• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2017

Как формировать в дела переписку при внедрении СЭД?

  • 0 комментариев
  • 189 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В соответствии с формулировками «Перечня типовых управленческих архивных документов...» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) дела, в которых формируются письма от сторонних организаций и ответы на них, следует называть «Переписка по вопросам...».
С внедрением СЭД отпала необходимость передавать письмо с резолюцией руководителя исполнителю. Таким образом, у секретаря руководителя остается большая часть как входящих, так и исходящих документов. При этом секретарю нецелесообразно формировать их по тематике, т.к. этим занимается исполнитель.
Как можно назвать дело, в которое мы помещаем только входящие документы с резолюцией руководителя, и дело, в котором только исходящие документы? Стоит ли в номенклатуру дел включать эти дела, т.к. документы, которые сформировал в дела секретарь, будут повторяться и у исполнителя?


Сначала отметим, что ваша организация совершенно правильно начала руководствоваться п. 19 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 4771).

При применении СЭД исполнитель получает доступ к электронной копии документа, который в форме сканированного файла включен в соответствующую регистрационную форму. Только этот сканированный файл необходимо удостоверять как копию, поскольку понятие «электронный образ» из Правил делопроизводства исключено. Делать это допустимо простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства (секретаря), которую поддерживает СЭД.

При этом оригинал полученного документа остается в службе делопроизводства (в малых организациях все ее функции может выполнять секретарь).

Документы, подписанные руководителем и предназначенные для отправки (так называемые «исходящие») также проходят через службу делопроизводства, которая их регистрирует и отправляет (п. 20-24 Правил делопроизводства). Таким образом, копия отправленного документа также остается в службе делопроизводства, которой удобно в зависимости от вопроса и в соответствии с номенклатурой дел формировать дела с перепиской по принципу: запрос+ответ, причем письмо-ответ помещается за документом-запросом. Для описания переписки в заголовке дела применяется определенная модель: переписка - корреспондент (с кем?) - территория (факультативный элемент) - содержание (о чем?). Например:

  • «Переписка с подведомственными территориальными органами по Южному федеральному округу о повышении квалификации и обучении сотрудников»;
  • «Переписка с клиентами - физическими лицами по исполнению претензий».

Новый порядок обработки документопотока поступающих документов, который складывается благодаря применению СЭД, необходимо регламентировать в Инструкции по делопроизводству. Конечно, в вашей ситуации у секретаря прибавляется нагрузка, повышается ответственность за формирование дел, их хранение. Соответствующие изменения технологии и ответственности следует своевременно отразить в должностной инструкции секретаря и использовать это для повышения его статуса. А исполнители тогда освобождаются от передачи, ксерокопирования, хранения копий бумажных документов и части работ по формированию дел, потому что документы не должны «дублироваться» - повторяться и у секретаря, и у исполнителя. Соответственно количество дел с перепиской в номенклатуре дел на рабочем месте секретаря постепенно будет несколько увеличиваться, а в номенклатурах дел структурных подразделений - сокращаться. Секретарь небольшой организации будет выполнять все функции службы делопроизводства и централизованно управлять документами, составляющими переписку по самым важным направлениям деятельности.

Заметим, что правила формирования дел и формулирования их заголовков устанавливают не перечни документов со сроками хранения, а:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
  • п. 3.5.2 и Приложение № 21 к данному пункту Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

В заключение придется сделать замечание, что грубейшей ошибкой (!) является формирование дел с перепиской раздельно по документопотокам поступающих и отправляемых документов без учета значимости вопросов и корреспондентов (например, только дел с заголовками «Входящая переписка» и «Исходящая переписка»), потому что сроки хранения документов диктуются важностью их содержания - они навряд ли окажутся одинаковыми у всей переписки организации.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Далее - Правила делопроизводства. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.