо будет сформулировать заголовки дел по каждому разделу (стационару / параклиническому отделению), которые, возможно, будут почти одинаковыми. Номенклатура дел получится объемной, но в этом многостраничном документе отразится реальный состав документов (по видам и количеству томов / дел), который планируется завести в следующем календарном году. А потом по такой номенклатуре дел удобно будет составлять итоговые записи по каждому стационару и его отделениям, на основе которых должна быть составлена итоговая запись к номенклатуре дел всего медицинского учреждения.

Рекомендуем ежегодно планировать актуализацию такого объемного документа в IV квартале каждого года и выделить в качестве показателя оценки деятельности службы делопроизводства «согласование и утверждение номенклатуры дел на конкретный год с первого раза».

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?