Когда сдавать в архив локальные нормативные акты?

Руководитель подразделения прав. Если локальный нормативный акт организации продолжает действовать, его нельзя относить к «законченным в делопроизводстве» документам и готовить к передаче в архив с оформлением соответствующих сдаточных описей структурного подразделения. Включать в 1 дело для сдачи в архив действующие и утратившие силу документы недопустимо.

В процессе ведения нормативной базы организации подразделение и его руководитель должны были в плановом порядке ежегодно, постепенно, по графику, составленному архивом, готовить дела с прекратившими свое действие ЛНА, у которых срок хранения не истек, к передаче на архивное хранение. Одновременно должны были быть выделены к уничтожению утратившие силу ЛНА, у которых предписанный им срок хранения уже истек. Организация экспертизы ценности и систематизация ЛНА по срокам хранения находится в зоне ответственности руководителя подразделения-«хранителя».

Отметим, что хранение ЛНА, прикрепляя их к приказам, которые их утвердили, не вполне соответствует концепции управления документами, в которой важна идентификация каждого документа (применение дополнительных идентификаторов для ЛНА помимо отметки о приложении). Как это можно сделать, читайте в статье «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017

Если в 2016 году ответственность за хранение действующих ЛНА перетекла из другого подразделения в канцелярию, то передачу таких документов надо оформить актом приема-передачи дел. Это не поздно сделать и сейчас, особенно если ответственным сотрудником они уже как-то упорядочены, надеюсь, что данных документов не очень много. А вот утратившие силу ЛНА, подлежащие архивному хранению, должно передать в архив прежнее подразделение-«хранитель» по сдаточным описям, подписанным руководителем того структурного подразделения. Одновременно с описями подразделению необходимо подготовить и проект акта о выделении к уничтожению ЛНА с истекшими сроками хранения.

Ответственность за хранение документов системы ЛНА организации и переданные вам действующие ЛНА рекомендуем отразить в номенклатуре дел канцелярии на 2018 год, сформулировав конкретные заголовки дел в соответствии с предметно-вопросным признаком и сроками хранения. При необходимости можно внести изменения в Положение о канцелярии, включив в раздел «Функции» пункт об осуществлении централизованного хранения ЛНА организации. Начальнику канцелярии рекомендуем подготовить внесение необходимых изменений в Инструкцию по делопроизводству, чтобы предотвратить ситуации, подобные возникшей.

на

Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.