Переписка - это обобщенное название документов разных видов и разновидностей, которые выделяются в особую группу в связи со способами передачи информации. В состав переписки входят:
- служебные письма и корреспонденция, которые пересылаются средствами почтовой связи через отделения «Почты России»;
- служебные письма и корреспонденция, которые пересылаются курьерской, фельдъегерской службами, службами специальной связи, а также с помощью специализированных коммерческих компаний, оказывающих услуги доставки документов;
- телефонограммы и даже СМС-сообщения, передаваемые с помощью телефонной связи, в т.ч. мобильной;
- телеграммы и телексы;
- электронные сообщения по электронной почте, сетевому адресу (и адресу в доверенной среде МЭДО, СМЭВ / РМЭВ).
Какой способ доставки выбрать для передачи какой информации и какому адресату организация обычно решает самостоятельно. В развитие требований Инструкции по делопроизводству в организациях могут разрабатываться правила ведения регламентированной переписки с учетом значимости вопроса деятельности филиала. Филиалы являются не самостоятельными юридическими лицами, а подразделениями единой организации (территориально удаленными - от имени головной организации они выполняют ее функции (полностью или частично) на определенной территории).
Мнение эксперта
Наталия Сараева, эксперт журнала
Какими видами документов организации вести внутреннюю переписку - ее личное дело, т.к. этот вопрос свыше не регламентирован. Поэтому давайте посмотрим, какие варианты встречаются на практике.
Все мы привыкли, что для письменных внутренних коммуникаций по горизонтали между подразделениями обычно используются служебные записки, а письма принято писать сторонним организациям. Данное правило можно распространить и на переписку между такими подразделениями, как филиалы.
Но чаще делают иначе. Если в организации внедрена единая информационная система, позволяющая ее участникам вести электронную переписку с сохранением всей предыдущей «ветки» общения, то обычно переписка по оперативным вопросам ведется в ней. В случае конфликта или недоразумений всегда можно ее «поднять» из архива и разобраться не только в словесных позициях сторон, но и в их действиях (при помощи протокола действий пользователей, который автоматически ведется большинством информационных систем).
В одной крупной корпорации встречала и такой подход. В целях унификации, оптимизации, упрощения работы подразделений головной офис разработал для каждого единый бланк переписки (внешне это бланк письма филиала / иного подразделения), при помощи которого им ведется вся переписка: как внешняя, так и внутри организации, см. Пример 1 в ответе на другой вопрос. Что это дает:
- у работников подразделений меньше путаницы, меньше электронных бланков, с которыми им приходится работать;
- бывает, что документ единого содержания надо направить внутри организации и за ее пределы. При выбранном подходе достаточно будет составить, согласовать, подписать и зарегистрировать только 1 документ вместо нескольких и направить его всем необходимым адресатам. Опять же в базе данных потом сразу будет видно всех получателей этой информации.
Для оперативного решения конкретных вопросов, получения указаний и резолюций, для передачи сведений о рисках, серьезных нарушениях, чрезвычайных ситуациях и т.п. могут использоваться электронные сообщения и даже телефонограммы.
В официальных служебных письмах, подписанных руководителем филиала, обычно фиксируются наиболее важные для деятельности организации и филиала сведения, которые должны выполнять функцию доказательства.
Пример 1. Бланк письма территориально обособленного подразделения (с угловым расположением реквизитов)
В головном офисе согласовывают или централизованно утверждают бланки для писем филиалов, рассматривая их как бланки писем структурных подразделений. На их основе проектируются:
- электронные шаблоны и
- бланки писем филиалов, которые изготавливаются в бумажной форме.
Типографские бланки для писем, как правило, изготавливаются в общем фирменном стиле организации, они выполняют прежде всего имиджевую функцию и достаточно дороги. Поэтому бланки писем филиалов в бумажной форме применяются, в основном, для переписки с важными клиентами, с контролирующими и регулирующими органами, общественными и благотворительными организациями и т.п. А между руководством головного офиса и филиалами либо между филиалами бланки писем в бумажной форме используются только в ситуациях, когда необходимо подчеркнуть строгое официальное общение по поводу выполнения значимых и ответственных поручений, устранения недостатков, разрешения конфликтных ситуаций или, наоборот, в случае оформления поздравлений, приглашений и т.п.
Правила ведения регламентированной переписки помогают и в процессе бюджетирования почтовых расходов и расходов на курьерские услуги, ценник которых ежегодно только увеличивается. Чтобы сокращать эти затраты, нужно наращивать объем электронных сообщений в рамках внутреннего взаимодействия в пределах всей организации.
При проектировании бланков писем и в бумажной, и электронной форме рекомендуем использовать угловое расположение реквизитов (как в Примере 1), при котором на одном уровне располагаются автор (в верхнем левом углу рабочей площади документа) и адресат (в правом верхнем углу). Это позволяет рационально использовать площадь листа бумаги. Но можно руководствоваться и примером оформления бланка письма структурного подразделения с продольным расположением реквизитов, который приведен на рисунке В.5 ГОСТа Р 7.0.97-2016, который вступит в силу с 01.07.2018.
