Top.Mail.Ru

В какой период времени нужно составлять годовые разделы описей дел?

Вопрос
О сроках составления сводных описей в архиве не сказано в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила работы архивов организаций). Если в соответствии с п. 4.1 документы передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве, то в какой период времени нужно составлять годовые разделы описей? Ежегодно за предыдущие 3 года?
Отвечает

При наличии заведующего и сотрудников архива каждая организация сама в состоянии планировать все работы по подготовке документов структурных подразделений к передаче в архив, организации непосредственного приема-передачи, составлению научно-справочного аппарата и выполнению иных «внутриархивных» работ. Документальный и архивный фонды организации - ее собственный актив, за управление которым и соблюдение нормативных требований отвечает сама организация.

Если в соответствии с п. 4.31 Правил работы архивов организаций описи дел структурных подразделений представляются в архив не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве, то архив может в ежегодном цикле работ составлять годовые разделы описей при наличии сотрудников и ресурсов времени.

А если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то в соответствии с п. 5.5 тех же Правил годовые разделы описей не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в опись, представляются на рассмотрение ЭПК.

Таким образом, годовые разделы описей могут составляться на основе описей структурных подразделений, которые архив принял за предыдущие 3 года, и по согласованию с куратором архива могут включаться в график (план) заседаний ЭПК соответствующего архива.

За организацию работы архива отвечает заведующий архивом и руководитель той службы делопроизводства, в состав которой входит архив как структурное подразделение. А если архив как структурное подразделение не создается, то за все циклы архивных работ несет ответственность руководитель службы делопроизводства, которому от имени руководителя организации обычно делегируется право организовывать и осуществлять архивное хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства и иных нормативных правовых актов - все виды архивных работ в этом случае включаются в план работы службы делопроизводства.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.