Top.Mail.Ru
Вопрос
Что означает словосочетание «делопроизводственный год»? В ГОСТ Р 7.0.8-2013 такой термин не установлен
Отвечает

Это термин, в значении которого имеется оттенок устаревания, он  не входит в современную активную терминологическую систему управления документами, архивного дела. Поэтому он и не зафиксирован в новом терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-20131 и в отраслевом словаре «Управление документами. Термины и определения» (М., ВНИИДАД, 2013).

Но он имеет конкретное значение для нашей профессиональной деятельности и соотносится с понятиями:

  • «срок действия документа»;
  • «исполнение», «исполненный документ», «дата исполнения»;
  • «законченные делопроизводством документы» (понятие устаревшее, но закрепленное в ст. 21.1 Закона об архивном деле2)
  • и другими, отражающими технологию делопроизводства, экспертизу ценности документов и порядок исчисления сроков хранения.

Во всех случаях устаревший термин «делопроизводственный год» означает календарный год, в котором с документом совершаются все необходимые делопроизводственные операции, заканчивающиеся его исполнением. В календарном году документ создается, регистрируется, направляется на исполнение, является действующим документом, в календарном году он был исполнен, т.е. закончен делопроизводством, или срок его исполнения переносится / продлевается на следующий календарный год. Документы регистрируются в валовом порядке в пределах документопотоков и в пределах календарного года. Документы могут действовать в конкретном календарном году (например, если они являются частью нормативно-методической базы деятельности организации и т.п.).

То есть делопроизводственный год – это прежде всего календарный год, который является основным измерителем при выполнении делопроизводственных операций и основанием для исчисления сроков хранения документов. Ведь все мы руководствуемся правилом: срок хранения документов исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, т.е. исполнены (п. 4.19 «Правил организации хранения... архивных документов...»3).

Сноски 3

  1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вернуться назад
  2. Здесь и далее так будем именовать Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад
  3. Полностью этот документ называется Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?