• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2017

Номенклатура дел при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии

  • 0 комментариев
  • 869 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии должна формироваться номенклатура дел? Должны ли в нее включаться те документы, которые ведутся и хранятся в другой организации, с которой заключен договор?

Вы заключили договор с компанией-аутсорсером, которая для вас и за вас выполняет функции налогового, бухгалтерского и кадрового учета. По этим функциям компания составляет и оформляет необходимые документы. Но функции остаются вашими, и документы остаются вашими, они по-прежнему являются частью документального фонда, за который отвечает первый руководитель вашей организации.

Поэтому ваша служба делопроизводства ежегодно утверждает номенклатуру дел и 1 ее экземпляр направляет компании-аутсорсеру. Можно также передавать выписку из утвержденной номенклатуры дел или копии номенклатур дел отдела кадров и бухгалтерии, чтобы не раскрывать весь состав документального фонда организации.

В договорах заказчик услуг и компания-аутсорсер всегда оговаривают условия передачи информации по исполнению договора (включая номенклатуру дел) и условия реализации передаваемых функций. Например, аутсорсер может на основании договора ежегодно разрабатывать для вас, согласовывать и представлять к утверждению проект номенклатуры дел по переданным функциям для включения в номенклатуру дел вашей организации (правда, в этом случае она будет номенклатурой дел функционального типа, что немного затруднит объединение разделов), а также проводить экспертизу ценности документов, составлять описи дел и акты, проводить архивно-техническую обработку дел и выполнять другие делопроизводственные и архивные работы.

В номенклатуре дел организации необходимо будет сделать обязательные отметки в строке с заголовками дел, ведение которых осуществляет компания-аутсорсер. В отметке возможно даже указание наименования должности и фамилии стороннего сотрудника, который ведет документацию вашей организации и формирует соответствующие дела.

Пример 1

Отражение в номенклатуре дел организации нахождения ее дел «на чужой территории»

СвернутьПоказать
Отражение в номенклатуре дел организации нахождения ее дел на чужой территории

Порядок взаимодействия с компанией-аутсорсером необходимо всегда оговаривать заранее. Представление в организацию правильно сформированных дел в соответствии с номенклатурой дел и после сдачи отчетности за очередной календарный год может стать одним из условий договора. Самое главное, чтобы все процессы систематизации вашего документального фонда и формирования дел продолжали исполняться.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.