• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2017

Как отразить изменение организационно-правовой формы в годовом разделе сводной описи дел?

  • 0 комментариев
  • 417 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В 2015 году организация изменила организационно-правовую форму - была ОАО, стала АО. При подготовке годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за 2014 год использовался стандартный бланк описи, утвержденный в составе инструкции по делопроизводству. Сейчас наименование организации в угловом штампе описи остается старым (ОАО) или меняем на новое, актуальное (АО) на момент составления описи? Ранее для оформления описей использовался общий бланк с продольным расположением реквизитов.

Расположение реквизитов на бланке описи или на общем бланке организации в данной ситуации не имеет принципиального значения. Формы описей, утвержденные в составе действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила работы архивов организаций), имеют угловое расположение реквизитов, т.к. оно позволяет экономить рабочую площадь верхней части листа документа и в правой части оформлять гриф утверждения описи.

Главное, чтобы в исторической справке к фонду в первом разделе «История фондообразователя» в 2015 году были сделаны соответствующие записи об изменении организационно-правовой формы со ссылками на даты и номера:

  • решений органов управления организацией (протокол общего собрания или заседания совета директоров, приказ единоличного исполнительного органа о начале использования нового наименования) и
  • правоустанавливающих документов (зарегистрированное налоговой службой изменение устава, выписка из ЕГРЮЛ).

А в папку «Дело фонда» можно положить копии всех этих документов, отражающих изменение организационно-правовой формы.

Далее рекомендуем руководствоваться п. 5.5. Правил работы архивов организаций. В нем говорится, что если организация изменяла свое наименование, то на титульном листе описи (или на дополнительном листе) под последним наименованием организации в скобках указываются все ее переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

По аналогии в годовом разделе сводной описи в заголовочной ее части оформляем новое наименование (отмечено цифрой 1 в Примере), а ниже в скобках указываем прежнее наименование (цифра 2 там же). В Примере показан очередной утвержденный годовой раздел описи. Когда опись дел будет завершена окончательно, на ней проставят номер фонда и всей описи.

А когда сводные описи дел постоянного хранения или дел по личному составу будут закончены, то все переименования организации необходимо отразить и в предисловиях к ним.

Пример

Заголовочная часть годового раздела сводной описи

СвернутьПоказать
Заголовочная часть годового раздела сводной описи
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.