• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2017

В какой период времени нужно составлять годовые разделы описей дел?

  • 0 комментариев
  • 180 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
О сроках составления сводных описей в архиве не сказано в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила работы архивов организаций).
Если в соответствии с п. 4.1 документы передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве, то в какой период времени нужно составлять годовые разделы описей? Ежегодно за предыдущие 3 года?


При наличии заведующего и сотрудников архива каждая организация сама в состоянии планировать все работы по подготовке документов структурных подразделений к передаче в архив, организации непосредственного приема-передачи, составлению научно-справочного аппарата и выполнению иных «внутриархивных» работ. Документальный и архивный фонды организации - ее собственный актив, за управление которым и соблюдение нормативных требований отвечает сама организация.

Если в соответствии с п. 4.31 Правил работы архивов организаций описи дел структурных подразделений представляются в архив не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве, то архив может в ежегодном цикле работ составлять годовые разделы описей при наличии сотрудников и ресурсов времени.

А если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то в соответствии с п. 5.5 тех же Правил годовые разделы описей не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в опись, представляются на рассмотрение ЭПК.

Таким образом, годовые разделы описей могут составляться на основе описей структурных подразделений, которые архив принял за предыдущие 3 года, и по согласованию с куратором архива могут включаться в график (план) заседаний ЭПК соответствующего архива.

За организацию работы архива отвечает заведующий архивом и руководитель той службы делопроизводства, в состав которой входит архив как структурное подразделение. А если архив как структурное подразделение не создается, то за все циклы архивных работ несет ответственность руководитель службы делопроизводства, которому от имени руководителя организации обычно делегируется право организовывать и осуществлять архивное хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства и иных нормативных правовых актов - все виды архивных работ в этом случае включаются в план работы службы делопроизводства.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.