• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2016

Можно ли при утверждении и введении нормативного документа приказом подшивать в дело только сам приказ, а приложение к нему хранить в электронном виде?

  • 0 комментариев
  • 1322 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
При переходе на новую работу столкнулась с такой ситуацией: предыдущий начальник Управления делами в целях экономии бумаги и места для хранения документов, а также со ссылкой на ЦБ РФ, который настоятельно рекомендует максимально хранить документы в электронном виде, при утверждении и введении нормативного документа приказом распечатывала и подшивала в дело только приказ, а нормативный документ (являющийся приложением к приказу) хранится лишь в электронном виде. Насколько это правильно?

Данный порядок мог бы быть правильным, если бы он был предварительно тщательно разработан с учетом сроков действия и сроков хранения локальных нормативных актов (ЛНА) организации, согласован и закреплен в инструкции по делопроизводству или регламенте издания нормативных / распорядительных документов. Однако здесь есть существенные «но», которые следует принимать во внимание.

Банк России, будучи мегарегулятором, разрабатывает инструкции прежде всего о представлении соответствующей отчетности в электронном виде, учитывая вид отчета, срок и порядок хранения, выбор носителя (бумажный или электронный). И очень часто после передачи отчетности в электронном виде кредитная организация, следуя инструкциям Банка России, должна хранить распечатанную и заверенную подписями руководителей и печатью бумажную копию электронного оригинала отчета соответствующего вида как своеобразный «страховой» экземпляр, выполняющий доказательную функцию, в течение нормативно установленного срока хранения.

Если Банк России является для Вашей организации регулятором1, то соответствующие его инструкции устанавливают в основном форму представления учетных и отчетных документов, а на организационно-распорядительные документы они могут распространяться лишь в редких случаях и частично (например, форма публикации информации о существенных событиях и т.п.). Локальную нормативную базу организации Банк России контролирует прежде всего с позиций наличия и актуальности составляющих ее документов, особенно по корпоративному управлению, управлению рисками, регламентации договорной и клиентской работы и т.п.

См. новость «Уточнен порядок хранения кредитной организацией отдельных видов документов в электронной форме» Он касается документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета

В ситуации издания приказов нормативного характера (когда приказом утверждаются и вводятся в действие ЛНА организации) обязательно должен учитываться срок хранения и приказа, и основного утверждаемого документа. Срок хранения положений, правил, регламентов, политик, концепций и т.п. организационных документов в основном постоянный. Причем в управленческой ситуации главную роль играет утверждаемый документ, содержащий локальные правовые нормы, правила поведения, свидетельствующие о системе управления организацией. Он будет жить своей жизнью, изучаться, применяться, контролироваться и т.п. Приказ об утверждении и введении в действие выполняет «вспомогательную» по отношению к нему функцию.

См. новость «Положения о совете директоров и его комитетах в ПАО»

Оригиналы приказа и утверждаемого им нормативного документа, имеющие постоянный срок хранения, должны оформляться в бумажной форме. Но их проекты необходимо создавать в электронной форме в информационной системе, а после подписания оригиналов заверять в системе проекты в качестве электронных копий. Эти электронные копии будут составлять фонд пользования, а сразу после подписания бумажных оригиналов эти копии могут направляться исполнителям или всем сотрудникам организации для ознакомления (могут предоставляться права доступа, применяться механизм уведомлений).

Концепция управления документами, закрепленная ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, устанавливает, что выбор носителя оригинала документа зависит от срока его хранения. А постоянный срок хранения диктует бумажную форму документу, т.к. электронные документы длительно (и аутен­тично хотя бы более десятка лет) хранить еще не научились. К тому же хранение электронных оригиналов обходится гораздо дороже, чем хранение документов в бумажной форме. Поэтому ЛНА и приказ о его утверждении и введении в действие должны оформляться в статусе оригиналов в бумажной форме.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Например, ваша организация является кредитной или страховой, акционерным обществом.Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.