Можно вести регистрацию приказов по основной деятельности так, чтобы их нумерация каждый день начиналась с № 1?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 02 / 2017

Вопрос

Можно ли вести регистрацию приказов по основной деятельности, чтобы их нумерация каждый день начиналась с № 1 (например: № 1 от 05.12.2016, № 2 от 05.12.2016, а 06.12.2016 начинать регистрацию опять с № 1)? Много приказов приходится делать «задним» числом, и нужно, чтобы не было особо заметно, что они так зарегистрированы. Сейчас, например, регистрируем № 123 от 05.12.2016, № 124 от 06.12.2016, а потом появляется № 123-1 от 05.12.2016 и т.п. Эта идея принадлежит бухгалтерии – основному инициатору «задних» приказов. Можно ли так поступать?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Так поступать нельзя. В некоторых стандартах ИСО, относящихся к стандартам по управлению документами, и в зарубежной литературе даже специально оговаривается запрет на backdating, т.е. регистрацию документов «задним» числом.

Документы должны регистрироваться в пределах своих документопотоков (т.е. регистрируемых групп) путем валовой нумерации в пределах:

календарного года либо
срока полномочий издающего документы коллегиального органа управления организацией или должностного лица, действующего на основе единоначалия.

В приложении № 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) специальным абзацем выделено правило, которое необходимо включить в Инструкцию по делопроизводству вашей организации: «Приказы регистрируются в Службе делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно».

Конечно, всем нам необходимо выстраивать служебно-товарищеское взаимодействие на основе взаимного уважения и признания профессионализма и ответственного подхода к работе друг друга. В самом крайнем случае, когда в инициативном порядке подразделения пытаются устанавливать правила в той зоне ответственности, которая за ними не закреплена, направляйте таких «инициаторов» и «инноваторов» к первому руководителю, который отвечает за организацию системы делопроизводства и своим приказом утверждает соответствующую Инструкцию по делопроизводству. Все изменения в действующие правила работы с документами должны оформляться в письменном виде и в установленном порядке.