Top.Mail.Ru
Вопрос
Как грамотно оформить в тексте документа ссылку на форму другого документа, утвержденную как приложение к учетной политике или в составе Альбома форм организации?
Отвечает

Формы и образцы заполнения документов могут быть идентифицированы:

  • в учетной политике:
    • прежде всего, как приложения к ней, которые имеют номера, оформленные на каждом из них (Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д.);
    • а также коды форм:
      • по Общероссийскому Классификатору управленческой документации (ОКУД) или
      • по локальному Классификатору унифицированных форм документов, который разрабатывает сама организация;
  • в альбоме унифицированных форм применяемых организацией документов:
    • по коду, который присваивается каждой унифицированной форме документа по тому же локальному Классификатору форм.

В известных стандартах на оформление документов ГОСТ Р 7.0.5–2008, ГОСТ Р 6.30–2003 и ГОСТ Р 7.0.07–2016 (который вступает в силу с 01.07.2018) нет прямых указаний о том, как оформлять в тексте управленческих документов ссылки на утвержденные формы документов.

По отношению к формам документов можно применять по аналогии правила старого ГОСТ Р 7.0.5–2008 по оформлению ссылок на стандарты:

  • когда ссылка на документ оформляется в первый раз, то в ней приводится полное описание документа;
  • когда ссылка на документ оформляется в дальнейшем тексте и становится повторной, то в ней приводится его обозначение, код и дата утверждения. При этом дата утверждения должна включаться в структуру кода формы (например, в коде 0303241217 последние 4 цифры обозначают декабрь 2017 года). Актуальные Классификатор и Альбом унифицированных форм документов организации помогают отслеживать версионность форм.
Пример 1. Типовая форма документа (включенная в ОКУД) утверждена в качестве приложения учетной политики организации

В составе учетной политики может быть утверждено применение унифицированной формы документа, которая имеет код по ОКУД. Она оформляется как приложение к учетной политике. Покажем таблицей, при какой формулировке в учетной политике как в другом документе можно будет ссылаться на форму в первый раз и в последующем:

Пример 2. Учетная политика подтвердила использование в организации типовой унифицированной формы без ее изменения

Правда, учетной политикой может быть предусмотрен и иной вариант – применение типовых форм документов только под их общеизвестными кодами по ОКУД. Такой вариант может быть удобен, если в организации не вносятся дополнения в утвержденную форму первичного учетного документа.

Пример 3. Типовая унифицированная форма после корректировок включена в Классификатор и Альбом типовых унифицированных форм документов организации

Если в общегосударственную форму документа в организации внесены изменения, обеспечивающие быстроту и удобство ее заполнения (например, наименование организации, наименование должности руководителя и код структурного подразделения в качестве постоянной информации), то правильно было бы измененную форму утвердить, присвоить ей свой код по локальному Классификатору типовых унифицированных форм документов организации (КФД) и включить в Альбом форм. Тогда код формы по КФД может быть указан при оформлении ссылок на нее и в учетной политике, и в иных документах:

Пример 4. Уникальная форма, изначально разработанная в организации, включена в Классификатор и Альбом типовых унифицированных форм документов

В составе учетной политики утверждается применение в учете типовой унифицированной формы документа, которая разработана самой организацией и которой присвоен код по локальному Классификатору типовых унифицированных форм документов организации, а сама форма уже действует и включена в Альбом форм документов.

Пример 5. В составе учетной политики утвержден просто образец заполнения, а не типовая унифицированная форма

Если в организации проводится работа по унификации видов, разновидностей, форм применяемых документов, если ведется Классификатор форм документов, а утвержденные формы своевременно включаются в Альбом форм, т.е. поддерживаются в актуальном состоянии, то сотрудниками такой организации освоена культура применения унифицированных форм документов. Тогда ссылки на формы во внутренних документах организации могут оформляться только с использованием кодов по Классификатору форм документов (КФД).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?