• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2017

Если в номенклатуре делу ошибочно поставили постоянный срок хранения, то как его уничтожить?

  • 0 комментариев
  • 861 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В структурных подразделениях нашей организации имеются дела, которые номенклатурой дел на 2008 год были отнесены к делам постоянного хранения, однако фактически в дела подшивались документы, не относящиеся к делам постоянного хранения (черновики, наброски, копии и т.д.), т.е. срок хранения по перечню был подобран неверно. Впоследствии в номенклатуру дел такие дела вообще не включались. Как быть с этими документами? Можно ли их уничтожить, как не представляющие ценности? Если да, то каким образом оформить отбор к уничтожению?

Подобные документы необходимо выделить к уничтожению в обычном порядке, который предусматривает составление соответствующих актов в структурных подразделениях после того, как подразделения составят соответствующие годовые разделы описей дел. Образец акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, приведен в приложении №  21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №  526).

Во вводной части акта, помимо установленной его формой ссылки на перечень документов со сроками хранения, необходимо зафиксировать, что «дела постоянного срока хранения в соответствии с номенклатурой дел на 2008 год не были заведены, а в результате полистного просмотра дел в процессе экспертизы их ценности были выявлены проекты документов, черновики, наброски и копии». Если в последующие годы подобные черновики и копии документов в номенклатуру дел не включались, но фактически образовывались в составе документальных фондов структурных подразделений, то в акт они могут быть включены с пометкой «Россыпь» вместо указания количества единиц хранения (графа 6 акта).

В графах акта необходимо также уточнить форму представления документов в заголовке дела (графа 2) – «Проекты, копии, черновики», а в графе 7 проставить фактический срок хранения копий или черновиков – «До минования надобности» в соответствии со статьями перечня, по которому сроки хранения закреплялись в номенклатуре дел.

На заседании экспертной комиссии, когда будут рассматриваться описи дел структурных подразделений и подготовленный акт, необходимо доложить данную ситуацию, чтобы она была зафиксирована в протоколе заседания ЭК. И после согласования акта (с указанием даты и номера протокола ЭК) документы можно будет направлять на физическое уничтожение в том порядке, который установлен в организации.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.