Top.Mail.Ru

Как отразить изменение организационно-правовой формы в годовом разделе сводной описи дел?

Вопрос
В 2015 году организация изменила организационно-правовую форму - была ОАО, стала АО. При подготовке годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за 2014 год использовался стандартный бланк описи, утвержденный в составе инструкции по делопроизводству. Сейчас наименование организации в угловом штампе описи остается старым (ОАО) или меняем на новое, актуальное (АО) на момент составления описи? Ранее для оформления описей использовался общий бланк с продольным расположением реквизитов.
Отвечает

Расположение реквизитов на бланке описи или на общем бланке организации в данной ситуации не имеет принципиального значения. Формы описей, утвержденные в составе действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила работы архивов организаций), имеют угловое расположение реквизитов, т.к. оно позволяет экономить рабочую площадь верхней части листа документа и в правой части оформлять гриф утверждения описи.

Главное, чтобы в исторической справке к фонду в первом разделе «История фондообразователя» в 2015 году были сделаны соответствующие записи об изменении организационно-правовой формы со ссылками на даты и номера:

  • решений органов управления организацией (протокол общего собрания или заседания совета директоров, приказ единоличного исполнительного органа о начале использования нового наименования) и
  • правоустанавливающих документов (зарегистрированное налоговой службой изменение устава, выписка из ЕГРЮЛ).

А в папку «Дело фонда» можно положить копии всех этих документов, отражающих изменение организационно-правовой формы.

Далее рекомендуем руководствоваться п. 5.5. Правил работы архивов организаций. В нем говорится, что если организация изменяла свое наименование, то на титульном листе описи (или на дополнительном листе) под последним наименованием организации в скобках указываются все ее переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

По аналогии в годовом разделе сводной описи в заголовочной ее части оформляем новое наименование (отмечено цифрой 1 в Примере), а ниже в скобках указываем прежнее наименование (цифра 2 там же). В Примере показан очередной утвержденный годовой раздел описи. Когда опись дел будет завершена окончательно, на ней проставят номер фонда и всей описи.

А когда сводные описи дел постоянного хранения или дел по личному составу будут закончены, то все переименования организации необходимо отразить и в предисловиях к ним.

Пример. Заголовочная часть годового раздела сводной описи
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.