Говоря о «локальном приказе», автор вопроса, видимо, имеет
в виду приказ, утвердивший состав постоянно действующей
в организации комиссии. Цель деятельности таких комиссий –
профессиональная и всесторонняя оценка уже подготовленных проектов
решений, их корректировка, оценка рисков или подготовка самостоятельного
коллегиального решения, которое представляется на рассмотрение
руководителя организации и подлежит утверждению им. Постоянно
действующими, как правило, являются:
- инвентаризационная комиссия;
- всем знакомая экспертная комиссия для управления документальным
и архивным фондами;
- экспертная комиссия по работе с конфиденциальными
документами;
- комиссия по оценке условий труда;
- аттестационная комиссия;
- квалификационная комиссия
- и т.п. в зависимости от направлений деятельности
и принципов управления в организации.
В положении о соответствующей постоянно действующей комиссии
устанавливается порядок ее формирования из состава самых
квалифицированных сотрудников, на чьих мотивированных суждениях потом
основываются решения, принимаемые руководителями организации.
А в должностных инструкциях данных специалистов
закрепляется соответствующий пункт, например:
- «Главный специалист отдела ДОУ назначается ответственным
за осуществление архивного хранения документов организации. Главный
специалист является секретарем экспертной комиссии по должности»;
- «Начальник отдела кадров является членом аттестационной комиссии
организации и комиссии по оценке условий труда
по должности»;
- «Начальник отдела ИТ-поддержки является членом инвентаризационной
комиссии по основным средствам организации по должности»;
- «Специалист отдела безопасности является секретарем экспертной
комиссии по работе с конфиденциальными документами
по должности».
То есть специалист, который принимается на работу
по соответствующей должности, закрепленной штатным расписанием,
по умолчанию должен обладать такими профессиональными компетенциями,
которые позволяют включать его в состав соответствующей постоянно
действующей комиссии организации, т.е. фактически в систему
управления организацией.
Но в состав комиссий могут включаться сотрудники не «по должности»,
а в порядке индивидуального назначения. В системе
управления важны полномочия, которые руководитель организации делегирует
персонально, поскольку полномочия предусматривают и персональную
ответственность. Поэтому организационный порядок создания комиссий,
действующих при руководителях организаций на основании положений
о них и должностных инструкций их членов, всегда должен
подкрепляться изданием приказов о персональном составе комиссий
и распределении обязанностей в них: председатель
и члены комиссии, ее секретарь (при необходимости).
Все члены комиссии, а не только председатель и секретарь,
подписывают все документы комиссии: акты инвентаризации, протоколы
заседаний, аттестационные листы и т.п. Собственноручная подпись члена
комиссии отражает его персональную ответственность за выявленные
факты и события, их оценку, коллективно принятое решение или проект
документа.
При необходимости изменения персонального состава комиссии
оперативно (сразу или одновремененно с приказом об увольнении
сотрудника, который является членом комиссии) должен издаваться приказ
по административной деятельности (срок хранения 5 л.)
о включении нового сотрудника в состав постоянно действующей
комиссии (подобный показанному в Примере 3).
Такие приказы издаются при изменении состава любых комиссий
организации (постоянных или временно действующих), т.к. именно на их
основе сотрудники получают персональные полномочия в составе той
или иной комиссии. Помните, что при проверках организации
необходимо представлять документы о полномочиях комиссий
(инвентаризационной, экспертной и других) за проверяемый период
деятельности.
Пример 1. Приказ о смене состава постоянно действующей комиссии