Top.Mail.Ru
Вопрос
Обязательно ли издавать новый приказ о внесении изменений в состав комиссии после увольнения члена комиссии, если в организации ранее издан документ, в котором говорится, что на вновь назначенного или принятого сотрудника возлагаются те же задачи?
Отвечает

Говоря о «локальном приказе», автор вопроса, видимо, имеет в виду приказ, утвердивший состав постоянно действующей в организации комиссии. Цель деятельности таких комиссий – профессиональная и всесторонняя оценка уже подготовленных проектов решений, их корректировка, оценка рисков или подготовка самостоятельного коллегиального решения, которое представляется на рассмотрение руководителя организации и подлежит утверждению им. Постоянно действующими, как правило, являются:

  • инвентаризационная комиссия;
  • всем знакомая экспертная комиссия для управления документальным и архивным фондами;
  • экспертная комиссия по работе с конфиденциальными документами;
  • комиссия по оценке условий труда;
  • аттестационная комиссия;
  • квалификационная комиссия
  • и т.п. в зависимости от направлений деятельности и принципов управления в организации.

В положении о соответствующей постоянно действующей комиссии устанавливается порядок ее формирования из состава самых квалифицированных сотрудников, на чьих мотивированных суждениях потом основываются решения, принимаемые руководителями организации.

А в должностных инструкциях данных специалистов закрепляется соответствующий пункт, например:

  • «Главный специалист отдела ДОУ назначается ответственным за осуществление архивного хранения документов организации. Главный специалист является секретарем экспертной комиссии по должности»;
  • «Начальник отдела кадров является членом аттестационной комиссии организации и комиссии по оценке условий труда по должности»;
  • «Начальник отдела ИТ-поддержки является членом инвентаризационной комиссии по основным средствам организации по должности»;
  • «Специалист отдела безопасности является секретарем экспертной комиссии по работе с конфиденциальными документами по должности».

То есть специалист, который принимается на работу по соответствующей должности, закрепленной штатным расписанием, по умолчанию должен обладать такими профессиональными компетенциями, которые позволяют включать его в состав соответствующей постоянно действующей комиссии организации, т.е. фактически в систему управления организацией.

Но в состав комиссий могут включаться сотрудники не «по должности», а в порядке индивидуального назначения. В системе управления важны полномочия, которые руководитель организации делегирует персонально, поскольку полномочия предусматривают и персональную ответственность. Поэтому организационный порядок создания комиссий, действующих при руководителях организаций на основании положений о них и должностных инструкций их членов, всегда должен подкрепляться изданием приказов о персональном составе комиссий и распределении обязанностей в них: председатель и члены комиссии, ее секретарь (при необходимости)1.

Все члены комиссии, а не только председатель и секретарь, подписывают все документы комиссии: акты инвентаризации, протоколы заседаний, аттестационные листы и т.п. Собственноручная подпись члена комиссии отражает его персональную ответственность за выявленные факты и события, их оценку, коллективно принятое решение или проект документа.

При необходимости изменения персонального состава комиссии оперативно (сразу или одновремененно с приказом об увольнении сотрудника, который является членом комиссии) должен издаваться приказ по административной деятельности (срок хранения 5 л.2) о включении нового сотрудника в состав постоянно действующей комиссии (подобный показанному в Примере 3).

Такие приказы издаются при изменении состава любых комиссий организации (постоянных или временно действующих), т.к. именно на их основе сотрудники получают персональные полномочия в составе той или иной комиссии. Помните, что при проверках организации необходимо представлять документы о полномочиях комиссий (инвентаризационной, экспертной и других) за проверяемый период деятельности.

Пример 1. Приказ о смене состава постоянно действующей комиссии

Сноски 2

  1. В положении о комиссии, как правило, закрепляется порядок ее образования, в т.ч. формирование персонального состава на основании приказа первого руководителя организации. Вернуться назад
  2. По ст. 19 в) Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.