Не только в СЭД, но и по общим правилам делопроизводства издание и регистрация документов задним числом запрещены. И в международной практике работы с документами так называемый «backdating» не допускается. За соответствующие нарушения несет ответственность руководитель организации, в чьей зоне ответственности находится документальный фонд и правила работы с документами.
Рекомендуем с помощью корпоративного секретаря или юриста обратиться к формулировкам протокола. Посмотрите, есть ли в нем:
- отдельный пункт («утвердить и ввести в действие с...») о точной дате и необходимых мероприятиях по введению в действие новой оргструктуры?
- или может сформулировано «отложенное» введение в действие в рамках полномочий единоличного исполнительного органа без указания конкретной даты («утвердить... поручить генеральному директору ввести в действие...»)?
Проанализируйте также, установлена ли в локальных нормативных актах предприятия процедура разработки и введения в действие организационной структуры, подготовки на ее основе штатного расписания, разработки положений о подразделениях и т.п. с указанием конкретных сроков (например, «оргструктура вводится в действие не позднее 30 дней с даты утверждения»).
Если выявится нарушение установленных правил корпоративного управления, то единоличный исполнительный орган (генеральный директор, председатель правления), корпоративный секретарь и секретарь совета директоров должны принять решение об исправлении сложившейся управленческой ситуации. Например, возможно новое рассмотрение схемы оргструктуры на заседании совета директоров, ведь прошло уже больше полугода с даты ее утверждения, оформление нового протокола и включение в него соответствующего пункта с конкретной датой введения в действие новой оргструктуры. Дата имеет значение для обеспечения законности всех дальнейших кадровых процедур, начиная со внесения изменений в штатное расписание и заканчивая уведомлениями о сокращении должностей или оформлением новых назначений, переводов, увольнений и внесением соответствующих записей в трудовые книжки работников.
