• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2018

Номенклатуры дел нет. Как учесть дела? Будет ли у них индекс?

  • 0 комментариев
  • 144 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Несколько лет работали без номенклатуры дел. Как теперь учесть дела, оконченные до года утверждения номенклатуры? Будет ли у таких дел индекс, если они сформированы в соответствии с утвержденной номенклатурой на последующий год? Как учитывать документы временного срока хранения (до 10 лет)?

В номенклатуре дел учитываются и систематизируются все документы, создаваемые организацией и возникающие в процессе ее деятельности, то есть весь ее документальный фонд за конкретный год:

  • документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),
  • по личному составу и 
  • временного срока хранения (свыше 10 лет),
  • постоянного срока хранения,
  • в электронной и в бумажной форме.

Вспомните, что одна из функций номенклатуры дел – учет документов и дел.

Теперь давайте вспомним о переходящих делах, содержащих действующие документы, еще не законченные в делопроизводстве. Такие дела, которые начали формировать, когда номенклатуры дел в организации еще не было, и продолжали пополнять после ее утверждения, должны быть включены в эту номенклатуру дел и в результате получить свой индекс дела. Тогда на обложках таких переходящих дел оформляются:

  • заголовки (заново или редактируются);
  • индексы и сроки хранения по вновь утвержденной номенклатуре дел.

А если дела, сформированные за годы до утверждения новой номенклатуры дел, содержат уже исполненные документы, они так или иначе оформлены, то при их архивно-технической обработке или выделении к уничтожению необходимо будет лишь в общем порядке уточнить заголовки и проверить правильность определения сроков хранения. Новые индексы на них оформлять не следует.

В акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, оформление индексов дел не требуется.

А в соответствующих графах описей дел (постоянного хранения, по личному составу, временных (свыше 10 лет) сроков хранения) вместо индекса дела можно проставить прочерк или условное обозначение «б/н» (без номера, без индекса). В этом случае порядковый номер дела, присвоенный ему по годовому разделу описи, сможет служить учетным номером этой единицы хранения и входить в состав архивного шифра дела, принятого на архивное хранение.

Такой практики придерживаются компании-аутсорсеры, когда выполняют услуги архивно-технической обработки и подготовки к архивному хранению неупорядоченных, несистематизированных дел при отсутствии номенклатуры дел.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.