• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2018

Что копится в СЭД?

  • 0 комментариев
  • 862 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Документы у нас в СЭД уже копятся. Как создать электронный архив?

Задача создания полноценного электронного архива при существующей нормативной и методической базе в России сродни научно-исследовательской работе – до многого придется доходить самим. Но для начала надо понять, что подразумевается под такой задачей, которую может поставить перед начальником службы ДОУ руководитель организации.

Если документы в СЭД не создаются в статусе электронных оригиналов, то за счет чего будет формироваться электронный архив? Многие СЭД работают только со скан-копиями бумажных оригиналов и электронными проектами опять же бумажных оригиналов.

В СЭД должно быть создано структурированное хранилище, в котором прежде всего:

  • карточки документов,
  • электронные копии и 
  • электронные оригиналы (если они есть!).

Потом в СЭД проводится выборка по метаданным (срок хранения, в архив – не в архив) и формируется чаще всего фонд пользования, состоящий из электронных копий, которые нужно удостоверять, чтобы они были заверенными копиями. Все нужное – в архив, конвертация и перенос в другую систему. Все ненужное – на оперативное хранение и потом уничтожение.

Так что сначала следует грамотно организовать текущее оперативное, а потом и архивное хранение документов вообще, а уже потом осваивать «электронный архив» как технологию. Но народ зависит от руководства, которое порой ставит задачи как для Золушки...

См. статью «Функциональные требования к СЭД с позиций современного управления документами» журнала № 2′ 2018
См. статью «Уничтожение электронных документов: анализ федеральной и региональной нормативно-методической базы» журнала № 10′ 2017
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.