Допустим, что номенклатура дел организации впервые составляется в 2014 году.
Служба делопроизводства в номенклатуре дел, как правило, имеет индекс 01. В номенклатуре дел этой службы документы о делопроизводстве всей организации формируются в дело, которое необходимо располагать в конце систематизированного списка дел (например, номер 27). Тогда заголовок данного дела будет иметь индекс 01-27.
После согласования и утверждения номенклатуры дел:
- в 2014 году на 2015 год ей может быть присвоен индекс 01-27/01;
- в 2015 году на 2016 год ей присваивается следующий порядковый номер 01-27/02;
- в 2016 году на 2017 год – присваивается индекс 01-27/03 и т.д.
Такой же порядок индексации номенклатур дел применяется и в структурных подразделениях. Для этого необходимо только из года в год сохранять преемственность индексации дела, в которое формируются документы об организации делопроизводства в каждом структурном подразделении, в которое будет подшиваться и очередная номенклатура дел. Правда, это особо важно для номенклатур дел прежде всего территориально обособленных структурных подразделений. Ведь после утверждения номенклатуры дел организации во внутренние структурные подразделения направляются ее разделы в виде выписок из сводной или копий сводной номенклатуры дел (каждое подразделение получает «свою часть»). Ведь первоначально разработанная подразделением номенклатура, попадая в службу делопроизводства, может оптимизироваться там, вливаясь в сводную номенклатуру дел организации уже в измененном виде (именно эту последнюю версию своего раздела подразделение и получает потом обратно в виде выписки либо копии, подшивая в свое дело).