Думаю, что речь идет о регистрации документа, подготовленного исполнителем для отправки и переданного в службу делопроизводства для регистрации. Подписанный оригинал сопроводительного письма служба делопроизводства регистрирует и вместе с приложениями отправляет адресату. На втором экземпляре (это будет копия без подлинной подписи руководителя, но с визой исполнителя и на сопроводительном письме, и на его приложениях) служба делопроизводства проставляет дату, номер и вместе с приложениями помещает в одно из дел для переписки. Копия исходящего документа ответственным за отправку исходящей корреспонденции:
Пример. Заверение копии, помещенной в дело исходящей переписки (производится в упрощенном варианте - по правилам ГОСТ Р 6.30-2003)
Организация-автор должна иметь полное представление о содержании и составе исходящих документов, поэтому и отправленное приложение формируется в дело вместе с письмом.
А в момент регистрации отправляемых документов служба делопроизводства проверяет не только правильность их оформления, но и комплектность, количество рассылаемых документов и их приложений.
Эти правила должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству организации. А чтобы разработать ее правильно, рекомендуем руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), в которых организация работы с отправляемыми документами рассматривается в п. 3.4.6, а правила регистрации отправляемых документов - в п. 3.4.7.
