Регистрация Напомнить пароль

Логин:
	или
E-mail:
Выслать

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2018

Как избежать внесения изменений в приказы, если у людей, которые там фигурируют, в должности поменялось только наименование подразделения?

0 комментариев
1023 просмотра

Автор ответа:

Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Изменилось штатное расписание и наименование одного из подразделений. Работники данного подразделения числятся в качестве ответственных и членов различных комиссий. Как избежать внесения изменений в большое количество ранее изданных приказов, если в наименовании должностей людей изменилось только название структурного подразделения?

Действительно, нет необходимости вносить изменения в ранее изданные приказы о полномочиях сотрудников данного подразделения:

действующих в составе комиссий или
назначенных ответственными за реализацию какой-либо функции (соблюдение правил охраны труда и техники безопасности, работа с обращениями граждан, учет и ведение трудовых книжек, экспертиза ценности документов, инвентаризация, политика обработки и защиты персональных данных и т.п.).

Но актуальность полномочий должна быть подтверждена. Пожалуйста, проверьте ваши документы. Если речь идет только о переименовании без изменения задач, функций, подчиненности подразделения и должностных обязанностей его сотрудников, то действовать лучше следующим образом:

в приказе о внесении изменений в штатное расписание управленческое решение по отношению к данному подразделению должно быть оформлено термином «переименовать» (или установить такому-то подразделению новое наименование такое-то);
председатели, члены комиссий и руководитель соответствующего подразделения должны быть уведомлены о таком переименовании (с оформлением отметок об ознакомлении на самом приказе или в карточке СЭД);
секретари соответствующих комиссий должны получить копии приказа по рассылке и сформировать их в дела этих комиссий (в которых формируются по принципу досье положение о комиссии (оригинал или копия), копия приказа о составе комиссии, протоколы заседаний, акты и т.п.);
кадровая служба вносит в трудовые книжки сотрудников запись с очередным порядковым номером о переименовании структурного подразделения, если ранее структурное подразделение в них было отражено.

Но в последующем при необходимости актуализировать документы о полномочиях (положение о комиссии) и составе комиссий, положение о данном подразделении и должностные инструкции сотрудников (обычно раз в 3-5 лет), в данных документах уже оформляется новое наименование подразделения.

Обратите внимание, что простое переименование подразделений производится достаточно редко. Почти всегда оно вызвано изменениями задач, функций, уточнением или корректировкой цели деятельности подразделения, должностного состава и штатной численности, что требует, среди прочего, обязательного пересмотра и утверждения нового положения о подразделении, новых должностных инструкций сотрудников и издания соответствующих приказов о возложении ответственности или о полномочиях сотрудников в составе комиссий (по должности в соответствии с должностной инструкцией или по назначению в соответствии с приказом) с указанием наименований их должностей, в которые включено новое актуальное название структурного подразделения.