• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2017

Как отобрать к уничтожению проектную, рабочую документацию?

  • 0 комментариев
  • 837 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Я начала работать в архиве. Но архивом это назвать сложно: помещение с 3 стеллажами и шкафом с проектной, рабочей документацией в коробках; нет никакой систематизации; коробки просто приносились и складывались.
Проектная документация разделена на тома, которых по 4 экз. На хранение нужно оставить только 1 экз. Необходимо составлять акты. Как это сделать?


Общий алгоритм выделения к уничтожению документов, который начинается в делопроизводстве, мы рассмотрели в предыдущих номерах журнала. А сейчас особо подчеркнем, что уничтожение не подлежащих архивному хранению документов проводится только после проведения экспертизы ценности и отбора документов и дел за тот же период на архивное хранение.

См. статью «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации»

Как новому работнику архива и специалисту рекомендуем Вам довести до сведения своего непосредственного руководителя информацию о плачевном состоянии архивного хранения документов, в которых зафиксированы технические и проектные решения, разработанные в Вашей организации. А решения могут содержать секрет производства, ноу-хау и даже коммерческую тайну, т.е. быть активом, который имеет ценность и за который отвечают «владельцы» и организаторы соответствующих бизнес-процессов.

См. статью «Оформляем акты на уничтожение документов»

И далее рекомендуем подготовить приказ по административно-организационной деятельности о проведении экспертизы ценности научно-технической, проектной и технологической документации, которая образовалась в деятельности организации за определенный период. Архив не должен быть складом. Конечно, Вам придется составить список дел / перечень заголовков рабочей документации по проектам, которая упакована в коробки. Но к оценке ее значимости необходимо привлечь ведущих специалистов-проектировщиков или даже руководителей проектов, которые могут войти в состав временной комиссии по экспертизе ценности технической документации, назначенной приказом.

С учетом мотивированного профессионального мнения специалистов (и даже после полистного просмотра проектной документации 1), которые среди этих хранящихся томов выявят эскизный, рабочий или технический проекты, Вам придется:

  • составить проекты описей дел постоянного хранения и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
  • а тома документов, которые были созданы по промежуточным стадиям и этапам проектирования, при необходимости и по рекомендациям «владельцев» соответствующих проектов включить в акт о выделении к уничтожению.

Описи и акт должна рассмотреть и согласовать постоянно действующая экспертная комиссия. Если она не создана, то заодно инициируйте и ее создание.

При определении сроков хранения проектной документации необходимо руководствоваться действующим Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень НТД). В данном перечне есть указания по его применению: обратите внимание, что установленные сроки хранения могут быть разными в зависимости от того, какую задачу / функцию выполняет Ваша организация в процессе работы над проектом – является ли она разработчиком, заказчиком, исполнителем работ, утверждающей или эксплуатационной организацией.

Если Ваша организация является разработчиком, то документация по всем стадиям проектирования, скорее всего, должна храниться постоянно, и выявленные Вами «4 экземпляра» могут оказаться томами по четырем этапам разработки одного проекта, которые необходимо хранить!

Таким образом, в начале Вашей работы в архиве рекомендуем организовать проведение экспертизы ценности документов, с помощью специалистов отрасли отобрать необходимую проектную документацию на архивное хранение, определить сроки хранения в зависимости от ее значимости для деятельности Вашей организации и составить описи дел в качестве основных архивных справочников. И только после такого упорядочения архивного фонда можно будет думать о составлении актов о выделении к уничтожению документов и проектов, не подлежащих хранению.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Виды проектов и состав документов в каждом из них зависят от того, в какой сфере деятельности они создавались: технология производства, строительство, создание новой продукции, конструирование изделий и т.п. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.