Top.Mail.Ru

Повторные обращения граждан – как их нумеровать?

Вопрос
Действует ли сейчас Типовое положение о работе с обращениями граждан 1981 года, в соответствии с которым повторные обращения должны иметь тот же регистрационный номер, что и первое обращение, только с добавлением цифрового индекса: первое обращение – 401, а повторные – 401/1, 401/2, 401/3 и т.п. Надо ли соблюдать такую регистрацию в СЭД?
Отвечает

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением от 30.11.1981 ГКНТ СССР № 463, Госстандарта СССР № 162, Главархива СССР № 298)в настоящее время может рассматриваться в статусе документа методического характера. Формально его действие не отменялось, но фактически основные положения данного документа уже не действуют. Делопроизводство по обращениям граждан регламентируется иначе.

В процессе административной реформы 2002–2004 гг. работа с обращениями граждан первоначально рассматривалась как государственная функция. Обязательные в тот период и ранее действовавшие административные регламенты по исполнению государственной функции:

  • по осуществлению приема граждан,
  • обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан,
  • принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок

разрабатывались на основе:

  • типовых административных регламентов и 
  • методических рекомендаций по разработке административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг1.

В соответствии с п. 17 первой редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) делопроизводство по обращениям граждан рассматривалось как специальное делопроизводство, которое должно было устанавливаться специальным регламентом, утверждаемым руководителем.

Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (с изменениями) работа с обращениями граждан выведена из состава государственных функций и не подлежит регламентации административным регламентом.

Работа с обращениями граждан в настоящее время должна быть организована в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором нормативно установлены некоторые технологические (делопроизводственные) аспекты данной работы: сроки регистрации, сроки исполнения и т.п. Ответственность за работу с обращениями граждан несут должностные лица организации.

В настоящее время организация, подпадающая под действие этого закона, должна иметь отдельную Инструкцию по работе с обращениями граждан, в которой отражается специфика организации такого делопроизводства (конкретная технология), ответственность должностных лиц и т.п.

Необходим также приказ о возложении ответственности (наряду с обязанностями в трудовом договоре и / или должностной инструкции):

  • за организацию работы с обращениями граждан, если это полномочие делегируется первым руководителем одному из должностных лиц – заместителей, и 
  • за ведение делопроизводства по обращениям граждан на одного из сотрудников службы делопроизводства.

В организационном аспекте данное специальное делопроизводство должно быть выделено в отдельный участок.

А при разработке технического задания необходимо предусмотреть в соответствующей СЭД выделение отдельной базы данных, представления или директории для регистрации и контроля исполнения обращений граждан, а также разработать отдельные классификаторы и справочники для идентификации обращений. Механизм «связанных документов» в СЭД позволит по вопросу или фамилии гражданина выявить все предыдущие его обращения в данную организацию. Поэтому при применении СЭД обращения граждан можно регистрировать в пределах их документопотоков и в пределах календарного года.

В регистрационных карточках («входных» формах СЭД) необходимо отражать поля для идентификации обращений:

  • не только по их видам,
  • по признаку «первичное-повторное»,
  • но и по направлениям деятельности организации,
  • по задачам и вопросам работы подразделений,
  • по наличию средств бюджета и кодам подразделений финансового планирования, за счет бюджетов которых может быть решен вопрос, сформулированный в обращении,
  • по способу доставки / получения обращения (отделение почтовой связи, электронная почта, СМС-сообщение, обращение по телефону и т.п.),
  • а также по срокам хранения исполненных обращений граждан.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Таким образом, в Инструкции по делопроизводству организации и в ее СЭД в настоящее время должна быть закреплена конкретная (выбранная этой организацией) технология работы по обращениям граждан как технология специального делопроизводства. Теперь отпала необходимость регистрировать повторные обращения с указанием через дробь номера повтора, т.к. при автоматизации их регистрации в СЭД гораздо удобнее использовать механизм «связанные документы».

Сноски 1

  1. Письмо Минэкономразвития России от 16.02.2006 № 1883-АШ/Д05. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.