Top.Mail.Ru

Можно ли при утверждении и введении нормативного документа приказом подшивать в дело только сам приказ, а приложение к нему хранить в электронном виде?

Вопрос
При переходе на новую работу столкнулась с такой ситуацией: предыдущий начальник Управления делами в целях экономии бумаги и места для хранения документов, а также со ссылкой на ЦБ РФ, который настоятельно рекомендует максимально хранить документы в электронном виде, при утверждении и введении нормативного документа приказом распечатывала и подшивала в дело только приказ, а нормативный документ (являющийся приложением к приказу) хранится лишь в электронном виде. Насколько это правильно?
Отвечает

Данный порядок мог бы быть правильным, если бы он был предварительно тщательно разработан с учетом сроков действия и сроков хранения локальных нормативных актов (ЛНА) организации, согласован и закреплен в инструкции по делопроизводству или регламенте издания нормативных / распорядительных документов. Однако здесь есть существенные «но», которые следует принимать во внимание.

Банк России, будучи мегарегулятором, разрабатывает инструкции прежде всего о представлении соответствующей отчетности в электронном виде, учитывая вид отчета, срок и порядок хранения, выбор носителя (бумажный или электронный). И очень часто после передачи отчетности в электронном виде кредитная организация, следуя инструкциям Банка России, должна хранить распечатанную и заверенную подписями руководителей и печатью бумажную копию электронного оригинала отчета соответствующего вида как своеобразный «страховой» экземпляр, выполняющий доказательную функцию, в течение нормативно установленного срока хранения.

Если Банк России является для Вашей организации регулятором1, то соответствующие его инструкции устанавливают в основном форму представления учетных и отчетных документов, а на организационно-распорядительные документы они могут распространяться лишь в редких случаях и частично (например, форма публикации информации о существенных событиях и т.п.). Локальную нормативную базу организации Банк России контролирует прежде всего с позиций наличия и актуальности составляющих ее документов, особенно по корпоративному управлению, управлению рисками, регламентации договорной и клиентской работы и т.п.

В ситуации издания приказов нормативного характера (когда приказом утверждаются и вводятся в действие ЛНА организации) обязательно должен учитываться срок хранения и приказа, и основного утверждаемого документа. Срок хранения положений, правил, регламентов, политик, концепций и т.п. организационных документов в основном постоянный. Причем в управленческой ситуации главную роль играет утверждаемый документ, содержащий локальные правовые нормы, правила поведения, свидетельствующие о системе управления организацией. Он будет жить своей жизнью, изучаться, применяться, контролироваться и т.п. Приказ об утверждении и введении в действие выполняет «вспомогательную» по отношению к нему функцию.

Оригиналы приказа и утверждаемого им нормативного документа, имеющие постоянный срок хранения, должны оформляться в бумажной форме. Но их проекты необходимо создавать в электронной форме в информационной системе, а после подписания оригиналов заверять в системе проекты в качестве электронных копий. Эти электронные копии будут составлять фонд пользования, а сразу после подписания бумажных оригиналов эти копии могут направляться исполнителям или всем сотрудникам организации для ознакомления (могут предоставляться права доступа, применяться механизм уведомлений).

Концепция управления документами, закрепленная ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, устанавливает, что выбор носителя оригинала документа зависит от срока его хранения. А постоянный срок хранения диктует бумажную форму документу, т.к. электронные документы длительно (и аутен­тично хотя бы более десятка лет) хранить еще не научились. К тому же хранение электронных оригиналов обходится гораздо дороже, чем хранение документов в бумажной форме. Поэтому ЛНА и приказ о его утверждении и введении в действие должны оформляться в статусе оригиналов в бумажной форме.

Сноски 1

  1. Например, ваша организация является кредитной или страховой, акционерным обществом. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?